高校财务信息化建设中存在的问题与建议—— 以H高校为例

王娜 黄冈职业技术学院

引言

当今世界，信息技术日益发展，并且被各行各业广泛应用，信息技术的发展对高校事业也产生了很大的影响。财务信息化不再是传统的记账与核算工作，而是将各个部门的业务通过系统软件整合到一起，财务部门可以随时了解业务的进展情况，可以做到事前预测、事中监控、事后结算、财务分析，保证资金使用的安全性，提高业务的透明性、公开性，降低财务风险，提高资金的使用效益。

一、高校财务信息化建设的意义

高校财务信息化建设可以提高学校财务管理水平、提升学校财务服务水平、实现财务信息共享、提高财务工作效率，对高校财务管理工作的开展有着十分重要的意义。

（一）提高学校财务管理水平

高校财务信息化可以有效降低财务工作人员的工作强度和工作压力，通过财务信息化软件，财务人员只需要进行简单的操作就能完成数据的录入、整理、核算、统计和分析工作，提高了财务人员的工作效率，而且有效地减少了人工核算的失误，提高了财务数据的时效性及准确性，为学校的财务管理工作提供有力的数据支撑。

（二）提升学校财务服务水平

学校各部门及教职工可以在财务信息化平台上进行预算申报、预算调整、业务报销、工资查询等业务工作，学校学生可以完成学费、住宿费或其他考试费用的查询及缴纳等业务。财务信息化平台上可以及时推送最新财务信息，各项财务业务流程及相关制度标准也可以在财务信息化平台上查询。高校财务信息化平台可以有效地降低学校师生与财务人员之间的矛盾，满足学校师生的需求，提升学校财务服务水平。

（三）实现财务信息共享

许多高校的财务信息存在的问题是各部门之间数据相互独立，包括财务部门内部各个系统都时相互独立的。财务信息化平台建设，可以将人事、教务、学工、后勤、科研、国资等财务信息进行统计与分析，然后通过财务信息化共享平台，为学校各部门准确及时地提供相关的财务数据信息，解决各部门信息数据独立问题，从而实现高校的财务信息共享。

二、H高校财务信息化建设的现状

H高校是一所公办综合性的高职院校，学校目前在校生有20000余人，在职教职工接近1000人。在组织机构方面，学校设有机关处室22个，教学单位12个，机构单位数量众多，财务工作复杂繁重。随着我国经济的快速发展，办学规模地不断扩大，资金来源多样化对高校财务工作提出了新的挑战，学校为了提高财务管理水平，提升财务服务水平，H高校正在探索建设财务信息化平台，目前已开发完成上线使用的系统有财务核算系统、收费系统、薪酬发放系统、薪酬查询系统，财务预算管理系统还在开发建设中。

三、H高校财务信息化建设中存在的问题

H高校财务信息化建设中存在财务预算管理系统传统化、财务人员对业务的学习热情不高、新上线的财务系统流程不明晰、财务信息没有达到全面共享等方面的问题，并对这些问题结合实际工作进行分析。

（一）财务预算管理系统传统化

H高校的财务预算系统还在开发中，目前在用传统的财务预算管理系统，此系统包含预算管理模块、预算执行模块、预算明细项目余额查询等模块。

部门年度预算手工编制效率低下。每年年底学校办公室下达下年度预算编制会议通知，财务部门组织召开年度预算编制会议，各部门填报预算编制项目明细及汇总申报表并向财务部门报送电子档及纸质档（经部门负责人审核、部门分管领导审批），财务部门预算人员收集并通过电子表格对其进行加工汇总，人工进行比对分析，然后组织召开归口专项经费讨论会并编制“年度经费预算草案”，该草案上校长办公会讨论，校长办公会讨论后财务部门向各部门反馈与沟通并反复修改“年度经费预算草案”，学校党委会审查“年度经费预算草案”，财务部门再次修改“年度经费预算草案”并形成“年度经费预算方案”，学校职代会审议“年度经费预算方案”，学校办公室行文下达“年度经费预算”。由于学校预算部门数量较多，各部门情况复杂多样，因此学校的年度部门预算工作从预算申报到最终的“年度经费预算”行文下达往往要经历好几个月的时间，各部门的年度预算下达后财务预算人员人员再按部门、预算明细项目（一级项目、二级项目、三级项目）、财务金额、财务科目、预算科目、经济分类等录入财务预算管理系统的财务预算管理模块，所有的预算信息都是财务预算人员手工操作、重复录入，工作效率低，并且很容易录入错误。

