高校智库构建语境下档案文献资源管理路径研究

文/广州美术学院 周贤慧

“高校智库是隶属于大学，利用大学学科与人才优势、综合开展战略研究、政策咨询、人才培养、舆论导引、公共外交获得的科研组织机构”，是我国智库建设的重要集群。高校智库档案建设亟须与智库建设同步，从理论、方法、技术、路径进行具象语言研究。

一、新问题的提出

2013年，习近平总书记首次提及智库。“为推进中国特色新型高校智库建设，教育部早在2014年2月就制定了《中国特色新型高校智库建设推进计划》，旨在为党和政府科学决策提供高水平智力支持。”截至2020年4月20日，中国智库索引(CTTI)共收录836家来源智库，其中高校智库560家，占比高达67%。高校智库建设的同时，突显一个新问题：高校智库档案文献的流向与管理。档案的长久安全保存是一项社会记忆托底工作，但这个问题显然在高校智库构建实践与研究中被忽略或搁置观望。

二、高校智库档案文献理论研究现状

通过对中国期刊全文数据库CNKI平台进行检索，以“智库、档案”为关键词共检出18个实际内容相关成果。专文探讨智库档案文献管理的只有1篇且是译文：Raymond J.Struyk在《智库研究项目文件与数据的归档问题》提出智库人员要树立归档意识，这些实物资料在开发阶段就开始收集的观点；国内1篇针对智库内部档案资料研究：代俊红的《我国智库建设中的内部档案鉴定与保管》从内部档案角度提出智库必须提供相应的空间，明确保管主体职责；吕元智《面向新型智库建设的档案知识服务工作发展对策研究》认为，在面向新型智库建设服务工作中，档案部门可以采取“边实践、边探索、边完善”的策略来开展相关知识服务工作，选择与之相适应的参与机制。

三、高校智库档案文献管理实践现状

通过对国内外多所知名高校图情档部门及智库主管人员的调研访谈，凸显图情档人员不了解智库，智库不了解图情档的状况，缺乏相互交流与沟通。大多数高校智库管理者并不清楚档案流向与保管主体问题，重视不够。目前高校智库档案文献的流向大体上有3种模式：一是向档案馆归档，如浙江大学（由智库保管一段时间后向档案馆归档）、中山大学（文献与文化遗产管理部统管图书馆、档案馆、博物馆，智库档案文献向档案馆归档）、广东财经大学等；二是交由图书馆保管，如美国伯克利大学（智库档案文献由图书馆管理，美国大学大多在图书馆内设档案部，单独设立档案馆的甚少）、美国哈佛大学（机构分散，资源共享）、南京师范大学（智库档案文献由图书馆机构典藏库保管）等；三是由高校智库自行管理，如南京大学（同时建有智库管理平台CTTI）、武汉大学（智库自管，建有数字人文中心）、中国人民大学、华南理工大学、暨南大学、华南师范大学等。

四、高校智库档案文献解构及全宗属性界定

导致高校智库档案文献流向不统一、管理主体多元化的主要原因：一是高校智库档案文献管理是全新课题，尚未形成系统的理论框架与成熟的实践路径；二是高校智库管理模式多样化，智库档案文献构成复杂，归属不明确导致校内各部门或争相保存，或相互推诿；三是图书、档案及智库本身管理平台的强弱也会影响档案文献的管理流向。为改变高校智库档案文献分散管理、存在安全隐患、不便利用的现状，有必要对其全宗属性和内容构成进行研究和厘清。

（一）高校智库档案文献的全宗属性。大多数高校智库并非独立法人，且经费预算、人事任免从属于学校，其形成的档案文献理应归属于学校全宗，脱密后须依规向学校档案部门移交。对于国家级、省级及部分合作型校级智库，需具体情况具体分析，根据全宗属性界定其档案文献是否属于学校档案全宗；对于其中不属于高校档案全宗的智库档案文献可由智库自行管理，但档案部门仍负有不可推卸的业务指导义务，应从建章立制到归档流程等多方面对智库有关人员进行指导，以防散乱流失。界定清楚了全宗属性，就厘清了高校智库档案文献的管理主体和各方职责。

