“双一流建设”背景下高校二级管理学院档案建设的问题和对策研究

甄贞

（中国政法大学，北京102249）

2015年，国务院正式颁布了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》［1］。高校以“双一流”建设为抓手，积极推进校院两级管理体制改革。校院两级管理体制改革，即将学院人权、事权、财权，由学校统一管理下放至学院自主管理，使学院成为责、权、利统一的办学实体［2］。学院档案管理应紧跟双一流建设步伐，从学院实际需求出发，建立为二级学院服务同时具备自身特色的档案管理制度，记录学院和学科发展的历史和现状，借助信息化建设平台共享电子档案管理成果，为教师、学生提供专业和便捷的个性化服务。

一、高校档案管理面临的问题

（一）高校档案管理模式和结构单一化

高校档案管理长期服从和依赖于校级统一管理模式。从档案生成途径来看，学校将行政管理部门的档案列为重点，各归口部门按照岗位职责生成大量重复性的规章制度、工作通知和发文。教师人事档案转入学校后，以各行政管理部门为档案材料生成的归口单位，分别建立业务档案材料后，归入人事档案管理和保存。学校行政档案和人事档案多以纸质材料为主，统一存放于档案室。一旦档案发生丢失、遗漏、损毁，会造成不可挽回的损失，后果严重。

（二）档案信息提供与利用不便捷

高校普遍采用传统纸质材料归档，存在电子档案配套不健全的问题，档案信息化建设水平参差不齐。纸质档案生成周期长，教师个人申请阅档的行政审批步骤烦琐。高校各部门业务资料单独生成，大部分过程材料不归档，因而无法记录全部业务环节。部门间的信息不交换，无法实现同步更新，档案信息利用率不高。

（三）学院档案管理亟待建设

部分学校的人员和物力配置不足。高校招聘专职档案管理人员多集中在行政管理部门，如学校档案馆、图书馆、学籍管理部门、人事部门等。学院档案工作多由管理岗位人员兼职承担，未配备专职的档案管理人员，档案管理工作的主要任务是完成各部门分配下来的业务归档工作。部分学院存档条件简陋，固定资产配置少有专业档案库房或档案柜，存档内容不能体现学院人文精神和内涵。业务档案和人事档案无法集中体现各学科特色及其发展历史。因此，二级学院档案工作亟待加强，学院应收集和珍藏学院创建、建设历程的档案，整理学科发展规划的历史和进程，提炼学科特色，由学院建档实现长期保存。

二、高校二级管理学院档案建设对策

（一）学院档案管理的制度建设

学院档案管理工作的落实主要取决于相关制度建设，制度建设完善后则需落实到位。一方面，学院应遵循学校统一领导，切实完成行政管理部门下达的各项档案管理任务，完成资料收集、整理、分类、登记和保管，做好基础工作。另一方面，二级管理学院应探索档案分级管理制度，充分发挥学院机构设置紧凑、二级学科集中和优势突出、学院与教师和学生联系紧密、学院内部各部门合作性强便于领导等特点，制定与学院发展步骤相符合的档案管理计划，优化档案管理主体结构，灵活增设档案管理内容，简化档案查询流程，提高档案信息的利用率和服务质量。任何制度建设都是逐步完善的。学院应立足教师、学生、学科发展，建设符合学院特色和需求的档案管理制度，不可过度依赖校级档案管理制度。学院可以成立档案工作领导小组，对档案工作进行整体部署，组织开展档案员业务培训和调研工作，明确档案管理人员岗位和职责。

（二）学院档案建设的主要途径

高校档案多采用纸质材料存档，纸质档案数量巨大，档案材料生成周期长。高校档案管理工作要投入大量的人、财、物力，完成材料收集、整理、归类、保存的一系列工作。对档案管理人员、档案室设备和设施的专业性要求很高。二级学院应以电子档案为主要途径，并与高校现有OA业务系统无缝对接，实现档案信息的长期无纸化保存和数字化查询。一方面这能避免数据重复采集，资料重复归档，提高整体管理效率；另一方面，能实现高校行政办公档案资料数字化，提供便捷查询路径，提高利用率，从而弥补学院人力、物力和场所不足的弱势。

