浅谈如何做好综合办公室档案管理工作

文/泉州广播电视台 陈秋香

档案管理工作的本质是针对既有历史文件予以集中性管理。档案管理工作在持续发展以及建设期间，保障档案管理工作质量是档案管理人员关键的工作内容。档案管理工作发展期间，需要结合当前管理工作状况以及未来发展趋势，对负责档案管理工作的人员予以培养，保证档案管理工作开展的标准化，建立标准的档案管理流程，并使得档案管理工作所具有的优势得到充分发挥，对现代化发展建设而言，具有积极作用与意义。

一、开展综合档案管理工作的重要性

（一）档案管理属于单位发展的基础。单位的档案往往记录了单位与资金有关的重要信息数据，属于单位实现现代化发展的关键凭据。档案不仅可以促进单位发展，也是单位实现内控的重要方法。档案管理工作信息化建设水平同单位档案管理质量之间关系十分密切。综合档案管理工作相较于单位传统档案管理工作，可以更为有效地强化档案管理工作的及时性，使得档案管理工作更加富有灵活性，通过合理的管理方式，使得档案管理工作质量以及效率得到显著提高。

（二）帮助单位全面了解自身现状。档案管理落实期间，可以更为合理地汇总以及管理档案，以便单位管理人员以及决策者随时调取以及浏览，协助单位明确当前单位发展情况，为单位制定下一步发展规划以及制定决策提供相应的帮助和参考。单位决策者可以通过对档案的分析了解单位发展现状，甚至包括单位在不同时间段以及发展阶段各类资源的调动以及运用情况，确保单位能够更为合理且科学地分配资源，促进单位向现代化方向发展，大幅提高单位运营经济效益，加快现代化发展速度。

（三）保证档案的真实性。单位档案内容普遍具有保密性，因此档案管理工作也应在保密状态下进行。档案管理工作中必须采用集中式的管理方式，在确保档案管理工作质量的基础上，禁止档案管理人员泄露档案相关信息数据。通常情况下，档案之中包含有极为丰富的内容，不只是包括单位发展的正面信息，甚至包括部分单位发展的负面信息。故而，只有在确保档案数据真实性的状况下，方可使档案管理工作的作用得到充分发挥，明确单位目前发展状况，确保政策的制定更为科学。单位为了保证档案信息数据的真实性以及精确度，需要加强对于档案调取、记录的管理力度。

二、目前办公室档案综合管理工作存在的问题

（一）忽视档案管理工作。我国系统的管理学理论是近代才成型的，所以许多单位管理行政人员本身专业性并不强，甚至许多单位的档案管理处于落后状态，特别是传统大规模单位应尤为注意。部分单位的管理部门为了展现部门存在价值，并没有结合档案分析单位实际情况，即制定许多目标。从某种程度而言，使得其他部门工作压力增加。同时，许多目标由于是盲目制定，往往最终难以实现，反而导致单位浪费大量的精力、人力以及时间成本。

（二）管理体制相对落后。作为单位的管理部门，需要定期对管理系统进行更新。但事实上，有些单位往往忽视该工作，甚至认为无须在档案管理系统更新方面投入过多的资金，现有系统能够满足基本需求即可。但是，社会处于不断发展的状态，单位管理工作也需要不断进步，落后的管理体系不仅导致相关负责人员工作难度提高，同时也影响了单位的正常工作与运行。

（三）信息传递效率有待提高。单位档案信息数据调取以及浏览都需经过逐级审核、批复以及确认，期间需要经历漫长的时间，而在档案信息数据真正发挥价值时，有较大概率错过最佳时间，该情况特别是在大规模单位中最为常见，大规模单位组织结构复杂，层级较多，档案信息数据的审核工作更为复杂，效率不高，如何提高审核工作效率，档案信息价值能否得到充分发挥，是目前许多单位关注的重点。