（二）高校智库档案文献内容构成。高校智库档案文献包括实体档案、实物档案、数字档案、数据库等各种载体文献类型。其中数据库占比最大，《中国智库索引（CTTI）研制报告》将数据库精准划分为机构数据库、专家数据库、机构产品数据库和机构活动数据库四个数据库子集。其中产品数据库子集进一步细分为报告、电子出版物、论文、内参、期刊、其他出版物、时事通讯、视频资料、图书、项目10个大类。在智库研讨推广活动中直接形成的具有长期查考利用价值的各类数据、文件材料等，按照档案法规定只要定义为档案的，都应归尽归。厘清了高校智库档案文献的构成，就找准了管理对象。

五、探索高校智库档案文献管理新路径

目前的档案馆、图书馆或者智库机构自行保管三维模式并不理想。我们需要重新思考和调整组织方式。在实践中趋向于整合、融合的新模式。通过全球性与区域性、社会视角和专业视角、传统理论和创新思维等多维视阈打破线性思维，重新审视并构建智库档案文献管理新模式。

（一）构建高校数字人文中心。高校应抓住智库建设的机遇，推动数字时代档案文献管理的转型升级。具有条件的先行规划和建设数字人文中心，条件不成熟的也要明晰资源共享是趋势。辨清档案馆的底层逻辑是记忆，图书馆的底层逻辑是知识，博物馆校史馆的底层逻辑是展示，各院系的底层逻辑是教研，智库的底层逻辑是学理研究。突破零和思维，以纳什均衡为目标。将诸块以整体性原则纳入同一思维框架下协同管理，共享数据，互利共赢，力求实现高校各类信息资源整合价值的最大化。在组织方式上以管控结合赋能的方式，从外部驱动变为自我管理与自我驱动，打造数字人文中心和智库档案文献资源管理的新模式。

（二）构建高校智库档案文献合作管理项目平台。尚不具备建设数字人文中心条件的高校，需精准认知并为智库的良性发展扫清道路。可通过项目合作的形式搭建智库档案文献合作管理平台。高校智库不仅需要及时收集、分析各类信息，还需追根溯源，把握社会问题的来龙去脉，总结以往的实践经验和教训，这些都离不开档案资源的支持。高校档案部门面对智库档案文献管理的新语境、新内容，应主动参与本校智库建设活动，及时提供符合决策咨询分析要求的档案资源，帮助决策咨询人员发掘档案资源之间的内在联系。同时，提供专业化的指导意见，助其制定智库档案管理办法、归档业务规范、利用制度等，实现实质性可操作性指导和有标准可依的指导文件。确保应归档文件材料的齐全完整。以项目形式参与到以智库构建为目的一系列活动中。

（三）切实保障高校智库档案文献的保密需求。部分智库涉密档案文献具有政治性、敏感性，在保密期内必须严格按国家保密法及保密规定进行管理。但不应以此为借口疏于管理，否则极易出现沉淀在智库内部甚至导致项目结束、人走材料散失或随智库消亡的状况。现实中由于保密性要求，智库倾向于自己保管，但除了一些知名大型智库外，大部分智库未配专兼职档案文献管理员，因而有归档价值的智库内部涉密文献可按照保密管理要求暂缓归档，但脱密后应第一时间经整理后向学校档案部门移交。

“风物长宜放眼量”，做好高校智库档案文献资源的管理，不仅有助于更好地发挥智库的战略研究、政策建言、人才培养、舆论引导、公共外交等功能，也可为档案部门构建综合性文献资源信息库、利用现代信息处理技术进行知识再开发创造有利条件，具有十分重要的现实意义。