SAP系统对建材连锁超市财务核算的优势

彭群 中建材投资有限公司

引言

在当前的发展新形势下，市场竞争日益加剧，为了积极应对，建材连锁超市引进了适合企业自身发展的SAP管理系统，实现了财务和业务的集成，加快了企业的信息化进程，充分利用资源，提高运行效率，增强了企业的商业竞争优势，帮助企业快速发展。建材连锁超市内部的财务核算管理工作为了适应建材连锁超市管理方式的改变，应当紧跟时代潮流，及时做出改变，成为行业的领跑者。

一、建材连锁超市概念及特征

建材连锁超市是指：开放式的陈列、顾客的自我服务、商品的品类齐全、统一的结算、一站式购齐所需的建材商品，并且通过连锁的形式来进行扩张经营。建材连锁超市具备但不限于以下几个特征。

（一）经营规模化

建材连锁超市在经营过程中不断总结成功的经验，使其制度化、标准化、专业化，能迅速聚集资本，扩大建材连锁超市规模，及时抓住市场机会。

经营规模化的管理优势。建材连锁超市规模较大时，可以对管理人员进行比较合理的分工，做到人尽其才，从而达到较高的管理效益。另外，经营规模化也较有能力投入使用自动化办公设备，提高管理的自动化水平，从而获得较高的管理效率和效果并相应地降低管理成本。

经营规模化的营销优势。以广告和售后服务为例，规模化经营较有能力在广告和售后服务上面做出较大的投入，从而获得较为明显的宣传效果和建立较为完善的售后服务平台。建材连锁超市采用统一的品牌形象，拥有众多的分店，无疑是一种活广告效益。一旦加上有效的广告投入，那么其产品和服务将更加容易被消费者或市场接受，使其具有比其他建材零售店更高的知名度。

经营规模化的融资优势。建材连锁超市在贷款或者融资时获得成功的可能性是以自身的信用为支撑的。相对而言，经营规模化能够占有较大的市场份额，营业额比较稳定，抵抗风险的能力比较强，从而资信程度也比较高，更容易获得投资方或借贷方的信任。

（二）经营低成本化

经营低成本化也称之为经营战略中的成本领先战略。它是指建材连锁超市通过在企业内部加强自身的成本控制，把广告、采购和配送等领域内的各项成本费用降低到最低限度，成为建材行业中成本领先的一种竞争战略。

建材连锁超市采用统一形象、统一广告、统一采购、统一配送、一站式购齐、仓储式、大批量的特色经营模式。统一形象、统一广告，因广告由建材连锁超市总部统筹安排负责，既节省了广告费用，又体现了整体的宣传效果。统一采购、大批量表明进货数量庞大，能直接从厂家进货，议价能力强，可以获得较高程度的价格优惠和其他折扣条件，进而降低进货成本。统一配送、仓储式，由于采取分拨中心统一存货管理和配送，相较于单店可以节省仓储费用。

（三）自有品牌系列化

自有品牌具有统一价格、统一货源、统一设计、别具一格、没有中间商赚差价等优势，能为建材连锁超市带来核心竞争力。

首先，自有品牌的信誉优势。无论是小企业还是大企业，最重要的一点就是诚信为本，建材连锁超市通过创立自有品牌在多年的经营过程中积累了大批忠实的顾客群，而且也在行业内树立了良好的信誉和口碑，在一定程度上为其形成一系列自有品牌，充分发挥品牌效应提供了极大的优势，在宣传和销售自有品牌的时候就更加容易被消费者所接受和信赖。

其次，自有品牌的位置陈列优势。建材连锁超市在销售过程中可以将自有品牌的商品放在超市内显眼的位置。建材连锁超市内的位置毕竟是有限的，在商品的摆放过程中，将自有品牌的商品摆放在店内显眼的位置可以提升其柜台优势，而且建材连锁超市通过投放统一的广告也可以显著提升自有品牌的知名度。因此建材连锁超市创立自主品牌相对于其他生产者品牌来说就有一个显著的优势。

最后，自有品牌的市场需求把握优势。建材连锁超市在以往的经营过程中，最主要就是和消费者打交道，往往会定期或者不定期对消费者的消费数据进行采集和分析，从而了解消费者的消费心理、消费习惯以及消费需求等信息。建材连锁超市的一大优势为在设计自有品牌的同时能够参照收集的这些数据信息进行全面考虑，从而设计出让大多数消费者都比较满意的自有品牌商品。