三、解决单位办公室档案综合管理问题的方案

（一）提高单位重视程度。档案管理工作对我国现代化单位制度完善而言极为重要，部分单位决策者以及管理者缺少对档案管理工作的认识以及了解，认为档案管理工作并无价值，且部分单位档案管理工作人员缺乏对档案管理工作的重视以及关注，在档案管理工作中缺少应有的责任感以及职业道德，且缺少档案管理理论知识以及实操经验，对档案事业在单位发展之中的战略价值以及意义缺少了解，工作期间容易出现失位的问题。故而，单位需要加强对档案管理工作的重视，并加强宣传力度，将所有档案工作列入单位工作日程之中，以此提高相关工作人员的重视程度，并采用“三纳入”与“三同步”制度，即归入单位战略发展规划、单位管理规章制度以及有关人员岗位职责，借此提高管理人员的责任心。“三同步”指下达工作、建言工作以及总结工作相关资料必须及时归档，且保证同步。另外，单位需要专门派遣一名管理人员负责档案管理工作，同时构建完善的管理部门以及组织结构，包括组建档案工作领导小组，聘用专职与兼职的档案管理人员，积极创造良好的工作条件，确保办公室档案管理工作能够依序开展。另外，办公室应定期对档案的总量、名称等基本信息予以统计，并详细记录档案的利用情况，比如何人或是何部门调阅、调阅时间以及调阅人信息等，并定期将统计结果上报主管部门。另外，管理人员需要定期针对档案内容予以全面检验，确认是否有缺损以及字迹褪色的问题，若存在，则需要第一时间予以修复以及复制，若发生特殊情况，及时向单位领导报告，以便处理。另外，单位还需要加大对档案的保护力度，因为许多档案依旧为纸质档案，所以需要避免档案在存储过程中出现褪色、受损、霉变以及丢失等问题，针对至关重要的档案，则需要采用更为精细的防护措施，建立防盗、防火、防尘、防虫以及防强光直射等防护措施，确保档案的安全性。

（二）建立完善的档案管理规章制度。大部分单位档案管理工作缺乏相关规章制度作为支持。故而，单位需要建立一套行之有效且较为健全的规章制度。一方面规范档案管理人员的管理行为，另一方面为主管审核档案管理人员行为是否满足要求提供了参考。通常情况下，档案管理工作应满足如下要求：第一，保证档案管理工作的规范化。档案柜、档案盒等都需要从左向右统一进行管理，全总目录中的档案需要统一放在相同区域。档案全部竖放，保证抽取与归档的便捷。第二，建立档案接收制度。要求各个部门凡是移交档案室的档案，必须依照规定的格式以及要求进行装订，严禁缺少页数或是资料受到严重损害，若出现文件或是资料不齐，则档案室不应接收，移交档案之后必须填写清单，一式两份，以便后续查阅。第三，建立档案保管制度。即档案管理人员需要定期对档案室予以整理，保证档案分类清楚，并确保档案整洁，严禁在档案上任意涂抹。积极引入现代化技术，使档案管理逐渐实现现代化以及智能化。第四，建立档案保密制度。办公室档案记录了单位发展与经营的详细数据，具有一定机密性。故而档案管理工作也需要重视档案的保密性。档案管理人员需要严格遵守相关保密制度，保证办公室档案的安全性，针对有密级性的档案，在没有经过单位允许的情况下，严禁擅自翻阅复印，并建立相关管理制度，一旦秘密泄露，追究相关人员的责任。第五，构建档案销毁制度。每年定期整理档案，依照保管的有效期，确认销毁档案数量。销毁档案之前，必须认真填写销毁清单，并交由主管领导批复，至少两人监督销毁并盖章，所有档案必须烧毁，严禁以其他方式处理。

（三）加强档案录入质量。档案规范化建设期间，关键在于提高档案信息整体质量，有效解决档案录入问题，进而促进档案管理工作实现标准化建设。档案管理工作最为关键的作用便是档案价值得到充分发挥，提高决策者与管理者对档案的利用率。档案管理人员合理运用计算机开展档案管理，可以显著提高档案利用效率以及质量。管理人员应运用分级目录的模式，把办公室档案分为不同类型文件的组合。对档案种类予以分类，在构建基础档案目录的状况下，将档案信息录入计算机对应的位置，依照档案种类标记型号，借此提高档案录入质量。随着档案录入质量的提高，管理人员仅需通过网络搜索便可及时查找档案信息及其所在位置，提高了档案的调阅以及运用效率。

四、结语

单位加强办公室档案管理工作，既可以对当前经营现状有更为全面且深入的了解，为其后续战略规划的制定提供参考，又有利于社会各界了解单位当前的经验成果。因此，需要通过提高重视程度以及加强档案录入质量等具体方法，加强办公室档案管理工作力度，推动单位进一步发展。