新常态下事业单位会计电算化下档案管理现状

王淑云 山东省科技馆

引言

随着会计电算化工作的开展，促进会计工作的重大改变，提高了事业单位的经营质量和会计工作的有序开展，会计电算化已发展成为现代化的重要技术基础，极大地促进了事业单位会计自身的不断创新和发展。

一、事业单位会计电算化档案的特点

过去，会计工作高度依赖人力，大量的工作都需要会计人员手动计算，容易出现统计方面的错误，甚至给事业单位带来巨大的损失。随着会计电算化事业的不断发展，各单位都使用了财务软件进行财务核算和记账，很大程度上提高了财会工作的处理速度。事业单位引入会计电算化，可以有效降低事业单位的人力成本，同时提高会计工作的准确性，有助于事业单位更好地管理资金，正确把握资金的流向。会计电算化还可以为财务报表使用者提供便利，财务管理人员可以利用财务软件快速生成财务报表，及时向决策者或者投资人提供相关的财务报表，及时传达事业单位的财务状况。

事实上，不同的事业单位面临的财务管理状况不同，对于会计信息的需求也不同。事业单位可以根据自身不同的需要制定具体的实施策略，以推进会计的电算化进程。相比于手工记账，电算化会计处理方式能够更加及时地更新信息，同时减少计算时的错误，并进一步提高会计工作的质量，更好地适用于竞争激烈的市场经济环境，助力于事业单位更好地掌握资金流向，提高事业单位的经济效应。由此可见，现有的市场环境要求事业单位使用电子化的记账方式，推广电算化的会计档案有其必要性。会计电算化是会计工作的一次革命，一次质的飞跃使得会计档案要素也有了大的变化，总结起来有以下几个特点：

（一）会计档案存储的要件发生了较大变化

手工记账时期，会计档案的要件是：原始凭证、手工制作的记账凭证、手工记账账簿和报表等。相关账户的信息必须保持一致，保证单证相符，需要花费大量的时间核对账户中的信息。同时，为了防止他人恶意篡改信息，这些档案都具有唯一性，一旦记账就不得更改，账单必须保持清洁，严格遵循相关的记账方法，但这种记账方式也存在不可避免的弊端，如若有丢失就不能补充，降低了会计工作的灵活性，给后续的一系列工作带来了困难。另外，使用传统记账法的公司需要开辟专门的档案室，安排专人看守，以存放大量的纸质财务档案，但纸质文件会随着时间的流逝而损耗，纸质会变黄、变脆，不利于长时间保存文件。财务软件出现后，改由计算机软件系统通过打印机打印保存的凭证和账簿，大大提高账户信息校对的速度，财务人员可以使用公司内专门的数据库快速地对信息进行分类、整理、差错，同时可以采用磁盘、光盘等移动存储设备的磁性介质来保存，进一步保障财务信息的安全，当纸质文件出现破损时可以及时恢复信息。但财务软件也会带来安全隐患，使用软件存在黑客入侵的风险，而磁盘中的信息也容易被他人复制，这就要求单位不仅要保存打印输出的纸质会计档案，更要保存好财务软件输出的电子档案，从而使会计档案拥有双重的档案载体。

（二）会计档案保管的要求提高了

传统的会计档案就是纸质的凭证和账簿等，它的保存条件按正常的档案要求管理即可。而存储在磁性介质上会计档案质量取决于输出文件时财务人员使用财务软件技术水平、刻录设备的精密程度、存储介质（如光盘）的质量、存放环境和存放时间等因素的影响。如果其中哪一环节出了问题，存储的资料都不能正常查阅使用。这就要求会计档案管理人员及时对会计档案进行数据备份，并对保存的会计资料进行定期检查和备份，防止由于磁性介质的损坏而造成单位会计档案数据的丢失。为此，公司应当对会计人员进行软件使用方法的培训，确保相关人员能够正确使用软件，制定专门的磁盘管理制度，要求财务管理人员严格落实相关制度，严格把关磁盘的管理，谨慎进行财务信息的复制，要求相关人员在复制信息时必须登记，留下记录。

二、事业单位会计电算化会计档案管理的现状

（一）会计电算化电子档案管理制度有待完善

随着计算机网络技术的不断更新和发展，单位的会计电算化系统不断升级，这就使得会计电算化档案在管理内容和方法上都提出了更高的标准和要求。而现在的管理水平就显得较为落后和单一，管理体系的建立没有与技术的引进速度匹配，存在脱节的情况，在财务工作的管理方面仍然存在问题，留下了制度漏洞。在引入财务软件的背景下，现阶段迫切要求单位制定一系列会计电算化管理制度，完善管理体系，加强对于相关人员的监督，确保财务信息的安全。从会计资料的输出期间、备份文件设备、按年份记录标准格式文件名、存储介质，都要有相应的标准和要求。虽然信息化的财务工作克服了传统财务管理工作的各种弊端，但手工记账方面建立的一些优良传统仍然应当继承，保持谨慎的财务管理态度，例如为了保证财务信息不泄露，备份完成后资料的交接也要按传统资料的交接手续进行，管理财务信息的人员要定期轮换，不能使同一人长期担当保存财务信息的工作，同时管账与管钱的人员也需要分开，确保财务信息的真实准确。

