乡镇计生档案管理工作需切实加强

周美春

计划生育是我国的一项基本国策，与国家和社会发展息息相关。而乡镇作为最基层的一级政府部门，直接负责国家计生政策的贯彻执行，对于工作过程中产生的各类档案资料，其管理程度及质量直接关系到领导决策以及计生服务保障等，其重要性不言而喻。随着国家“三孩”政策的出台，很多人认为计生部门职能被削弱，实质性的工作少了，相关档案管理工作更是不值一提。对此，我们要及时予以纠正，并采取行之有效的措施，切实加强乡镇计生档案管理。

一、乡镇计生档案管理目前现状及存在的问题

1.资料收集不全面。乡镇计生工作历年形成的资料数量多、种类多。就资料种类而言不仅包括规划统计与信息管理、政策宣传教育与落实，还包括技术服务及药具管理、协会工作、流动人口管理、信访问题处理等;就资料表现形式而言，包含报告单、统计表、协议书、申报表、工作总结、汇报材料等。实际工作中，各类工作均分属不同的人员负责，要实现计生档案资料收集齐全，势必依赖于具体负责的人员平时妥善保管。但事实上，乡镇计生办工作人员并不稳定，不仅乡镇每年年初人员分工到办时都会有所调整，而且县局也会在各乡镇之间进行调动，导致计生工作人员流动性大，加上对档案工作重要性认识不够，相关档案业务知识缺乏，资料形成的时间跨度大，从而导致资料缺失现象严重。

2.资料不完全真实。计划生育作为一项“一票否决”的考核项目，受到乡镇的高度重视，尤其是国家“三孩”政策出台之前，为了考核排名靠前，各乡镇各显神通，有的甚至 在计生政策问题上出现了认识偏差，假文件和假信息频繁出现，许多资料的真假值得怀疑和考究，对档案自身的真实性造成了很大程度的影响。

3.档案整理不规范。计生档案作为业务工作留存的资料，其整理方法必然区别于文书档案。而国家各级档案部门并未象脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控一样，就计生档案的整理出台相应的规范或者指导性整理方法，上级计生部门也多是出于创建活动、考核评估的需要，仅对计生档案整理提出了要求，制定了相应的指导性文件，明确了需整理的相关内容，但并未站在档案的角度，对编页编目、全宗号和目录号设置等方面作出明确要求。因此，目前乡镇计生档案的整理充其量只是简单的资料归类，仍然未完全达到档案整理的标准。

4.信息化程度不高。在信息技术飞速发展的时代，档案信息化建设步伐也不断加快，相应地对计生档案管理工作也提出了更高的要求。但目前乡镇的计生档案管理工作，忽视了对计划生育档案资料的扫描和数字化，相关的数据库建设不足，难以提高档案信息资源管理和利用效率，对提升档案信息化水平产生了不利影响。

二、原因分析

1.认识不到位。上级部门对计生档案管理工作认识不够，未站在关乎国计民生的高度看问题，未充分认识计生档案对于探索全新的管理思路、方法和途径，对于有效改善生育问题、控制人口数量、提高人口质量，对于更好地服务流动人口和育龄妇女等的重要意义。

2.制度不健全。忽视了制定完善的计划生育档案管理制度和相关措施，从而导致乡镇难以及时规范档案管理的各项工作，影响档案管理的制度化和规范化进程。岗位责任制未严格落实，奖惩激励机制、管理培训机制不健全，不能有效激发档案管理工作人员的积极性和主动性，对计划生育档案管理水平提升产生了不利影响。

3.人员不专业。乡镇计生档案管理工作人员队伍老化，年龄较大，基本上未接受过正规的档案业务培训，专业技能缺乏，对先进管理模式和管理技术的应用不足，通常依靠经验开展管理工作。再加上乡镇计生工作人员流动性比较强，真正沉下心专注计生档案管理工作的很少，长此以往，也严重制约了计生档案管理工作水平的提高。

三、对策及建议

1.提高思想认识。有关部门应当研究制定切实可行的计生档案管理细则，形成该行业统一的操作规程，真正实行规范化管理。对工作人员进行档案管理知识普及和相关法律法规的宣传，使工作人员对档案管理，尤其是计生档案管理有着更加全面的理解和认识。对计生档案工作予以财力保障，配备电脑、打印机、扫描仪等办公设备，购买专门的档案管理软件，添置档案密集架或档案柜等，为计生档案信息化和规范化管理提供必要的条件。

2.完善管理制度。要结合工作实际，建立诸如资料收集归档制度、计生档案鉴定制度、计生档案利用制度、计生档案销毁制度等完善的管理机制，不断促进计生档案管理更具权威性。严格落实干职工岗位责任制，兑现奖惩激励机制，计生档案管理人员日常工作的好坏直接与年终绩效考核、评先评优、提拔晋升等挂钩，让计生档案管理人员感觉有奔头、有甜头，从而真正激发工作潜能，增强工作的主观能动性。

3. 加强人才培养。注重人才专业素养和技能的掌握，不断加强档案管理人才的教育培养，采取请档案业务专家授课，开办专题讲座，选送参加省、市、县相关业务培训班等措施，提高计生档案管理人员素质，使其能够更好地适应档案管理工作需要。切实加大对于基础知识扎实、管理技能高、计算机利用水平强的人才的引进力度，充實到计生档案管理队伍，通过提高计生档案管理人员的素质和技能，来提高档案管理水平。