论事业单位档案规范化与标准化建设

文/新疆维吾尔自治区特种设备检验研究院 李兰兰

事业单位是国家设置的带有一定公益性质的机构，其宗旨是为社会服务。随着社会的不断发展，事业单位的业务范围与日俱增，档案管理的体量和规模都在不断增加。而档案规范化与标准化建设起着十分关键的作用，制定相关标准管理的制度，不仅可以提高档案管理工作的整体质量和效率，还能加快实现档案工作的规范化、标准化管理，使我国档案工作系统化运行。

一、档案规范化与标准化建设的发展历程

新中国成立前期，旧政权档案和革命历史档案以及党的建设所产生的各项档案纷涌而来。面临如此艰巨任务，党和政府高度重视，为加强对档案工作集中统一管理，规范文件格式要求和保管期限，有关部门于1950年制定和实施了档案管理的标准，但此时的档案成分较为单一、记录的范围与种类也较窄，因此对标准化的要求相对不高。时间来到改革开放时期，此时党和国家的工作重心转移到了经济建设上，档案工作规范化与标准化的管理日益紧迫。1979年《中华人民共和国标准化管理条例》由国务院颁布实施，同年12月，国家档案局提出档案标准化，这一阶段规范化与标准化建设的组织机构也进一步建立和健全。1983年，全国档案工作标准化领导小组成立，同时下设档案著录、档案分类检索、名词术语的专门小组，分别负责起草相关的标准，这一阶段的档案规范化与标准化体系的框架初步建立，为之后的具体实践提供了指导。1991年3月，发布了《档案工作标准体系表》，体系表将档案工作标准划分为三大部分，其核心部分是业务标准，还包括基础标准和业务技术标准两大部分。据了解，至1997年，90%左右已出台的标准与将要出台标准是按照该体系表规定的标准制定的，但是也逐渐出现标准项目申报和制定各行其是、分散交叉的问题，规范化与标准化建设工作再次受到关注。2001年，中国国家标准化管理委员会（SAC）对中国的标准工作进行管理，对全国不同专业起草的各种标准进行规范化管理。2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》由国家档案局颁布实施，档案规范化与标准化建设被纳入工作重点，同时在调研的基础上修订标准体系表，该阶段为了加强与国际档案的对接，还积极参与国际档案规范化与标准化的相关工作。2015年，国务院办公厅发布《国家标准化体系建设发展规划2014～2020年》，标志着中国规范化与标准化改革向深层次推进。到目前为止，档案规范化与标准化体系已基本形成，档案管理工作有条不紊地进行。与此同时，档案工作的范围也逐步扩宽，档案管理工作的各个环节也日益规范。

二、档案规范化与标准化的结构分析

档案规范化与标准化的结构是指档案资料以及管理方式的内在有机联系性，档案资料不应杂乱无序地堆积，而应按照一定的标准进行逻辑组合，成熟的规范化与标准化的结构应具备合理的层级分类、数量比例及时间记录。结构层次不仅要统筹档案管理工作的每一个环节，还要指定档案分类的优先级别，并按该优先级整理档案资料，使档案信息有梯度、有重点，相互之间可以补充配合，进行检索时一目了然。

首先是层次结构。事业单位档案分为文书档案、会计档案、科技档案、城建档案、业务档案等，均在层级结构上得以体现，层级结构与树结构类似，不仅可以明确档案的分类范围，避免分类的重复或遗漏，同时也能实现不同层级标准之间的继承和互补，使档案规范化与标准化管理工作更加得心应手。其次是性质结构。根据档案管理的性质可以将事业单位档案管理的标准分为业务标准和基础标准，业务标准是档案规范化管理的核心，它对于档案资源的科学管理具有重要意义，基础标准是指具有一定规则和通用性的标准，主要包括档案的编制规则、划分标准以及统计标准等等。最后是流程结构。流程结构主要体现在时间性上，档案资料的生命周期是指档案资料从形成到销毁或永久保存的过程，该周期可以分为若干子过程，包括档案资料的收集、整理、汇总、统计、开发利用等，对于档案规范优化与标准化，每个环节质量职能的落实和各环节间的协调都关系着规范化、标准化目标的实现，因此，流程结构对档案标准体系全过程进行计划、组织和协调有着重要意义。

三、档案规范化与标准化存在的问题

（一）档案规范化与标准化的专业人才匮乏。档案管理人员的素质水平对档案规范化工作有着十分重要的影响，但就目前的事业单位档案管理人才来说，有以下不足：首先，缺乏一定理论功底和实践经验；其次，对待档案管理工作的意识不足，工作态度和责任意识也比较欠缺。而且，现今的档案标准化人才大多数被集中在国家档案管理部门从事宏观的档案规范标准化制定，导致各地方标准化人才不足，从而导致档案具体标准化细节的制定和实施的专业人才素质不足。

