军工档案管理信息化工作思考

高珂佳 /北京强度环境研究所

军工行业作为国家安全与国防建设的重要支柱，行业内的新方法、新工艺、新技术、新材料、新设备与创新人才层出不穷，相关档案管理工作需要不断增强技术手段，创新管理模式。同时，随着众多重点科研、重大项目的开展，军工企业之间以及军工企业与高校、科研机构及民营企业之间的研发协作越来越紧密，档案材料的共享服务能力也急需提升。因此，需要进一步分析军工行业档案管理工作的现实情况，结合信息技术的发展，研究军工档案信息化工作的实施路径，促进军工档案管理工作的创新发展，更好地服务于军工科研生产和经营管理。

当前，军工档案信息对于军工科研生产和经营管理的促进作用日益凸显，需要进一步运用信息化手段提升军工档案管理的层次和水平。为此，笔者通过分析军工档案管理的现状及存在的问题，研究了推进军工档案管理信息化的需求特征，在此基础上提出了其实现路径，以期为军工档案管理工作提供借鉴。

一、军工档案管理工作中存在的问题

军工档案是军工单位科研生产和经营管理的真实记录，包括在军工科研与管理活动中直接形成的文字材料、图纸、照片、音像及各类应用软件等形式的工作记录。具有涉及专业领域广、内容形式多样、形成时间跨度较长，各类资料来源和管理单位较为分散的特点。在军工档案的管理工作中，主要存在以下几个方面的问题。

1.对档案管理相关法规的标准掌握及应用程度不够

目前，还有相当一部分军工单位对于档案管理工作的认识不够，对档案管理的法律法规、标准规范执行不到位，存在重科研生产、轻档案管理的现象。《中华人民共和国档案法》于2020年6 月20 日完成了第三次修订，并 在2021 年1 月1 日 起 施 行。本次修订中增加了档案信息化建设的规定：国家鼓励机关、团体、企业事业单位和其他组织推进电子档案管理信息系统建设；有条件的档案馆应当按照规定建设数字档案馆；国家推进档案数字资源跨区域、跨部门共享。这就需要军工单位进一步统一思想，提高对档案管理工作重要性的认识，按照国家及上级单位的要求积极认真地做好档案管理工作，加强档案信息化建设，同时加强监督检查。

2.档案资料收集不够及时，归档协作性需要提高

军工科研生产任务特别是重大专项，属于复杂的系统工程，任务时间较长，且科研生产任务的协作配套单位多，使得军工档案资料的收集和整理周期较长，档案资料的收集与科研任务进度不一致，任务关键节点所产生的各类资料未及时归档。同时，因协作配套单位间的档案标准未实现统一，导致相关资料的归档分类、格式内容不一致，这是档案管理工作长期存在的一个难点。

3.档案资料的成套性较差，档案资料质量得不到保证

军工科研生产任务涉及多个阶段和领域，以装备型号研制流程为例，型号研制过程一般分为论证阶段、方案阶段、工程研制阶段、定型阶段、批生产阶段，各阶段主要包括一般过程文件、软件文档、工艺文件、标准化文件、质量文件、维修性文件、测试性文件、保障性文件、人机工程文件、项目成果文件等，但是在不同的阶段中，相同或类似文件的档案管理要求存在不一致的情况，且具体任务的承担单位不一定是档案材料的收集单位，造成部分文件被错放或遗漏、文件归档的版本不是最新的情况，使得档案材料的成套质量管理难度较大，给档案资源的开发和利用带来了一定困难。

4.档案管理人员的专业性还需提高

目前，军工档案管理人员多来自于单位办公室，虽然对公文及综合办公协调等业务较为熟悉，但因军工科研生产的技术性较强、工作流程复杂，要实现各类资料的按时、保质、保量归档，对不少档案管理人员来说具有一定的挑战。同时，因军工科研生产任务重、进度紧张，档案管理人员缺乏，不少单位采取临时抽调人员的方式突击完成资料归档工作，又给档案管理工作带来了新的风险。

二、军工档案管理信息化的需求特征

军工档案管理的信息化需要充分运用大数据、云计算、物联网、人工智能及信息安全等先进信息技术，依据国家档案管理的相关法律法规，按照军工档案管理方面的流程，结合军工科研生产和经营管理构建军工档案知识管理体系，有效提升各类军工档案信息的整理、收集、共享与维护等全过程管理能力，并探索档案信息对业务工作的支撑作用，促进军工档案管理模式的创新发展。

