论事业单位后勤档案管理存在的问题与对策

何华颖 河南省有色金属地质矿产局机关服务中心

随着我国事业单位体制的不断改革，后勤管理工作也逐渐得到更多人的认同。同时，相应的管理制度和管理意识也得到一定程度的提升，在事业单位内所发挥的作用也越来越大，已逐渐成为事业单位中不可或缺的一部分。但后勤档案管理工作相对于人事、财务等档案管理来说，涉及到的范围较小，且在管理手段和关注度方面也较为不足。因此，提高关注度，加强管理手段是当前后勤档案管理工作的重中之重。

一、事业单位后勤档案管理工作的重要性

(一)记录历史所需

所谓档案，就是对以往的历史文件给予清晰明了的保存，并对其进行原始记录，这也是档案所具有的独特性。就一个企业或单位发展而言，后勤工作大多都以零散、繁杂的内容为主，并且工作的连续性很强，所以利用后勤档案，能够将企业或单位发展的整个历程明确记录，也可以称其为历史记载。由于事业单位内部机制不断调整，后勤人员流动性较大，因此，建立健全后勤部门的信息档案管理，有利于整个部门发展的完整性。在事业单位深化改革的背景之下，对后勤档案信息的开发利用与创新，成为了后勤档案工作者所面临的巨大考验。因为只有参考后勤档案，才能够对之前工作的运作情况进行深入了解，并发掘其中问题进行总结，从而制定有效的改善策略和发展决策，以此减少无效工作，提高后勤部门的管理水平。

(二)文件资料利用

后勤档案在不断发展中必然会存在很多种文件资料，例如采购合同、招标文件等，这对于事业单位开展业务是非常重要的，且一般这类文件都具有法律效应。一旦涉及到法律纠纷，这些文件就能够成为法律利刃，用以维护自身的合法权益。与此同时，事业单位的发展离不开房屋、水、电等基础设施建设，所以加强对事业单位后勤文件资料的保护，就是在维护事业单位的根本利益，同时也在为事业单位今后的发展做铺垫。在后勤档案当中，文件的种类极多，既存在基础性文件，也存在技术性文件。而无论是基础文件还是技术文件，对于事业单位的发展都具有重要作用。因此，合理利用好后勤档案，不仅能够提高事业单位日常工作效率，还能够有效降低对资源的损耗，最重要的是它能够为事业单位后勤部的工作提供科学性的参考，便于今后更好地服务于单位和社会。

(三)便于信息存储

一份有效的后勤档案，应当包含项目中涉及到的各方面信息，如图纸、数据参数、技术标准、各环节施工情况等方面。后勤管理工作属于一项长期且连续性的工作，随着时间流逝，工程项目的维修频率会以递增的趋势发展。若没有这些文件支撑，那么设备运行就会受到很大影响，同时也会影响到事业单位的日常工作和业务。而随着信息技术的发展，将档案信息数字化管理。同时，开发相应的软件系统，利用信息技术手段，将纸质信息转化为电子文档，存储到后勤档案系统中，实现部门成员信息共享，从而提升文件的检索和应用效率。而在事业单位的廉政建设和审计工作中，也能够快速调取所需要的文件信息，提高后期档案的有效利用率。

二、事业单位后勤档案管理中存在的问题

(一)重视程度较为不足

由于后勤档案工作在事业单位中并非主要工作项目，所以很容易受到大家的忽视，甚至很多人认为后勤档案管理工作存在与否无关紧要，这也就使得后勤档案管理人员在工作当中没有足够的管理意识去服务于档案管理工作。加之事业单位对于后勤档案的使用范围较小，常常出现“以人代档”“人走档无”的现象，无法重新展现后勤档案对事业单位日常工作的重要性。除此之外，后勤档案人员在开展服务工作时，由于意识薄弱、管理不足等多方面因素的影响，无法对房屋、水电、餐饮等方面做出有效的后勤保障，自然而然，这部分档案信息也无法得到有效规整。

(二)制度体系严重缺失

由于后勤档案很难被列为单独的体系，也没有专门存放后勤档案的空间，如此一来，档案管理工作的连续性和完整性就无法得到充分保障。以至于在档案信息的检查、验收、考核等方面没有制度的约束，造成档案管理不规范等情况。

(三)人才资源十分匮乏

当前负责后勤档案管理的人员，绝大多数为其他部门的兼职人员，他们并非专业的档案管理人员，也没有扎实的管理基础，加上这部分人员经常在岗位之间调动，以至于在后勤档案管理工作中较为力不从心。在业务单位的岗位编制上，基本都是严格控制安排的，难以单独配出独立的办公区和办公人员。但对于后勤档案工作来说，管理人员设立兼职岗，岗位流动性大，造成后勤档案管理工作交接困难，无法保证档案管理的连续性。同时，这部分人员也没有经过专业培训，对于业务知识不够熟练，缺乏专业技术水平，只能够做一些简单的材料收缴工作，无法胜任档案的归档与整理。除此之外，还有很多档案材料没有收集完全，一部分还散落在其他地方，导致资料缺失，给后勤档案管理工作带来非常大的阻碍。