（二）档案规范化与标准化缺乏科学的指导。目前，事业单位的档案规范与标准化的制定往往没有经过多方面的咨询与探讨，缺乏科学的论证，由此制定出来的档案规范化标准很容易造成不同地区的事业单位在档案管理时出现标准矛盾、结构松散、缺乏协调性的问题，而且同一地区的事业单位也会因为档案管理时间不同而产生较大差异。这样的规范与标准化体系不仅导致重复立项，造成功能出现差异，还极易造成档案规范管理模式的混乱以及信息孤岛现象，严重影响档案的规范化与标准化建设。而且，相同的内容在不同的标准中描述不一致或者重复描述的现象也时有发生。本质上这些细小的差别没有太大的影响，但却会让人产生不同的理解，进而造成档案管理的混乱。因此加强档案标准体系的顶层设计与科学规划是十分必要的。

（三）档案规范化与标准化存在标准更新滞后的问题。阻碍档案规范化与标准化建设的一个最重要的问题便是标准的更新滞后问题。绝大多数档案规范化标准在设定之时，均能很好地解决当时的管理现状，但随着实践的不断发展，当时的标准反倒成为档案工作建设的阻碍。目前，档案标准过时的问题主要分两种情况：一是档案标准框架过时。一开始的档案收集与归档标准可能仅仅局限于文字方面，但随着信息化在档案管理工作上的应用，档案资料的收集愈加多元化，若是依旧不愿变革或者变革时间过慢，均会导致档案资源的使用存在偏差，对工作效率也会有很大的影响。二是部分档案内容过时。比如《电子文件归档与管理规范》中规定“以MPEG、AVI作为视频和多媒体电子文件的通用格式”，但数字化技术的更新日新月异，标准体系中规定的格式或许早已与实际脱轨。

四、档案规范化与标准化建设对策与建议

（一）培养档案规范化与标准化的高素质人才。各行各业的发展进步均离不开高素质的人才。首先，事业单位应加强对档案规范化与标准化人才的政策鼓励，促使更多的人才愿意从事基础档案工作的标准化研究。同时单位还应增加对高素质人才的资金鼓励和平时的福利待遇保障，让他们有足够的归属感并且愿意为之奋斗终身。其次，对档案管理的基层人员，也应定期进行培训，横向上大致了解档案规范化的全过程，纵向上对自己管理的小方向要有足够的认知和理解。最后，应该保证标准化研究有足够的经费，这是开展档案规范化与标准化建设的必要保障。

（二）加强档案规范化与标准化的科学规划。事业单位档案规范化标准应该具备宏观上统筹有序、动态协调，微观上基础专业、针对性强的特性，不仅要符合国家档案局制定的大方向上的准则，体现出集中统一的路线，还要尽力满足部门内部以及与其他领域标准化的联系。对于标准的制定一定要做到先专业后基础，所谓基础是指档案规范化与标准化的基础性准则，具有通用性强、普及性广的特点，而专业是指各个专业领域独特的特点与准则。只有当所有专业领域的标准被充分归纳提炼之后，才能形成普遍通用、无标准矛盾的基础性通用准则。

（三）完善档案规范化与标准化的更新制度。针对档案规范化与标准化更新滞后的问题，最好的解决方式便是建立一个动态维护机制。该问题产生的根源说到底便是档案标准化制定完成后想一劳永逸，没有紧跟时代的进步，因此事业单位应建立档案标准化反馈小组，将各领域工作人员反馈的问题进行讨论审核，在保证档案标准化相对稳定的同时，及时更新规范化准则，但最好形成一个变更周期，否则极易造成工作人员来不及了解新的标准而导致工作出现纰漏的问题。同时，也应明确一点，虽然随着信息技术的快速发展，许多标准可能很短时间内便与实际情况脱轨，但有关工作可以根据实际情况制定一些规范，没必要所有的变更都上升为标准。

五、结论

综上所述，档案管理工作是事业单位健康发展中不可或缺的核心环节，因此，档案的规范化与标准化对事业单位的工作有着积极重要的影响。要想做好档案规范化工作，必定离不开档案标准化。本文首先介绍了建国以来档案规范化与标准化建设的发展历程；其次对档案规范化与标准化的结构要素进行了着重的剖析；最后指出了目前档案规范化与标准化存在的问题，并提出了针对性的发展对策和建议。