1.学院档案主体结构构建

主体结构构建应从学院档案建设需求出发，力求“精巧”而避免“庞杂”。从整体上可由三部分构成，即业务档案、个人业绩档案、学院和学科发展档案。

（1）学院业务档案。高校要对学校行政管理部门现有业务档案做细致补充和逐步完善。以科研项目档案为例，科研项目的档案管理从立项到结项，历时长达数年，且科研、财务、学院多个对口部门需协同管理。现有科研项目档案多侧重于立项材料的归档。科研项目初次申请、立项后的项目调整、项目中期检查和后期结项、结项成果、项目后期拨款，这些过程材料容易忽视，无法保障其完整性。教师在科研项目经费报销和调整过程中，常常要从立项起提供一系列的过程材料。学院应从教师实际需要出发，细致梳理过程材料生成电子档案，填补业务档案真空区，为教师提供准确业务信息和个性化服务。

（2）学院个人业绩档案。个人业绩档案是在教师人事档案的基础上，对个人业绩档案做“立体化”的整理和补充。自全国事业单位启动全员岗位聘用制以来，人事管理从以身份管理模式转换成岗位聘任管理模式。对高校而言，教师个人业绩档案应将教师的师德评价、教学成果、科研水平、获奖情况、社会影响力等集中反映出来。现有的人事档案对个人业绩的记载和保存，基本仅局限于岗位聘任或工资变动归档材料，由个人填写存档表格，获奖证书、科研成果、科研项目、教学履历、社会影响力等原始材料都不存入纸质版的人事档案中。教师如查询个人业绩和历史发展情况，要借助于学校各行政部门开发的多个管理系统，如岗位聘任与职务职称变动要借助人事管理系统查询，科研成果和项目要借助科研管理系统查询，教学和课程要借助教务管理系统查询。因此，学院可为教师开发个人职业发展的业绩档案，扫描原始资料、过程资料，形成以个人为存档单元组卷、以各项业务为编目的电子档案。充分发挥电子档案查询高效、使用便捷、信息准确、保存时间长的特点，实现无纸化办公信息流转，打破学校各业务归口部门合作“僵局”和归档材料的“真空区”。

（3）逐步建设学院和学科发展档案，成立学院数字档案馆。我国高校学科水平和竞争力成为国家高等教育资源配置的主要依据。然而，长期以来，高校校史、年鉴和沿革、学校发展规划的记载主要依赖学校档案馆，其传播范围有限，研发和利用程度不高。学院学科建设内容涵盖师资队伍建设、学科专业建设、科学研究、研究生培养、社会服务等多方面。学院和学科发展档案亟待建设。安徽师范大学为适应校院两级管理体制和档案工作发展需要，规范学院档案工作，提高学院档案管理水平，在各学院及附属单位设立了档案分室［3］。

学院可以围绕重点学科，组织人员开展档案资料征集和档案编辑工作，并逐步迈向档案研究和开发阶段。开始阶段，学院组织院史档案资料征集、院史征文等活动，激发教师和学生的热情和主动性。发动广大毕业生和校友，鼓励将个人经历和学院发展历史相结合，记录和撰写院史、学科发展史，着重记录具有时代开创性的重大事件。建设阶段，逐步规划学院数字档案馆的建设蓝图，旨在传播学院文化和展示学科特色，突出展示学科活动和各类学术研讨会议，集中展示科学研究和社会服务成果。研发阶段，开发独具学科特色的代表作成果档案库，为教师和学生共享专业性强的学科研发成果；还可迈出本校大门，建立学院学科同行专家信息库，为教师与专家交流提供更多选择。

2.电子档案的安全性建设

随着大数据技术的运用与发展，提高防范数据安全风险能力势在必行。伴随大数据的广泛发展，用户的隐私信息可能存在泄露风险。学院应增强对档案管理人员的安全和保密教育，同时为档案管理者提供网络安全技术培训，熟悉电子档案管理系统和安全防护系统的使用。尤其是要强化网络安全意识，通过技术手段创造安全的网络环境，提高电子档案的安全性［4］，为教师和学生提供稳定和安全的电子档案服务。

三、结语

随着“双一流建设”的持续推进，校院两级管理体制的改革也在不断深化。一流学科建设是以各二级管理学院为单位开展的，学院档案是高校档案工作的重要组成部分。建立二级管理学院档案制度，是学院和学科发展的客观需要，更是以服务教师和学生为原则的行政管理工作创新。高校档案工作要主动谋划和主动作为，给予二级管理学院支持并推进学院和学科档案建设，以适应新时代下对学科的要求，实现学校与学院档案工作的协同发展［5］。