学部制改革背景下机关管理工作内部机制建设研究

文/北京工业大学 夏佳宁 姚振瑀 张敏

学部制改革是研究型大学健全校内治理体系、建立现代化高校制度的关键环节，是深化高校教育综合改革的重要组成。研究型大学对学部制改革实施“多轮驱动”举措：一方面，促进高校发展规划和学科建设，培养高水平的创新型人才。在学科建设方面，强调不同学科的交叉融合，由于以往对学科进行分割、细化，各学科独立发展，其不利于不同学科的融合交叉产生“创新点”，通过学部制改革建设，希望建立“跨学科的学术组织”以加强不同学科交叉融合，进而彰显出学科优势，发挥学科诸多作用；在育人方面，在学部制改革要求下，对于学生的培养要按照学科大类培养，以使学生牢固掌握学科基础知识，又能接触专业的宽领域，“强基础，宽专业”形成有助于创新能力培养的知识结构与思维方式，进而有助于培养高素质、高层次的综合性新型人才。另一方面，以加强各类学科融合为手段，致力于解决社会和区域经济发展中的重大问题。邓小平同志曾指出：“教育要为社会主义现代化建设服务，要与生产劳动相结合”。习近平总书记强调：“要真正把教育摆在先行官的位置，努力实现教育、科技、经济相互支持、相互促进的良性循环。”可见，教育与现代化建设密不可分，要增强“产学研”转换。目前，应对问题的复杂状况以及人们对于问题解决“精度”要求，单一的学科已经不能够很好地应对和解决，所以研究者们开始寻求新的解决思路，跨学科交叉融合为解决疑难问题提供了可能，同时不同学科的交叉融合也为创新提供了新方向。从高校建设适应且服务于社会发展的宏观角度看，高校作为高等教育的践行者，在新形势下跨学科的知识和组织是其必然需要采取的路径；从高校办学实践的现实角度看，进行学部制改革的举措是有利于高校集中资源办学，以资源整合来确保创造更优的教育及科研环境，同时也是为了建设一流学科的一种战略举措。2017年国家开始推行的高校“双一流”建设，其基本原则是“不进则退、慢进也退”，这给各高校造成紧迫感，从而促使其不断推进以“大部制”改革为主要特征的管理体制改革和以学部制改革为主要特征的学科布局调整优化，以此来不断地促进高校实现“跨越式”发展。

北京工业大学主动适应国家、首都和京津冀区域发展的重大战略需求，进一步深化学校体制机制改革，理顺校院两级管理体制，统筹和整合资源，集成学科群体优势，搭建创新大平台。学部制改革在打破院系和学科壁垒、克服学科划分过细，解决院系数量过多、提升管理效能，转变人才培养模式、体现以人为本理念，加强教授治学、强化学术权力彰显等方面取得了一定的成效。学部（院）办公室作为各种管理职能实体，其改革必然是学部制改革建设的重要组成，然而办公室作为各种管理职能的载体，由于体制形式或制度内容上的变革，办公室行政管理体系必然变革。本文旨在探讨分析学部制改革下学部行政机关管理工作面临的现实挑战和存在的问题，进而探索构建学部制下机关管理的合理化工作体系。

一、机关管理工作面临的挑战和问题

（一）办公室行政管理人员工作模式。不同高校的学院常规党政办公机构组成基本相同，包括：学院办公室、学生工作办公室、教务工作办公室和研究生管理工作办公室等。分属不同学院相同党政办公室的工作人员在学部实体化运行之后，组成新的办公机构并且职责重新划分。很多行政管理人员在工作衔接和开展过程中，因为工作职责变动很大，会遇到很多困难，例如：由于不同学院的历史和学科特点不同，各学院工作模式存在一定差异。随着业务范围的扩大，管理体量的增加，办公人员需要耗费更多的时间和精力来仔细处理业务工作，在这种状态下，不可避免造成处理模式过于单一和缺乏创新性，无法满足不同学科同学和教师的要求，导致工作效率低下。

（二）协同办公程度不高。学部制改革后，以前涉及一个学院的专项工作，现在需要在整个学部同时开展，资料需要重新整合，因人员调动频繁以及人员工作交接环节存在一定的问题，导致往年工作资料不完整。在学部管理团队组建初期，由于人员来自不同的学院和新入职人员，人员彼此生疏，处在磨合阶段，所以工作配合不流畅，不同党政办公机构间的工作资源无法顺畅共享，使得协同办公受到限制。如何进行有效的分工合作，理论层面设定的运行模式能否有效运转，都存在很多不确定因素，需要长时间的探索。

（三）办公室管理人员积极性不高。学部办公室内部存在约束机制不健全、分工不明确、奖惩制度不合理等情况，使得各学部之间和学院与学部之间，以及各学院之间，在工作强度方面大相径庭。甚至相同岗位上的不同工作人员之间，工作强度也不尽相同。某些自律性较差的人员存在擅离职守、迟到早退和无故旷工等违反工作纪律的现象。引起上述现象的因素是多方面的：首先，工作分配不合理，学部处刚成立，还在实体试运行阶段，根据以往经验进行分工和人员配备，导致工作安排不合理；其次，奖惩机制不健全，少数工作人员因个人能力和工作态度问题导致消极怠工，但并未受到惩罚。但是为了办公室工作整体的成效，使得这部分工作由其他人承担，打击了工作人员的积极性。有人少劳动，就一定会有人多工作，甚至需要经常加班来达到工作要求，这极有可能会导致养懒罚勤现象的出现，使得团队整体人员的积极性直线下降。

