高校人事档案管理归档存在的问题及策略研究

文/王全云

一、高校人事档案管理和归档的必要性

高校人事档案包括各阶段的工作成绩单、党团资料、奖惩证明、工作经历等，是高校长期发展过程中不断形成和积累起来的具有重要价值的历史资料，也是学校工作的综合反映和历史记录。

高校档案主要来自内部和外部，前者是学校及其所属部门在各项工作和活动中直接形成；后者是学校的上级主管部门、平行的或其他领域相关部门的文件材料。其内容涉及学校教学、科研、管理等方面，如学校党委会议精神文件、党政联席会议纪要、上级部门对学院建设发展中的重要批示、学院重大事项的请示、学院与企业签订的合作协议等材料。

二、高校人事档案管理归档存在的主要问题

《党政机关公文处理工作条例》第二十七条规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，主办机关要对原件进行归档，复印件则由相关机关进行保管。”依据这项规定，笔者所在学校的档案管理和归档工作主要由“校办”牵头负责[1]。各二级学院和部门将归档公文整理装盒后，移交学校档案室集中保管。经过多年的工作经验总结以及对高校人事档案管理工作的系统分析，发现档案的归档及管理工作主要存在以下几方面问题。

（一）归档管理的制度有待完善

首先，档案管理工作是一项系统和繁杂的工作，涉及信息的采集、分类、保存、分析和统计等。根据笔者调查，发现目前大多数高校档案管理工作是由行政人员兼职管理，在相应的管理制度和管理办法方面还存在空缺，容易出现档案管理工作的责任划分不明确，配合度不好，档案归档、存储、管理存在问题。另外，由于二级学院的档案管理体制问题使管理人员对档案的保密观念薄弱，学院对档案的使用和查阅没有完善的规章制度来规范查阅借用的流程，也影响档案完好率。

其次，现阶段归档管理中大多数是以电子形式进行数据存储与发送，这就要求档案归档管理人员必须加强信息化意识，学习数据信息化管理模式。档案信息化管理是高校档案管理改革的新方向，这就要建立一套能满足大数据的信息化档案管理机制和制度。

（二）归档材料的界定有待探讨

2006年12月，国家档案局公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，该项规定的实施对各党政机关、企事业单位、社会团体档案业务规范和建设具有普遍的指导意义。与此同时，促进了依法建档治档、规范了档案业务基础建设和档案资源，对提高档案业务基础建设有巨大的推动作用[2]。该项规定还界定了归档文件材料范围和保管期限、归档文件材料整理的目的和要求。

价值界定是整理归档的前提和基础。归档目的是将有价值的、重要的文件材料予以保留，将无价值的文件材料剔除。二级学院涉及面广，如党群部门、行政部门、国际交流中心、教科研部门、后勤、招标等诸多门类，档案材料种类繁多、数量庞大。由院办来统一界定归档材料范围和类别，其界定工作很容易导致重要文件漏归，或是将无保存价值的文件材料列入归档范围。

除此之外，二级学院对其他材料进行归档的效果不佳。因兼职归档和管理人员既没有全面、连续地依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《文书档案保管期限表》对整个学院的材料进行汇总、分类分析甄别和有效的归档管理，也没有专门的档案保存区域，无法对长达数十年的庞大素材进行保存。

（三）归档管理人员的认知有待提升

首先，在日常工作中，档案管理人员要提高对档案管理工作的认知，意识到档案管理工作创新的必要性。结合大数据时代数据信息多样化、复杂化的发展特点，应用归档软件整理好档案数据信息。提升档案管理人员的工作技能至关重要，增强档案管理信息化水平，也使其认识到档案归档管理的终极目标是提高档案的利用价值。

其次，加强档案归档管理的全员责任感。在归档管理工作中，需要将工作落实到人。学院领导需要关注档案管理工作，要求所有教职工都要学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和学校的归档文件要求，了解高校学生相关文件材料归档范围和文书档案保管期限，从而提高归档材料的全面性，归档管理的全员参与度和责任感。

（四）归档管理的模式有待扩充

信息技术的合理使用能够大幅度提高人事档案管理工作的有效性和规范性。目前较多高校档案管理工作仍在使用纸质档案，很难适应和满足当前的归档管理需求，也容易造成一系列的问题。需要结合高校工作特征和现状，暂行实施传统纸质与信息数字化双套制归档，扩充归档管理的模式，如建立数据库方便电子档案的调取、创新技术规范档案数字化建设[3]。

三、高校人事档案管理归档的策略研究

（一）进一步健全档案管理制度

完善管理机制，出台具有高度统一性的标准规范，为高校档案归档管理工作提供依据。制定和执行相关的规章制度，要切合实际、落地有声，结合工作的特殊性来开展。建立健全档案信息监管制度体系，有序进行档案归档和管理工作。

完善档案安全管理制度。合理选择存储设备、安全管理设施，安排人员定期检查档案的设备使用情况。对出现的故障做好记录，对易发生故障的设备要准备应急预案，做好防盗、防磁、防火、防水及监控系统的保护性工作。

（二）动态界定范围、准确鉴定价值

并非所有经手的文件材料都有归档价值。笔者每年度开展的归档管理工作的难点是如何判断归档范围。实践证明，最为有效的方法是依据档案管理工作内容，将高校各部门与档案之间的关系整理清楚，从管理工作全面覆盖的角度出发，将档案管理工作与各部门的职能联系起来。与各部门之间的联系越密切，说明归档工作的价值越高。将整理出对高校管理工作具有凭证作用及研究价值的材料进行归档，动态筛选和鉴定文件，确定归档范围，不漏归、不乱归[4]。

归档的重点是本校本院发布的全局性、综合性的文件材料，不需要归档的材料，如学校普发的供参阅、参考、落实的文件，以及无长期保存价值的事务性、临时性文件[5]。

（三）加强档案管理队伍建设

在此基础上，建立科学动态的增员机制，配备专业专职档案管理人员，完善档案管理人员结构。通过对档案管理人员队伍配备完善管理层次结构，达到档案管理专业人员的配比、增强队伍的稳定性以及应对人员流动性大等问题。

增强档案管理人员的综合素质，加强档案管理人员自身的思想政治素养、责任感、敬业精神、管理意识以及创新意识。学习《保密法》《档案法》以及高职院校管理等相关制度，提高工作人员的法律意识，切实维护档案材料的管理工作。

通过专业培训习得相关的档案管理技术。增强网络安全的警惕性，制定应急方案，对数据文档及时备份，实时监测网络安全，加强电子档案的安全性。

（四）创建在线归档的模式

当前高校都在大力建设数字化校园，越来越多的线上办公方式，创建在线归档的模式已成为大势所趋。将高校档案传统的纸质文件转换成电子文件，通过互联网向档案馆进行在线归档。信息化线上归档可以提升档案管理的质量和效率，也要求人事管理人员在档案管理中，需要积极主动地学习计算机管理软件。但是，针对高校档案中涉密、内部不予公开的文档，需按照文件的保密管理规定，实施在线归档。

四、结语

在大数据信息化背景下，高校人事档案管理工作需要不断探索新的模式，提高档案利用率，更好地为人才储备、资源开发等方面服务。目前，档案管理人员在拓宽他们视野的同时，还需掌握档案管理的专业知识、管理理念与相关软件使用等信息化技术，以提升工作质量和效率，提升责任感和专业度，变“被动服务”为“主动服务”，推动高校档案管理的完善与发展。