现在大多单位还没有认识到财务管理制度方面存在的不足，将财务文件和电子档案置于较大的风险之中，没有对电算化信息档案管理人员进行培训和专业指导，造成部分财务管理人员缺位，也没有对其职责做出详细的规定，职责的风险划分不明确，出现意外情况后难以追责，不利于发现问题所在；更没有采取相应的措施来保障档案管理质量，没有建立起统一的电子财务账户管理标准。这就造成了会计电算化信息存储质量难以保障，可能会使信息流失和损坏，一些重要资金状况信息的流失还会使事业单位遭受不必要的巨大损失，甚至危及事业单位的存亡。

（二）会计电子信息档案未纳入档案管理范畴

会计信息电算化是建立在会计核算基础工作之上的，需要财务人员具备相关的财务知识和必要的计算机技术，能够熟练使用各种财务软件，合理使用事业单位内外的财务信息平台。将电子档案运用到会计中需要相关人员严格落实会计核算的各项程序，及时更新基本数据，并利用专业的软件对数据进行高效处理，确保输入数据的准确性、真实性，保证原始数据与记账凭证中的记录一致，严格把控数据的输出。而以上的工作都需要对电子档案进行有效的管理。

虽然各级事业单位都实现了会计电算化，会计电算化是单位财务人员工作最基础的条件。但是大多数事业单位并没有严格遵守《会计档案管理办法》中的管理要求，将电子存储设备中的会计信息材料按照档案管理办法要求规范存档，忽视了会计电子信息档案的存储管理，不仅没有发挥会计电算化双重保险的优势，还加剧了财务信息丢失的风险，不少事业单位就因为没有妥善保管磁盘中的财务信息，被不法分子利用，财务信息落入竞争对手中，让对方抢占了先机，最终在竞标中失利，导致了事业单位的损失。一方面，财务数据电子备份只是由财务软件系统自动生成，这些电子会计档案保存在原财务软件的计算机中，没有经过专业的系统管理人员、财务人员进行归档整理，没有及时删除软件中的财务信息，大大增加了信息泄露的风险，这些电子报表也就更不可能纳入单位档案室的管理范畴，有的小事业单位甚至没有专门的处理财务工作的电脑，而是在员工的个人电脑上进行，工作人员在进行完财务工作后也没有及时关闭电脑，任何人都可以轻易地拷贝公司的财务信息。另一方面，部分单位的档案室也没有按标准要求设立独立存储电子资料的档案储存设备，忽略了电子档案的重要性，载有财务信息的磁盘长期由财务人员随身携带，一旦丢失就容易导致财务信息的泄露。

（三）财务人员的电子档案使用及保管水平亟待提高

日前，鉴于会计人员并不是计算机专业的操作工程师，对计算机相关知识相对欠缺，操作能力普遍不高，对财务软件的使用仅仅维持在基本的操作和使用上，尤其是年龄较大的财务管理人员，学习新事物的能力较弱，难以掌握财务软件的使用方法，习惯于手工记账的方式，在电脑操作方面不熟练，操作水平不能严格达到相关的标准和要求，不能及时将会计信息电子备份到另外的存储设备中，这就不可避免地影响了电子会计档案完整、正确的备份工作，造成了会计资料假备份、备份不全的现象时有发生，对会计电算化档案的保存及使用造成不利影响。

三、加强单位会计电算化档案管理的具体措施

（一）完善电算化会计档案管理制度，制定与信息化时代相适应的电子档案管理办法

事业单位要积极的制定适合本单位电子会计档案管理的具体规章制度和管理办法，对电算化档案管理岗位人员的工作职责做出明确细致的条款和要求。财务档案交接手续、交接时间、监交人员要按纸质档案的标准制定详细流程；对电算化会计档案的保存形式、保管条件、适用的搜索软件、电子档案刻录光盘等存储介质保管制定相关制度；保管手册、查阅手续、复印登记、注销到期电子档案等制度；电子会计档案的备份制度，将电算化会计档案及时、定期、规范备份，每年会计年度结束将会计电算化数据备份到磁性介质，并建立备查登记台账，注明备份时间、备份人员、档案期间、档案份数等，同时由于磁性介质的特殊性，管理人员要做到电子档案定期检查、复刻，以免造成信息资料丢失、损坏。