1.需要进一步加强标准化和规范化

军工档案信息化管理是用先进信息技术手段代替传统繁杂的人工劳动，实现档案管理技术与管理模式的革新，在档案信息的采集、存储、处理、查询、维护等过程中，必须严格遵守《档案法》等相关法律法规和规章制度。同时，军工档案的技术功能架构设计及应用服务也需要遵循相关的标准规范体系。军工档案中涉及大量的敏感信息，需要加强信息安全管理，特别是在信息资源服务方面，需确保各类档案信息的保密安全。

2.需要将系统工程思想融入档案信息化建设

军工科研生产管理的精髓是系统工程思想，军工档案信息化虽然可实现传统档案资料的数字化转换，提供原生电子档案以及图形图像、软件、音视频等形式的多媒体档案，并可通过网络互联摆脱空间的限制，但军工档案管理应注重遵循军工科研生产管理体制，加强系统工程思想的融合运用，推进档案管理流程与内容、各层级管理机构职能、管理人员职责的机制创新，特别是加强档案信息服务扩展，处理好档案资料“藏”与“用”的关系，以便更好地支撑军工科研生产。

3.需要运用信息化手段加强档案资料多维度管理

传统的军工档案管理工作包括大量档案的目录编制、资料归档、整理分析等工作，效率较低且质量得不到有效保证，需要综合运用信息技术手段对大量档案资料进行数字化处理，并采用科学的数字编码方法建立军工档案的电子标签、目录索引。在此基础上，运用大数据分析技术，将军工档案的信息资源开发利用从相对独立的视角转变为多学科、多视角的交叉融合，促进各种静态档案资料关联起来，形成知识体系，增强档案工作的实用价值。

三、军工档案管理信息化的实现路径探讨

1.加强总体规划，统筹推进各项工作

军工档案管理信息化建设要加强目标引导，依据军工单位档案管理工作的主要内容进行总体设计，制定标准化与规范化的管理模式，并采用将档案管理工作全部过程纳入面向流程管理的思路。充分考虑当前工作现状、建设需求、平台架构、经费投入、进度计划等方面的因素，重点突出、分步实施、注重实效，在军工档案的收集、整理、维护、使用等重要环节，实现信息技术与管理方法、服务机制的创新融合，促进档案管理部门和相关立档单位各尽其责、协同配合。

2.加强档案资源的开发利用，“藏”、“用”并举

军工档案管理经过长期积累，相关单位已建立科学、种类丰富、内容齐全的档案资源库。在符合国家有关要求的前提下，进一步完善体制机制，以大数据等信息技术为手段，构建形式多样、结构完善的军工档案信息资源共享体系，对军工档案信息资源进行深度挖掘和加工，开发其内在的深层次的知识价值。同时，探索实践跨区域的军工档案资源共享机制，采用安全、可靠的数据防护和数据传输技术，打破科研协作单位之间的信息壁垒，更好地将档案资源服务于军工科研工作。

3.加强信息安全管理，提升安全保障能力

军工档案信息化中的信息安全是特别需要重视的问题，不仅在技术方面需要进行安全防护，还要从管理制度、人员使用等方面同步开展工作。在技术方面，使用自主可控的硬件平台、软件系统和安全防护产品，采用内、外网双网运行管理的方式提供服务；在管理方面，建立健全军工档案的信息安全管理制度，在军工档案的信息安全管理范围、管理内容、人员要求、设备管理、监督制约及奖惩措施等方面明确要求；在人员使用方面，进一步完善机构设置、明确岗位职责，特别是梳理兼职、专职档案工作人员的使用范围。

4.增强档案管理人员的业务素质，提升服务水平

为了适应军工档案信息化管理模式，需要提高档案管理人员的业务能力，不断加强业务技能培训与交流，提高其业务素质。军工档案管理人员要熟练掌握信息化条件下档案资料的收集整理、加工分析、传递、存储、服务保障等技能。此外，不断优化档案管理工作队伍结构，积极引进具有计算机、网络、信息等相关专业背景的人才，在不断提升档案信息服务的同时，鼓励更多的人才研究信息化时代军工档案管理的新思路、新方法，推动军工档案事业的创新发展。

随着军工事业的发展，军工科研生产和经营管理对军工档案管理工作的要求越来越高，迫切需要运用信息化技术手段建立更加可靠、安全、高效的军工档案服务管理新模式，制定新的军工档案管理技术体系与信息资源开发利用机制，进一步发挥好军工档案管理，总结好经验、发现新知识、创造新价值的作用，以促进军工事业的高质量发展。