浅谈办公用品的仓储与发放流程信息化管理

廖倪跃 武汉电力职业技术学院

一、办公用品仓储及发放管理现状

办公用品的仓储与发放两个环节是单位整个物资日常管理的核心部分。目前单位仍然采用的是人工方式对办公用品的仓储和发放进行管理。

入库时，仓储管理人员按实际数量与配送人员交接，整个过程全程手工清点入库；出库时，各部门领取人员会根据根据部门流转步骤，按各自部门所需的物品列清单到仓库领用，仓库管理人员现场手工记录登记，之后再录入电脑。整个过程看似简单，但是始终还是以人工模式为主，随着物资数量增多，仓储管理人员的工作量也大幅度上升，甚至在此过程中会出现混乱现象，导致一些数据出现错误，需要重新清点计算，降低工作效率。

人工流程效率低，面临快节奏的工作需要，已经不再适应信息化时代。所以，现在需要对单位的办公用品管理进行信息化应用，以加强办公用品日常管理各环节的严格管控，并对各类信息进行详细的统计分析，借助信息化管理手段，将无纸化办公应用到办公用品仓储与发放管理上，节约资源的同时，还可将管理数据电子化，方便单位汇总分析，提升管理效率。

二、办公用品仓储与发放流程中存在的问题

根据电院目前的办公用品仓储与发放管理模式，在实施过程中还存在着以下几个方面的问题。

(一)单位办公用品的出入库全部采用手工方式，这就让办公用品仓储管理人员的工作量剧增、查询统计出现困难的问题。除此以外，在进行手工核算的过程中，办公用品管理人员当场记录、录入，会因领用人员过多，现场混杂，可能导致办公用品台账记录不准的问题，这就为办公物品的仓储发放账目不合理问题的产生埋下了伏笔。

(二)在办公用品的领用过程中，单位仍然采取纸质审批为主的管理方式，在审批过程中因领导开会、出差等原因无法进行审批，致使该领取行为中止，对于急需的办公用品无法及时供应，降低了办公效率；同时，整个纸质审批签署使得单位办公用品管理部门的主管领导和单位高层管理人员无法对办公用品的使用情况进行实时掌握，也无法对办公用品仓储与发放整体数据情况有一个汇总了解，这就会对单位办公用品管理效率的提升带来不利影响。

(三)在办公用品仓储过程中，办公用品入库后的摆放无信息化辅助管理，是由仓库保管员人工直接按类别放至货架，但因品种较多，部门人员领用时因货物堆积，不能准确找出所需物品位置；同时，领用人员领取后需仓储管理员手工登记出库，如果存在所需用品较多，管理员有可能出现出库数量登记误差，领取人员也会在仓库长等待时间等待，这一过程耗时过长，也会降低工作效率。

三、办公用品仓储与发放流程的信息化管理措施

(一)办公用品申领审批流程信息化

目前，电院对物资申请审批仍走的线下流程，因相关人员出差、开会等原因未能按时签字审批，就会耽误办公用品的领取时间节点，降低办公效率。如果能够构建信息化系统，相关人员无论是开会还是出差，都能在电脑或手机App上签批，电子签批代替了原有的纸质会签，只要需要，就能推送审批信息，随时进行审批流程。例如，在办公用品采购申领流程的应用过程中，办公用品的申领人首先要完成系统中填列领用申请单和明细的环节，提交后能自动流转至下一级审批人，审批人就可以通过电脑或手机App在系统中完成批量审批。审批后的信息就会流转至采购管理人员和仓库保管人员进行下一节点流转。同时，各节点管理人员能够在信息后台端口实现数据汇总、分析，对办公用品仓储与发放整体数据情况进行了解掌握。

(二)办公用品仓储管理信息化

目前，技培中心引进的信息化只是单一的入库出库的信息系统，该系统只能简单的将办公用品仓储的单价、数量手工输入形成电子信息形式，完全不能够达到流程全信息的化的目的。因“超市化”模式的推行，可以借鉴超市的出入库、物品上架流程管理进行探究，引进更为优化的信息系统。办公用品在入库出库时可以使用超市扫码枪，对每项货品进行贴码，扫码信息连动计算机端口，将货品的型号、数量、单价自动录入系统内，出库时同理，扫码联动出库，系统内仓储信息及时更新及掌握，申领人在信息化平台的申领信息和仓储管理系统中出库信息一一对应，方便月末清点工作。仓库中仓储物品分类、分层摆放并配有专属条形码标识，整洁规范的同时提高物品查找效率，为实现高效率出库作保障，这种电子手段的运用，对办公用品的管理效率的提升起到了促进作用。

(三)仓储台账管理信息化

将之前的纸质台账升级变更为电子台账，根据出入库信息数据的联动，所有物品都已经具有自己的“身份证”，仓储管理员根据本月系统中出入库信息，在信息化平台同步办公用品的台账。便于日后检查工作时，方便查询后台数据，即可知晓办公物资的仓储情况。同时，申请人、审批人及相关人员都可实时查看办公用品的剩余数量，便于采购人员进行提前采购储备和领用申请人查看数据进行申请信息填写。针对重点低值易耗、固定资产等需确定归属人及归属地的物资，通过出库时信息平台录入后，能够在系统中对去处等数据可查。

综上所述，在信息化发展的现今，需要单位充分认识到物资仓储管理信息化的发展趋势，要利用好手边的工具，利用好信息化手段来实现功能更优的仓储管理信息系，才能使工作效率提高，进一步提高单位的办公用品使用效率和管理水平。