会计电子档案审批调用制度，对电算化会计档案的各项内容规定不同级别的查询权限，普通档案和涉及单位机密的数据查阅、调用，需要不同级别领导批准使用，普通档案由分管领导审批。涉及单位秘密的档案，需要制定单位设密档案的管理制度，必要时单独存储于密码箱内。只有单位主要负责人审批，并委派档案管理人员陪同查询。同时设置不同级别查询密码，不同权限的管理人员分别输入密码方可进入查询系统，以保证设秘档案安全性、保密性。

（二）强化档案管理人员的继续教育，提高档案管理人员的专业水平

随着财务软件系统的不断升级，操作系统不断完善，会计档案的智能化、专业化和信息化不断提高，对档案管理人员的计算机操作水平、经济法律法规、档案管理法规等知识水平、业务素质提出了更高的要求。这就要求加强对档案管理人员培训，并不定期在财务管理方面、档案管理领域进行交流研讨活动，互相取长补短，从而使档案管理人员既有相应的经济业务知识又有档案管理专业水平，能够自主、专业的应用会计电算化系统。使其成为电子档案管理方面的专家。及时、准确提供有关部室所需要的会计档案信息资料。

另外，财务人员在使用财务软件时必须注意下列事项：①应当安排一位特定的人员负责所有的结账工作，提高财务信息的保密性。在财务软件的默认设置中，结完账后账目将呈现锁定状态，无法再进行修改，以避免他人随意修改财务报表等重要信息，这就需要最终的结账人员具备细心的特质，能够胜任繁杂的财务数据处理工作，所以事业单位应当培养能够熟练操作软件的财务管理人员，指定人员负责结账，禁止其他人代为操作，避免出现失误给后续的工作带来麻烦。②结账前必须检查所有的原始凭证，保持单据的干净整洁，其中的信息处于完整的状态，尤其要注意检查凭证上的日期、金额等重要信息，核实负责人签名，多次检查，避免出现遗漏，发现有记账错误的情况要及时改进。财务软件大大方便了工作人员的数据处理，一般不会出现计算错误的情况，尤其是配合数据库的使用，可以快捷处理各类信息，但仍然会出现记账科目使用错误的情况，部分财务管理人员过度依赖软件的自动处理功能，而忽视了出现错误的可能性，使得这一类的错误更加隐秘，不容易被发现。发现结账条件不完善时应当立即停止结账工作，并和相关人员联系，共同寻找问题所在，补足遗漏的单据等。③结账工作必须严格遵循时间顺序，上月结账未完成就不能开展下一个月的结账工作，在每一个记账周期结束时都要按时进行结算工作，禁止拖延，否则就会影响到下一月的工作，不利于保持财务工作的连续性。若结账成功，则应做月结标志，账目呈现以完成的状态，需要有管理员认证等才能对账目进行修改，避免有人恶意篡改数据；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。提醒财务管理人员尽快处理财务账目。④年底结账时，系统会自动生成下一年度的空白文件，包括各项子文件，为之后的记账工作做准备，财务人员需要通过软件结转年度余额，而对于一些固定不变的账目软件会进行自动处理，延续到下一年。⑤跨年度的结账工作比较特殊，通常在1月份进行，这就需要处理年度结账与月度结账的矛盾，因此，软件允许在1月的时候对上一年度的账目做出修改和补充，方便财务人员开展工作，优化事业单位内部资金管理的灵活性。

（三）加强单位负责人的电算档案管理意识，逐步将会计电算档案规范化

档案管理水平最终取决于单位领导的重视程度，领导重视就会从人员调配、设备保障、管理制度的制定提出严要求和高标准，单位的会计信息档案管理就会提高。公司的管理人员不仅要从制度上优化财务管理工作，制定相应的财务软件使用章程，要求财务人员严格按照规则使用软件，还要从思想认识上入手，提高相关人员的电算档案管理意识，让财务人员意识到使用软件开展工作的好处，培养他们使用财务软件的习惯，为软件的推广奠定思想基础。为了提高财务人员的积极性，各级主管部门也要不定期将单位的电子档案管理纳入考核范围，对各单位的档案管理评出优、良、一般和差级别，评选等级纳入文明单位的评选、绩效考核等，这样促进单位电子化档案管理水平的提高，让会计电算化成为事业单位日常管理活动的必要组成部分，进而推动事业单位的现代化管理，将信息计算以及计算机系统引入事业单位的资金管理中，更好地规避风险，增加事业单位的效益。

结语

档案管理在现代事业单位制度中占据着重要的地位，是事业单位日常工作的重要环节，尤其在涉及到资金的会计工作方面，因此事业单位应当建立完善科学的会计档案管理制度。我们相信，只要领导重视，各方面团结协调，单位的电算档案管理工作就会提高，从而更好地为单位服务，以规避财务管理过程中存在的各种风险，保障事业单位的经济效益。随着单位信息化建设的不断普及，单位电子档案会越来越普遍，越来越规范，完善事业单位的管理制度，助力于事业单位的持续性发展。