二、SAP系统的概念及特征

SAP系统的英文全称为Systems Applications And Products In Data Processing。SAP（思爱普）公司于1972年在德国成立，总部位于德国沃尔多夫市，在全球拥有6万多名员工，遍布全球130多个国家，并拥有了覆盖全球11500家企业的合作伙伴网络。SAP公司是全球性的企业软件供应商，服务15，000家以上的中国企业，更覆盖90%以上福布斯全球企业2000强。48年的创新沉淀，提供100多款云解决方案，覆盖所有业务职能，深入26个行业打造专有的管理解决方案。建材连锁超市为了提高自身的管理水平及工作效益，通过引进SAP系统来协同管理运营平台。全球高端企业之所以青睐ERP系统中最优秀的软件SAP系统主要是因为其较之传统的财务管理系统所持有的特征优势。SAP系统的特征优势主要有以下几点：

（一）实用性

SAP系统具有很强的实用性，当前可以支持35种语言，符合国际化的发展理念。另外SAP系统引进了ERP系统的管理思路，将先进的管理理念与建材连锁超市的业务模式相结合，继而运用到实际的运营管理系统中，在一定程度上为建材连锁超市的财务管理工作提供了优势。SAP系统可以为建材连锁超市在其管理经营过程中及时提供所需掌握的详细资料和可靠信息，从而使其能够最大化地加强企业的内部控制，提高自身的管理水平，以确保决策的正确性。一个完善的信息化解决方案，可以在高度复杂的环境里将各个业务流程相互融合，为建材连锁超市提供实用的操作功能，并且可以根据不同国家的需求和行业背景进行灵活配置和扩展，加之可以支持多国语言。因此为建材连锁超市跨国数据传输提供了技术平台，为其国际化发展奠定了坚实的基础。

（二）集成性

SAP系统覆盖了整个建材连锁超市管理的信息系统，将业务和财务进行集成，集成化的业务处理取代了传统的人工操作，完全取消了多余数据和重复工作，彻底把财务人员从日常账务处理解脱出来。SAP系统是由若干个功能不同的子系统所组成。每个子系统就是一个功能模块。SAP系统中采购、库存、销售、资产、财务等各个功能模块之间紧密相连，从而实现了不同功能模块之间信息的高度集成。在业务发生时的原始数据通过录入SAP系统，然后在各个环节中进行传输、交换、记录，环环相扣，真正做到了无缝对接，从而有效提高了建材连锁超市的整体运营效率和效果。

（三）功能性

SAP系统以模块化的形式囊括了建材连锁超市全部所需要的业务功能，整合了建材连锁超市的采购功能模块、库存功能模块、销售功能模块、资产功能模块、财务功能模块、人力资源功能模块和项目功能模块等，集合了信息技术和运营管理，应用于建材连锁超市运营管理和战略决策，使其成为全世界最适用的解决方案软件。

（四）实时性

SAP系统以建材连锁超市的具体经济业务为出发点，实时产生各个环节的财务、入库、销售、存货等数据，使其在各个模块之间及时传递。既实现了对建材连锁超市资金、经济业务的实时监控和管理，又体现了建材连锁超市经济业务处理的一体化，使建材连锁超市在实时数据支持的管理过程中能及时发现存在的问题和优势，从而使建材连锁超市在市场中立于不败之地。SAP系统会实时反映并记录在经济业务的开始、交易、结束过程中的资金、信息、流程等变动。因此，在建材连锁超市的运营过程中，一旦经济业务发生何种变动，流程出现何种变动或者同一时间信息发生了何种变动，都会在SAP系统中及时清晰地反映出来，有利于经营者及时做出对其有利的决策。

三、SAP系统对建材连锁超市财务核算的优势

在经济全球化的大背景下，高效的财务核算通过及时提供各种经济信息，使管理者迅速采取措施，做出正确的决策，从而实现既定的企业目标。建材连锁超市通过投入使用SAP系统，使得在供应链上的所有业务活动融合成为一个整体，快速有效地让财务综合核算能力产生质的飞跃。