传统的模式业务报销难。各部门报销业务时即预算执行，报销人员填写纸质报销单据经部门领导审核，再由财务审核人员审核报销单据并将报销信息手工录入财务预算系统执行相应部门相关项目经费预算，然后报销人员再按财务流程完成财务审核之后的审批工作。业务人员办理财务报销审批手续时可能会因领导出差、开会、财务手续不合规、报账程序不熟悉等而来回往返于财务部门与相关审批部门，增加了报销人员的报销时间。

传统的预算管理系统里的预算明细项目余额查询模块只能通过财务人员才能查询各部门的预算项目余额，信息化水平较低。

（二）财务人员业务能力不强、学习热情不高

H高校的财务核算系统、收费系统、薪酬发放系统已上线，大多财务人员只熟悉自己岗位的业务，对于其他财务岗位业务不是很了解，且学习积极性不高，计算机网络水平也不强，所以对新上线的财务系统的业务操作不熟练。例如：有时因工作需要，财务审核人员需查询某职工的个人借款情况，在新的核算系统里操作不熟练；有时制证会计需查询某时期的收费情况，面对新的收费系统也不知如何操作：有时报销人报销人员津贴发放时，向财务审核人员咨询薪酬发放系统如何操作，财务审核人员由于没有实际操作过也不会运用新的系统。

（三）新上线财务系统流程不明晰

H高校的收费系统、薪酬发放系统、薪酬查询系统等已开发完成，这几个子系统上线前对每个部门相关人员进行了培训，也在校园办公群里上传了相关系统的操作指南，由于参加培训的只是每个部门的报账联络员，其他许多教职工并没有关注这些新财务系统的操作指南，所以在实际工作中，常常有教职工到财务咨询如何操作新上线的财务系统。

因网报系统还在开发建设中，所以已上线的薪酬发放系统的审核审批需线下进行。报销人需将薪酬系统里校内人员津贴或校外人员劳务费发放表打印出来后需找领导审核，由于发放表上的审批流程有填报人、人事处审核、财务处审核、申报部门负责人审核、申报部门分管领导审批、职能部门负责人审核、职能部门分管领导审批、人事部门负责人审核、人事部门分管领导审批、分管财务领导审批、财务负责人审核等进行审核审批，系统里也没有相关的操作流程图或流程提示，导致一些报销人员往往看到这么复杂的审批流程也不知领导审批的先后顺序，也不知道发放表上的所有领导是否都需要审批。

（四）财务信息没有达到全面共享

H高校各部门的系统都是不同的开发商开发的，各个系统都是相互独立的，所以信息不能共享，例如：财务部门想了解学校全年新增各项固定资产的数量，则需要到国资部门去查询；财务部门想了解学校教职工的级别情况，则需到人事部门去查询；各学院想了解本学院学生缴费情况，则需到财务部门去查询；各部门想了解本部门预算执行情况，则需到财务部门查询等。目前H高校财务部门内部的预算管理系统、核算系统、收费系统、支付结算系统、薪酬系统等财务系统的财务信息也是相互独立，例如：出纳付款时需另外进入银行支付系统里录入收款人相关信息进行支付，预算审核人员需查询报销人是否有借支时，则还需进入财务核算系统进行查询。

四、H高校财务信息化建设的相关建议

基于H高校财务信息化建设中存在的一些问题，建议从采用大数据和互联网平台加快信息化建设的进度、提升财务人员的业务水平、提高财务服务水平、实现财务信息全面共享等方面进行优化财务信息化建设，减少信息化系统使用过程中的漏洞，共同建设好财务信息化平台。

（一）采用大数据和互联网平台加快信息化建设的进度

在大数据时代下，高校应该借助大数据与互联网平台，结合实际的工作发展需要，实现财务信息化建设。H高校目前还是用传统的财务预算管理系统，各部门年度预算申报、财务业务报销、预算执行进度情况都是手工进行，这样工作效率低且容易出错，因此加快财务信息化平台建设进度，可以提高工作效率，减少出错率。

财务预算管理系统引入网络预算申报系统，各部门进行预算申报时可以直接在线上填报预算信息，各部门填报的预算信息将存放在数据服务器中，财务预算人员登录财务预算管理系统，可以直接获取各部门申报的预算信息，然后在系统中进行分析和审核，并直接汇总编报学校部门预算草案。网络预算申报系统，将学校各部门与财务部门连接起来，同一预算数据只需预算申报时申报部门录入一次，财务部门不需再重复录入汇总，提高预算编制工作效率，并减少了手工失误。

