毕业生档案管理、转递工作存在的问题解析

杨建伟

[摘要]人事档案开端可以追溯到学生档案建立，毕业生档案记录了学生在校阶段的成长历程，是日后社会与国家选拔优秀人才的重要依据，对学生个人与社会都有深远影响。学生在校期间高校负责管理学生档案，保证在学生毕业时，要安全完整的做好档案转递工作。本文就当前毕业生档案管理、转递工作存在的问题展开分析，并提出优化毕业生档案管理、转递工作的有效对策，为高校档案工作提供参考。

[关键词]毕业生档案;管理传递;问题分析

档案管理工作要保证当前内容完整无误，确保日后需要时发挥出档案的价值与作用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要一环，能够为社会与国家掌握高等人才提供有效依据。人才是当今社会发展的重要基础，也是国家建设的重要资源，毕业生档案是人才选拔的重要参考。但随着高校学生数量的逐渐增多，高校档案管理岗位的工作压力也在逐渐加大，对毕业生档案管理与转递工作都提出了更高的要求。从我国高校档案管理与传递工作情况来看，并未达到的理想水平，仍需进一步改进与优化。

一、毕业生档案管理、转递工作存在的问题

（一）对毕业生档案管理与转递工作的重要性缺乏认识

与其他档案管理不同，高校毕业生档案管理工作具有流转速度快、流动性强的特点，此项工作较为复杂。一般情况下，在学生毕业后高校都将档案转递给生源地、人事录用单位或人才交流中心。大学生跳槽的现象数见不鲜，也为档案管理、转递工作带来了新的问题。我国大部分高校都将主要精力投放在生源选拔、科研项目攻克与学术研究等方面，没有认识到毕业生档案管理与转递工作的重要性，通常都会以粗放式的管理模式应对此项工作，难以保证此项工作的质量与效率。

（二）对滞留档案处理工作不到位

毕业生档案滞留多数是出于以下两方面原因。一方面是由于转递目标地址错误等原因，在无人签收的情况下会退回到高校中。另一方面是毕业生在毕业时选择两年内自主择业，将档案存放于高校中，直至超期后没有进行后续衔接工作，因此依旧滞留在高校。由于走入到社会工作岗位后，使用档案的机会并不多，多数毕业生都不会主动想起滞留在高校的档案。直至相关手续失效，高校档案部门也难以对毕业生档案采取转出处理，容易影响毕业生日后使用。大多情况下高校对滞留档案的处理都较为被动，只能等毕业生或其他单位主动与高校取得联系，进行档案转递操作。滞留在高校的档案耗费了一定的空间与管理资源，同时也影响了毕业生档案的应用，毕业生在日后进行档案调出时会面对一系列问题。

（三）难以及时掌握档案转递信息

在高校应届毕业生较多的情况下，档案部门的工作压力也相对较大，在有限的时间内需要完成档案转递工作，能够提供的档案转递查询服务也是非常有限的。此外，有些高校档案管理部门在工作中缺乏确认结果的意识，认为毕业生档案寄出便是档案转递的终点站。在高校档案转递工作依托EMS进行后，便可在一定范围内进行档案追踪，但由于难以保证EMS终端投递工作的质量，容易发生快件滞留在代售站的情况，如不及时追踪查询则容易造成档案丢失。很多高校档案部门在档案转递后并不确认目标签收机构，在没有收到回执的情况下，不对后续结果进行继续跟踪，而是认为毕业生档案已经成功送达。学生方面无法了解档案转递过程中哪一环节出现了问题，只能默默承担结果，即使EMS根据条款内容对毕业生履行经济赔偿，但难以弥补档案丢失造成的损失[1]。

二、毕业生档案管理、转递工作改进与优化的对策

（一）提高对毕业生档案管理与传递工作的认识

为进一步提升毕业生档案管理与传递工作质量，需要提升对相关工作的认识，并在日常工作中认真完成相关工作，不断改进并提升日常档案管理与转递工作质量，为相关工作开展创造有利条件，积极尝试将信息技术应用到毕业生档案管理与转递工作中，以现代化、信息化工作方式，提升毕业生档案管理与转递工作质量与效率，以此确保毕业生档案的完整性、安全性[2]。

（二）主动督促滞留档案转递

采取事前防范的方式可以有效避免毕业生档案滞留现象发生。毕业生档案意识缺乏是造成高校毕业生档案滞留的主要因素之一，因此在毕业生离校前留存好毕业生的联系方式，并做好相关问题的沟通，深化学生对档案的印象与重视，从而推动滞留档案传递。不仅要与学生本人积极取得联系，对于选择档案托管的毕业生，要认真核对相关手续，并明确告知学生具体的时间期间，将学生的联系方式与备用方式记录好，便于日后与学生取得联系。若临近保管期限后依旧没有进行档案转递，则要及时与学生进行沟通联系，确定档案转递地址，完成档案邮寄工作。另外，需要将相关信息大范围扩散。若无法根据学生当时预留的练习方式联系到学生本人，则可以与其在校时的辅导员取得联系，将档案转递消息通过校友群等平台进行发布。可以在微信或微博等学校官方账号上公布毕业生档案滞留信息，扩散相关消息的宣传范围，促进毕业生主动与学校档案部门取得联系[3]。

（三）借助信息化技术促进档案转递信息查询

可以尝试通过以下途径及时扩散毕业生档案转递信息。其一，提高高校档案部门的服务意识与责任意识，通过教育培训使档案管理部门工作人员认识到档案邮寄工作并不是档案转递的最终一环，要确定档案是否安全送达到指定地址。并且要指定具体的负责人对毕业生档案转递的各个节点进行监管。其二，要借助网络信息提升毕业生档案查询效率，大幅度减轻档案部门工作人员的工作压力。可以与EMS建立联动关系，在快件追踪的基础上将毕业生的档案转递信息及时发布到网站上，便于学生自行查询跟踪档案转递进程，在网络信息技术与移动终端技术高速发展的时代背景下，可以通过微信公众号、微信小程序等掌握档案转递情况。高校档案部门可以在微信小程序上导入档案邮寄信息，实现毕业生档案转递信息共享便于学生自行登录信息设备进行查询。利用信息技术的先进性与便利性能够支持学生实时掌握档案动态，在档案转递过程中一旦发现问题，便于及时追溯处理，确保档案安全及时转递到位[4]。

结束语

综上所述，高校档案毕业生档案管理与转递工作直接关系到学生日后就业与发展，是学生参与各项社会活动的重要凭借，高校要提升对毕业生档案管理与转递工作的重视，在信息化时代背景下采取各种方式与档案滞留的毕业生取得联系，并提升档案转递过程的公开性与透明性，提升高校毕业生档案管理与转递人员的责任意识，切实有效做好毕业生档案管理与转递工作。

[参考文献]

[1]万妍，施佳. 高校毕业生档案转递工作实践与探究[J]. 文化创新比较研究，2018，002（015）：140-141.

[2]余子丹. 毕业季学生档案转递问题分析[J]. 办公室业务，2019，No.323（18）：148+180.

[3]高璨. 高校大学生档案管理及转递工作探析[C]// "决策论坛——区域發展与公共政策研究学术研讨会"论文集（下）. 0.

[4]陈均海. 完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J]. 广东教育：职教版，2017，000（004）：20-21.