电子发票推广与应用面临的问题与建议

崔 航 大连港引航站

在互联网飞速发展的今天，电子化、数字化已经渗透到生活的方方面面。随着信息技术的发展和电子商务的兴起，电子发票也与我们的日常工作生活联系得越来越密切。虽然电子发票有着便捷、高效、环保等诸多优点，但由于使用时间较短、相关规定尚未完善、传统观念的转变困难、企业信息技术的投入不足，以及如何有效监管等问题也阻碍了电子发票的进一步推广应用。而如何更好地使用电子发票、如何建立更加完善的电子发票管理体系，也成为了许多企业急需解决的难题。

一、我国电子发票管理与操作背景

2012年初，国家税务总局在北京、浙江、广州等22个省市开展电子发票应用试点工作，开启了我国大力推广使用网络发票管理系统开具发票的进程。2015年末，财政部、国家档案局新修订了《会计档案管理办法》，而后又于2020年3月印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对电子发票入账归档工作提出了更加细致的规定。2020年12月20日，国家税务总局又发布了《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》，进一步在全国新办纳税人范围内实行增值税专用发票电子化。随着电子发票的逐步推广应用，其对社会的影响也在与日俱增。

二、电子发票的积极影响

(一)获取方便、有利于提高工作效率

普通纸质发票要靠开票人员输入信息进行打印后才能获得，对于发票获取方来说有时为了取得一张发票可能需要多次前往开票地点，付出了时间成本，也浪费了金钱、人力；而对于发票开具方来说，不仅需要定期去税务局领取发票，还要进行已开具发票验旧、新购发票读取等工作。人工开具发票时还有可能出现录入信息错误等操作失误，导致发票信息准确率降低。采用电子发票后，不再需要人工打印与人工传递，节约了企业的管理成本，大大提升了工作效率。

(二)节约运营成本，满足现代环保要求

纸质发票需要人为装订成册，单独存放保管。不仅耗费劳动力、浪费空间，还可能存在丢失、损毁的风险。而使用电子发票后，对信息化程度较高、可以完全进行线上账务处理的企业来说，仅需保存电子版发票即可，不再需要打印保存纸质版发票，如此一来大大节省了人力、空间，而且可以提升发票保管的安全性。同时由于不再需要打印发票，每年可以节约大量纸张，降低企业耗材成本，也更加符合现代绿色环保的理念。

(三)提升税务监管力度，防范偷漏税现象发生

电子发票开具后，发票信息便可即时传输到税务平台，税务机关可以通过发票公共服务平台更加全面、快速地对各个企业的发票信息进行比对与稽核，对出现的异常现象进行重点检查，实现对发票全时段、全方位的动态监控，有效预防虚开、乱开发票的情况产生，提升税收监管能力。

三、电子发票面临的问题

(一)电子发票接受度有待提高

目前，电子发票运用最广泛的行业当属电商企业以及快递等服务行业，一些国有企业、事业单位等还保留着传统的财务理念，依旧倾向于获取纸质发票，对电子发票的接受度不高。同时，对于习惯开具纸质发票的单位来说，对变更开票方式的行为也会比较排斥。

(二)电子发票重复报销风险

电子发票下载打印不具有唯一性，可以多次查看、打印，且不需要额外加盖印章，这样就给财务人员识别发票重复性增加了难度，也使得电子发票重复报销的风险大大增加。因此如何辨别电子发票的唯一性，成为许多企业急需解决的难题。

(三)电子发票数据被篡改风险

在内控管理较为薄弱的企业，如果其他部门人员在报销时通过修图软件等对电子发票数据进行篡改，例如只修改发票的金额、日期等，而不改动发票代码，财务人员很难从发票表面发现问题。尤其是当企业规模庞大，每月报销业务量多的时候，更加大了财务人员审核发票的难度。

(四)电子发票保管问题

在许多还没有完全实行办公无纸化的企业，依旧采取将电子发票下载打印的纸质版作为原始凭证的传统报销方式。如果没有及时了解最新电子发票存档要求，即“以电子发票的纸质版作为入账依据的，必须同时保存该打印件的电子会计凭证”，可能会忽视对电子发票电子版的保管，进而导致电子发票保管混乱。