财务预算管理系统引入网上报销系统，各部门如果需办理业务前，用自己的工号密码登录系统，先填写支出业务申请单，申请按流程审批后，业务人员业务完成后报销业务时，再进入系统填写业务报销单，业务报销单据填写事由、经办人、相关经费项目、经济分类、金额、支付信息、上传发票及相关附件等，并与之前已审批的业务申请单相关联，填写错误的报销业务系统会提示报销人，报销单据填写完成保存后系统会进行下一步审核流程，所有审核审批都是网上无接触进行，如果报销单不符合财务规定，审核人员可以在系统里退回报销单并短信提示此报销单据存在什么问题，报销人整改相关问题后重新上传，直至符合财务要求，报销人可以随时查询报销审批进度、支付进度，报销业务从申请到付款结束都是在网上进行，这样节省了报销人员的时间，也有效地避免了报销人和财务人员之间的矛盾。报销业务完成后系统会自动减少报销业务部门相关项目经费预算，各部门在网上随时可以查询其项目经费预算余额。

财务预算管理系统、收费系统、薪酬系统、支付系统都与核算系统对接，报销业务、收费业务、薪酬发放业务完成后核算系统会自动提取相应的数据并直接生成凭证，支付系统可以与核算系统自动对账，不再需要财务人员手工完成业务，提高财务人员的工作效率，减少财务制证人员的工作量，降低了财务信息的错误率。

（二）提升财务人员的业务水平

高校可以通过轮岗来提升财务人员的业务水平。财务人员如果长期从事一种岗位，那么只熟悉这一种岗位，对其他财务岗位的业务可能会因时间或精力有限而很少接触，因此不了解其他岗位的业务流程，可以每一年或两年进行轮一次岗，让每个财务人员都熟悉每种岗位的业务，并且将自己在日常工作中的问题及建议做成PPT课件相互探讨学习。

高校可以多提供一些校外培训机会来提升财务人员的业务水平。财务人员可以多参加一些发达城市高校的财务业务培训，通过业务培训来提升业务水平。

高校可以学习其他高校的财务业务。学校可以到其他兄弟院校进行考察学习其财务信息化建设情况，学习借鉴别人的优点来弥补自身的不足。

高校应加强财务人员计算机网络知识的学习，培养全能型、复合型的财务人员。财务信息化系统的建设以及建设完成后的实际应用，需要财务人员不仅懂业务知识，还要熟练掌握计算机信息技术来操作信息化系统，并能够迅速准确地发现问题，及时对系统进行有效的维护，从而保证财务信息化系统能够正常运行。

（三）不断优化已上线的财务系统，提高财务服务水平

财务部门可以在财务信息化平台里上传相关的财务规章制度、业务操作流程、业务操作视频，在每个模块上都写清相关业务提示，并且在学校财务网站、学校办公群进行宣传财务信息化平台的操作流程，合并业务流程，简化工作程序，为学校师生提供方便，满足学校师生的需求，不断优化已上线的财务系统，提高财务服务水平。例如：有的教职工想单次查询全年的工资信息，可是财务薪酬查询系统每次只查询到一个月的工资信息，却查询不到连续几个月或全年的薪酬，财务人员应与开发人员及时沟通存在的问题并予以解决。

（四）实现财务信息全面共享

财务信息化平台将财务预算管理系统、核算系统、薪酬系统、收费系统、支付系统等子系统进行连接后，各个子系统不再是独立的系统，财务数据就可以在财务信息化系统里自动提取，实现财务信息共享。例如：报销人员在网报系统里填写报销单据时，网报系统可以直接提取核算系统里的个人借支，报销人员可以直接在网报系统里查询到个人的借支情况来核销借支；核算系统可以直接提取财务预算系统里各部门的预算信息；报销人员业务审核完成后，网报系统直接连接支付系统进行网上支付。

财务信息化平台与校内的人事信息系统、学工信息系统、资产管理系统、教务信息系统、科研管理系统、后勤保障系统进行对接，建立共享的统一管理平台，实现各类信息的无障碍交流，加强财务部门与其他部门的交流，整合财务数据，实现部门之间的信息共享。例如：财务信息化平台与资产管理系统对接，财务人员对固定资产进行账务处理过程中，可以查看资产管理系统中固定资产的录入信息是否正确，确保财务系统与资产管理系统里的固定资产账目保持一致。

结语

综上所述，H高校的财务信息化平台还在开发建设中，对已上线的财务核算系统、薪酬发放系统、薪酬查询系统、收费系统在实际运行中存在的问题，财务人员应善于发现问题和分析原因，并采取有效的措施进行优化新系统；对还在开发设计中的财务预算系统，财务人员应与系统开发人员多进行沟通，使开发人员能按我们的思路和需求进行设计财务信息系统，努力建设一个适合财务工作发展的财务信息化平台。