SAP系统对建材连锁超市财务核算的优势具体体现在以下几个方面。

（一）便于优化建材连锁超市账务处理工作

在SAP系统实施前，建材连锁超市所有的记账凭证需要手工录入。由于SAP系统是高度集成的，可以实现一次性账务处理。SAP系统中大多数的财务记账凭证是通过其他业务模块集成的方式生成的。例如，货物的采购、入库、销售和收款等，这些经济业务在发生时会遵循相关的会计记账原则，按照建材连锁超市预先设置好的会计科目，自动产生会计分录，记入总账中。固定资产的购置、折旧和报废处理都可以在更新各个资产明细的同时更新总账。只要经济业务一旦发生，SAP系统就可以及时更新财务报表，包括资产负债表、损益表和现金流量表。这样既能把财务人员从烦琐的日常事务中摆脱出来，又能提高财务数据的准确性和及时性。

SAP系统同时也提供了各类简化记账凭证的辅助功能。使用记账凭证的模板，例如可以把每月发放工资的记账凭证做成模板，每次入账时直接调用模板；使用周期性记账凭证，例如固定资产折旧和无形资产摊销等制作成周期性凭证，每个月设置在特定的时间日期，SAP系统就可以自动生成准确的财务凭证；使用记账凭证的复制功能，简单便捷完成凭证的编制；使用凭证的暂存功能，会计人员可以录入凭证凭单后暂存，会计主管审核后即可保存为记账凭证。

由于SAP系统具有强大的整合功能，所以系统中其他模块产生的经济业务均会在财务模块中形成记账凭证。这样环环相扣，方便建材连锁超市进行追本溯源，避免出现重复记账的情况及从源头上遏制住财务造假。另外也不需要财务人员进行逐一核对检查，这在极大程度上节约了建材连锁超市人力和物力资源，提高了建材连锁超市信息化建设的效率和效果。

（二）便于优化建材连锁超市的预算管理

建材连锁超市在开展任何项目时，例如开拓新的门店，需要花费大量的人力、物力资源及资金，通过SAP系统，建材连锁超市能够对项目建设过程中各种开支进行详细的记录，便于确保每项费用都花在刀刃上。SAP系统还能对建材连锁超市各项预算进行管理控制，如果实际支出未按照预算体系进行，SAP系统将会锁定该操作，并对上级主管领导发送警报报告。以此来提醒上级主管领导加大对该项目的管理力度，有效控制项目成本，及时规避相应的风险。SAP系统的预算管理不仅适用于项目建设过程中，也适用于日常的经营过程中。财务人员可以根据历史数据，给每项费用进行预算管理，确保每项支出不会超过预算范围，如果因为特殊情况实际费用超出预算时，初级财务人员将无法操作此经济业务，系统被锁定，只能通过上级主管领导授权才可以解锁，便于上级领导及时跟踪发现各种异常现象，规避风险，进行有效控制。

（三）便于优化建材连锁超市库存管理机制

SAP系统可以实现库存系统和财务系统之间的有效连接，对建材连锁超市的存货进行全程实时监控与管理，这样能够确保短缺库存进行及时补货而且也能够减少库存的积压量。在当今信息时代飞速发展的时代背景下，运用高科技手段管理建材连锁超市的库存已是行业发展的必然趋势。通过SAP系统，建材连锁超市工作人员根据大数据分析可以实现建材连锁超市的自动订货，不再按照以前根据人为经验进行采购，这样不但避免了不合理采购和重复采购的现象，也使产品库存的存货周转速度加快，从而导致存货的占用水平降低，流动性变强，存货转换为现金或应收账款的速度加快，进而提高了建材连锁超市的变现能力。

结语

SAP系统最为重要的特点是从业务角度出发对建材连锁超市运营成本进行核算，以此为建材连锁超市决策管理提供可靠的参考数据和建议。这一特点需要专业的业务人员不断对系统数据进行更新，并将处理好的数据汇总到SAP系统中，所以对业务人员的专业程度有较高要求。先进的信息系统对人员的专业素质要求也有所要求，这样才能提高工作效率和效果。

SAP系统在建材连锁超市信息化建设中最重要的目的就是实现建材连锁超市信息集成共享，进而实现建材连锁超市一体化管理。建材连锁超市一体化管理不仅需要信息化管理软件的应用，而且还需要信息化的管理体系。建材连锁超市要想实现对SAP系统的充分应用和信息化建设，则需要建立与之相适应的管理体系。

SAP系统的充分应用需要依靠大量精确的信息数据进行支持，而这些信息数据涉及了建材连锁超市各个部门。因此，SAP系统的充分应用和运行需要建材连锁超市各个部门之间的相互配合和共同协作。这样才能真正使建材连锁超市的管理更加有序、更加细致、更加精准，有利于规章制度的进一步有效落实，从而提高建材连锁超市的核心竞争力。