(五)网络运行安全隐患

电子发票通过互联网进行开具，可能加大购销双方企业财务信息泄露的风险。如果开票系统遇到网络故障或遭受恶意攻击，也会给电子发票的开具、使用带来不利影响。如何构建安全稳定的网络运行环境，为电子发票的平稳运行提供强有力的信息技术支持也成为企业需要面临的新挑战。

四、电子发票推广应用的有关建议

(一)税务机关可采取的措施

1．加强舆论引导，提高电子发票接受度

可以通过报纸、电视、广播、微信公众号以及时下最火热的短视频等媒体进行电子发票推广宣传，鼓励传统行业开展电子发票业务，简化电子发票申请流程及操作步骤，打消企业顾虑，加快无纸化办公推行进程。

2．提升发票平台建设

为方便财务人员对电子发票进行查重，税务机关可通过升级发票综合平台功能，提供授权的接口与企业财务软件进行对接，实现电子发票入账状态信息的同步。财务人员对取得的电子发票进行账务处理时，可登录发票综合平台，开启财务系统与税务系统联动设置，通过输入发票号码等信息自动校验本地和税务端已入账发票数据，防止重复报销的情况发生。在对每张电子发票进行入账处理后，其信息自动传输到税务平台进行保存，形成电子发票数据信息库。

3．完善电子发票法律法规建设

在现行《发票管理办法》的基础上，新增电子发票具体管理要求。明确电子发票的申购资格、开具方式、格式内容、储存保管等规定，同时对虚开电子发票、伪造电子发票等行为加大惩处力度，确保电子发票的开具资格合法、开具流程合规、开具内容真实。

(二)企业可采取的措施

1．建立电子发票备查台账，防止发票重复报销

对于每月取得电子发票较少的单位，财务人员可以通过EXCEL表格对已进行入账报销处理的电子发票进行登记，将发票代码、金额、开具日期等关键信息形成备查台账，每次发生新的报销业务时可先与台账中的发票信息进行比对，避免电子发票重复入账。同时登录国家税务局发票查验平台对发票进行查验，确保取得的电子发票真实、合规、合法。

2．借助电子发票管理软件等信息化手段

由于建立发票备查台账会增加财务人员的工作量且有数据录入错误等风险，企业可以借助OA财务报销系统或者SAAS的发票管理服务提高发票管理质量，信息化建设较为完备的企业也可以在企业内部设立电子发票查重系统，对取得的电子发票自动进行比对识别，从而提高财务工作效率。

3．建立企业内部电子发票管理制度

短短几年时间，电子发票从诞生到如今被广泛推行，离不开国家的推广扶持。因此各企业也应积极响应，根据国家颁布的相关管理政策，结合自身特点，制定属于本单位的电子发票管理制度，规范电子发票的使用。财务人员要严格执行相关制度，内控、审计等监督部门也要在平日侧重于对电子发票进行检查，加强对电子发票的监管。

4．加快财务信息化建设，提升企业网络安全水平

电子发票的开具过程有可能出现泄漏纳税人信息的情况，网络安全漏洞也会使一些不法分子恶意篡改发票、盗用纳税人信息。因此，企业应重视财务信息化建设，加大资金投入，配备好信息技术相关软硬件，构建一套行之有效的财会信息安全保障体系，为电子发票的安全使用保驾护航。开具发票的计算机应专机专用，不得用于其他用途；要设置开机及登录密码，开票人员离开时要及时退出发票系统，安装并定期升级杀毒软件；相关发票数据信息要及时备份并由专人进行维护保管。

5．提高财务人员综合能力，提升风险意识

在科技发展日新月异的今天，财务人员应充分意识到电子发票的重要性并对其可能产生的核算风险起到足够的重视。如果还保持旧观念，不仅会被时代所淘汰，还会增加企业财务核算风险。因此，财务人员要在实时更新财务知识的基础上适当掌握一些基本的信息操作技术，同时加强数据分析能力，这样才能开阔眼界，不断提高财务核算质量，为企业管理增加价值。

五、结语

电子发票顺时代发展而生，我们在利用其带来的便利性的同时也要防范其可能带来的风险。随着相关政策文件的不断出台，电子发票的使用会更加广泛、规范，对各个行业、企业的影响也在日益增强。因此早日意识到电子发票的重要性，在防范其风险的基础上充分发挥电子发票的优势，才能更好地促进企业发展。■