浅谈云技术在档案管理中数据分享和检索

艾百慧

摘要：基于云的存储服务正在成倍增加，云储存服务已经成为数据存储的新方式。同时，与数据存储和安全有关的潜在问题正在被逐步解决。云技术在档案管理中的关键技术是分割数据的体系结构以及检索存储在不同云存储上的不同数据块的解决方案。这些技术不仅减少了单个服务器上的负载，而且有效地使用了安全性和存储。数据将以切片的形式存储和检索，因此伪造数据的可能性正在减小。文件处理将更快，因为拆分部分将从不同的云中获取，从而实现并行处理，这将大大减少档案管理的计算资源和储存资源并节省数据备份、检索的时间。

关键词：云技术;档案管理;数据分享和检索

由于其动态可扩展性和虚拟化资源，云计算正在被许多组织所采用。云计算，尤其是云存储，已在多个实际案例中得到验证，可简化信息技术（IT）操作，帮助公司节省数百万美元。如果不出现高度可扩展的云存储，就不可能实现大数据时代。云存储以各种方式为用户提供便利，例如提供更快的可访问性，快速部署，可访问性和数据安全性，备份和恢复，云技术的这些特点符合大数据背景下档案管理的新需求。

一、云技术对档案数据的分割与安全性

由于云的广泛使用，与之相关的问题变得越来越明显。服务器上的负载越来越重，系统必须寻找更合理的方法使负载最小化。为了这个目的，分布式文件系统和云存储变得方便，并解决了上面讨论的许多问题。在这些中，数据集被分成小块，然后将这些块存储在不同的服务器上，以最小化任何单个服务器上的负载，从而提高效率和安全性。云存储的技术特点更容易实现档案馆之间的数据共享，同时还能保证数据的安全。

用于档案管理的云技术应该着重考虑混合多云模刑以提高云效率并提供安全的环境。用于加密数据的数据分发技术和拆分器、用于将拆分文件块检索为其原始形式的有效且智能的方法。软件即服务（SaaS）可以增强数据划分为块的安全性。当数据被划分成数据块后，每个数据块被加密并存储在不同的数据库中。但是这种技术存在严重的问题，即基干链表的数据分布，链表的每个节点的尾部包含下一个节点的信息。因此，如果一个节点被黑客人侵，它将提供所有其他节点的信息。通过将解密和加密过程隔离到第三方以提供安全性，并使用安全的协议处理器对数据进行加密。云系统以多种方式为用户提供了便利，例如存储数据，运行应用程序，数据恢复和灵活性。然而，云还包括数据完整性、网络依赖性、集中化的风险，这是许多大公司为什么不使用云作为主存储的主要原因。CSA，ENISA和NIST发布了一般安全指南和建议，针对云使用提供从物理安全到网络/系统/应用安全的一定程度的保护。

二、云技术对档案数据的存储与加密

分布式计算转向的想法在过去几年中越来越受欢迎。数据存储是分布式计算可以为云技术档案管理提供数据的拆分，一系列研究已经解决了云技术应用在档案管理中的诸多技术瓶颈。目前分布式计算和分布式存储的概念以及分布式存储的设计已经成熟。同时动态负载平衡算法也被开发，可以在私有云存储扩展期间平衡存储节点之间的负载。对称加密解决了加密、数据完整性协议、云计算及其服务模型等技术也都被开发。数据分割和加密技术密码学是一种安全的通信技术，当存在被称为攻击者的恶意第三方时使用，因此档案管理中的重要的涉密资料应该考虑信息安全问题。作为密码术的主要模块的加密使用算法和密钥将称为明文的输入变换为称为密文的加密输出。如果提供相同的密钥，则算法将始终将密文/块解密为明文。加密算法被认为是安全的，因为如果任何加密数据（密码块）丢失，则在给出加密密钥之前不能检索来自该块的信息。因此，从技术角度出发，云技术的安全性较高。

三、“云技术”在档案管理中的应用建议

（一）云战略规划与准备

根据自身目前的IT需求，做出云技术的战略规划与准备，包括：（1）公司采用云技术所期望达到的功能目标;（2）企业选择的供应商所能提供的平台和服务（具体需要分析供应商提供的与技术平台的特点，与其他供应商相比所具有的优势，当前所提供的服务范围，未来的发展及创新，对其服务平台的开发能力）;（3）调查本企业当前的IT应用，分析其中能够使用云技术的应用，对其进行规划;（4）对应用中的数据进行分析规划（数据对于企业来说是非常重要的资源，分析的过程中一定要划分清楚保密级别的数据与非保密数据。对于非保密级别的数据，可以在刚开始试验实施云战略的时候迁移到云中去，一定不要忘记进行本地备份在迁移之前）;（5）在云战略规划与准备阶段还必须注意的是企业的安全管理。安全管理包含了防火墙、入侵检测/预防系统、记录管理、应用程序保护、数据损失保护、身份和访问控制、加密与安全漏洞扫描等。

（二）云技术的安防

云技术的安全防护工作要做好，对于企业来说要从以下方面着手：首先对企业原有的安防管理设备进行分析，这个过程是以云技术的框架为依据的，要弄清楚原有应用中的问题、瓶颈以及风险等等。然后企业要对自己的安防设备（包括系统设备适应性等）进行综合性评估和分级。其次，企业要对不同的云模型和云服务进行研究分析，不同类型的云模型在安全控制與责任上大不相同，理清自己所需要的是必须的。这对于企业明确自己在安防领域的应用方向，确定自身是走整合还是在线服务的道路是必然的途径。总体来说，当前大企业发展公有云是重点，私有云则是中小企业应当侧重的方面。最后，安防体系在当前大多数企业中已经建立的相对完善，因此在云技术的应用中，不可忽视对这些已有设备的兼顾与整合，并且适当的结合安防的实际规划进行云技术发展，节约成本也更容易实现。

结束语

云技术的存储可以通过分布式文件系统实现，可以非常有效的分区数据并将其存储到多个云端。这样，单个云上的负载就会减少，性能也会提高。同时云技术还有助于创建文件检索和处理的安全方式，从而管理和保护用户的数据。因此，云技术在提高档案管理的效率、促进档案信息的共享等方面具有巨大潜力。

参考文献

[1]吕聪.大数据背景下档案管理工作创新的思考[J].科技经济导刊，2020（7）：13-17.

[2]周帆.互联网时代，档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2019（15）：62-64.