（四）行政管理人员队伍专业化程度不高。行政管理人员在学部制改革不断深化的过程中，被要求与时俱进，紧跟时代步伐，在知识结构和业务素养等各方面更加专职化和专业化。目前行政管理工作人员的现状是：学科背景不同，管理水平不同，且多数人没有统一接受过管理学等方面的专业理论培训；工作内容的庞杂性、随机性，很难有时间和机会接受必要的继续教育；自主学习能力和实践不足，其管理知识和专业水平在很大程度上不能与工作需要相匹配。

二、建立学部制下机关管理合理化工作体系

为了使学部办公室管理得到提升，可以从以下几方面入手。

（一）加强人员培训，提高工作人员的综合素质。为保证工作人员符合学部制改革后的办公室工作机制的需求，要求办公室管理人员具有良好的知识结构：具备办公室管理业务知识；涉猎学部各学科知识。为使工作人员适应这一要求，学部应积极开展岗前业务培训，并且适时优化培训内容，以此来逐步提升办公室工作人员的业务执行能力。同时，将新时代学部制改革相关制度内容增加到培训内容中，以促使办公室工作人员学习和掌握这些先进知识，便于在后期开展多层次的工作调整，提高工作效率及质量。此外，对于办公室工作人员自身，也应当在日常工作中不断加强学习，进而提升管理与协调的能力。办公室系统本身是学部各项管理活动开展的枢纽系统，在这一枢纽系统的支撑下，不同职能的部门之间的联系和沟通都会有所增强。然而，为进一步提升学部行政管理成效，办公室工作人员不能局限于当前视角，应当具备全局意识和整体观念，学会从学部管理这一综合性的大方向来看待问题，主动加强与其他部门之间的联系，综合推动学部管理工作有序开展。

（二）加强工作交流，拓展工作人员视野。学部应当强化所有办公室之间的工作交流，使新组建的部门间能高效协同工作。不同部门工作人员之间的关系是否相处融洽，在一定程度上决定了部门工作运效率的高低。因此，高校办公室要想提高工作人员的沟通和交流，需要增加沟通的渠道，让工作人员通过多种渠道进行沟通。例如，举办一些内部联谊会、员工培训班等，加深部门工作人员之间的了解；除此之外，还可以让办公室工作人员的工作有效衔接，使工作人员之间的工作互相监督、互相配合，建立起有效的服务机制来保障员工的工作利益，通过工作人员的互相协商来拓展工作人员视野，促使他们接触到不同部门管理工作的知识，随之增加工作经验，优化工作流程。高校也可以适当组织办公室工作人员参观学习外界办公室工作模式与经验，持续提高工作人员的办公认知，并能够结合自身的工作状况形成更加良好的工作体系。

（三）利用互联网技术，提高行政管理效率。近年来，互联网技术迅速发展，以互联网为核心的信息技术提高了办公室行政管理的效率。依托互联网运行的自动化办公系统，可以在最短的时间内搜集各种有效的资源，优化行政管理的流程，加快办公室行政管理的速度，使行政管理工作更协调，降低了工作成本，从而进一步提高行政管理的效能。在高校都重视起数字化、网络化校园建设的背景下，高校办公室也应该加强信息技术的应用，建立起办公室网络系统。建立办公室网络系统应从以下几个方面做起：第一，应该完善办公室内部的自动化行政办公系统，最大限度地提高行政管理工作的自动化、网络化程度。办公室的自动化系统应该实现公文管理，通过互联网技术实现校内文件的起草、修改、传阅、签批、下发、统计等一系列的工作，同时处理校外的文件。第二，坚持办公室行政管理办公的保密性和安全性原则，加快办公室内部自动化系统与高校的教务系统、人事系统、学工系统等其他一些系统的整合，在一定的权限和范围内实行各系统之间的信息共享，多部门之间协调办公，也要做到一定程度上的保密性，建立起一套安全高效的行政管理网络工作流程，改变传统工作模式下的耗时耗力、效率低下的情况。第三，高校行政管理工作要时刻注意新媒体的发展动向，运用新兴媒体的手段和技术来革新传统的行政工作思维模式，取其精华，去其糟粕。利用好微博、微信、网络论坛、QQ等社交媒体软件进行信息传播和知识宣传，建立工作群聊，及时公布更新信息，与彼此交流经验，提高行政管理的效率。

（四）完善规章制度，规范行政管理工作。学部应当结合实际办公室的工作需求，建立起良好的工作制度，以此来优化办公室行政管理工作，保证所有管理工作都能够科学规范地进行。缺乏明确规章制度，是阻碍现阶段办公室发展的关键因素。在制定新型规章制度时，既要紧密联系当前的工作内容，还需要与新时代的工作改革措施结合起来。高校也需要规范行政管理工作，在完善规章制度的同时，也要明确不同岗位工作人员所应当承担的职责，实现行政管理工作的基本目标，即通过一系列的规章制度和用人制度，使行政管理工作部门之间在工作的过程中可以互相配合，高效运转，提高员工的工作积极性，从而将办公室工作任务准确分解并落实到所有工作人员身上，全面提高工作效率。此外，高校还应当制定与实际匹配的监督和审核机制，保障办公室工作责任的落实，也可以提高员工的工作活力。

三、结语

学部制改革建设作为促使中国高等教育进一步发展提升的综合改革的先行者，要“内外兼顾”以确保改革目标和任务的完成，要抓紧顺应世界高等教育发展趋势、优化高等教育发展状况而进行的中国高等教育综合改革的机遇，总结以往高等教育管理建设经验并进行改革，还需要以世界先进大学的发展为目标和榜样，辩证总结学习其先进的管理建设经验和做法。