(四)工作效率低下

先进的硬软件设施和档案管理氛围是工作开展的一大前提，之所以造成后勤档案管理工作的利用率低，主要是因为管理人员对于相关设备的应用不熟悉，仅凭自己自身的了解去做。并且设备的使用年限很长，很多情况下无法适应新的版本，以至于档案管理工作整体效率低下。而且档案管理人员来回更替的频率较高，很多人还没有没有掌握基础知识就匆匆上手，往往还需要依靠外援的支持。除此之外，由于当前后勤档案仍以纸质为主，当有需要时查询、翻阅文件都十分不便，导致工作效率无法提升。后勤档案管理工作也因缺乏领导层的重视，资金投入力度不足，没有足够的能力及时更新设备或更换设备。基于新时代下，档案管理数字化已经成为时代大趋势，然而，在此背景下，后勤档案管理工作却依然沿用传统手段，无论对于以往文献信息的保存，还是现阶段文件的查阅，或是对未来文件的应用都极为不利。

三、提高事业单位后勤档案管理工作的对策

(一)加强宣传工作，提高档案意识

想要全面提升事业单位后勤档案管理工作效率，宣传工作必不可少，通过有效的宣传提高相关人员的重视程度和管理意识，以此来为事业单位后勤档案管理工作奠定坚实的基础。首先，要让相关人员明确后勤档案管理工作的意义。只有思想得到改观，才能形成良好的工作意识，进而积极的投身到档案管理工作中。另外，还需强调后勤档案中文件的法律效应，引导大家重视后勤档案管理工作。由于后勤部门涉及到的工作很多，所以管理人员要能够分门别类的对档案信息进行归整，如此才能充分发挥后勤档案信息的价值。其次，注重后勤档案的专业化管理。围绕后勤建设建立专门的档案，充分发挥事业单位财务、人事等部门的效应，形成完整的后勤档案管理体系。最后，提高对后勤档案管理工作的监督力度，定期安排评审人员对后勤档案进行评估，以质量为先提高监管力度，从而使得后勤档案管理工作效率不断提升。

(二)建立健全体系，完善规章制度

首先，要加强后勤档案管理工作计划。对部门已有的档案管理设备定时更新，确保工作系统和硬软件设施处于最佳状态。其次，及时修订事业单位后勤档案管理方法。针对于部分管理人员工作随意等问题给予解决，以便展开高效率的管理工作。最后，提高后勤档案管理的标准。根据后勤档案评估检测结果，整合现有问题及时解决，并在此基础上提高工作标准，切实将高标准、高质量、高水平的理念融入到后勤档案管理工作中。

(三)重视业务培训，提高人员素质

基于当前时代的发展，人才作为企业的核心竞争力，对企业的长远发展是非常重要的。因此，后勤档案管理人员就需要充分认识到自身对于单位的重要性，发挥自身价值并应用于档案管理工作中，积极参与技能学习，提高自身专业技能和业务水平，以此来提升后勤档案管理工作质量。

(四)加大投入力度，提高工作效率

事业单位领导层要充分认识到后勤档案管理工作的重要性，并加大资金方面的投入，用于购进现代化软硬件设备，引进新时代化的信息管理模式。随着信息技术和网络技术的不断进步，事业单位后勤档案管理的数字化发展也是必然所趋，与此同时，借助互联网也能够帮助后勤档案管理形成更加规范化的体系，从而使得档案管理工作高效地开展。除此之外，档案管理人员还需要对档案的价值有充分认知，利用信息化管理手段收集和整理零散的档案资料，并利用有效资源提高对档案资料的开发与利用，充分发挥其价值。为此，档案管理人员就需要不断提升自身专业技能，熟悉各项设备的操作，通过应用计算机与互联网，推动后勤档案管理工作的运行，实现后勤档案管理工作的健康发展。

四、结语

综上所述，在社会主义制度不断完善的大前提下，事业单位想要朝着更好的方向发展，就需要以科学发展为原则，全面提升事业单位后勤档案管理工作水平，针对当前遇到的问题一一解决。为此，提高相关人员的重视程度，建立健全后勤档案管理体系，完善相应制度，结合互联网信息技术创新后勤档案管理手段，通过宣传引导更多人才参与到档案管理工作当中，以人才作为驱动力来消除传统后勤档案管理工作当中的不足。除此之外，事业单位也需要加大资金投入力度，积极引进先进化设备，并定期对硬件设备进行更新和维护，从而为后勤档案管理工作的顺利展开提供有力条件。■