关于档案整理与保管工作的思考

张雨

摘要：利用科学的方法对档案进行管理不仅能够提升事业单位的工作效率，还能够促进事业单位的良好发展。但是在实际工作中，档案的整理与保管经常出现问题，严重影响了档案整理工作的进行。基于此，本文详细分析了现阶段我国事业单位档案管理工作中常见的问题，并提出了具体解决措施。

关键词：档案整理;保管工作;管理体系;管理技术

1、事业单位档案管理的重要性

众所周知，档案对于任何企事业单位来说都是十分重要的，特别是对于事业单位而言，所有的档案都要保证保密性，因此档案的管理工作就显得更为重要。随着新时代的到来，档案管理人员要学会充分利用信息技术手段来解决档案管理工作，一方面要对档案管理工作进行充分的统筹管理，细化分工，明确责任，改变原有效率低下的状况;另一方面要利用档案的全面和多样性，突出表现档案信息资源的价值，解决工作中的问题，切实保障档案管理的规范性，这样才能真正做到完善档案管理体系，促进事业单位档案管理工作的发展。

2、档案整理工作存在的主要问题

2.1档案整理过程不规范

随着时代的发展，现在的事业单位内部结构比较复杂，多部门的联合办公也使得工作的交接变得更加繁琐。在实际工作中，会涉及到很多档案资料，特别是跨部门处理时，会出现档案内容难以理解，档案不完整等问题，大大增加了档案整理工作负担。另外由于档案整理人员缺乏专业的技能和理论知识，导致档案整理工作效率低下，甚至无法顺利进行。

2.2对档案整理工作重视度低

现阶段部分事业单位对于档案整理工作的重视度低，甚至还有个别整理人员存在应付了事的心态进行工作，这不仅是对自身工作的不负责，更影响了整体档案管理工作的完善性。部分事业单位没有设立专门的档案管理部门，大都是由其他部门的人员进行兼职，由于专业知识和能力的缺失，导致档案整理工作难度大大提升，更是严重影响了档案管理工作的效率。发生这种情况的根本原因就是单位对于档案管理工作的重视程度不够，没有配备专业的档案管理人员，导致档案管理工作的部分缺失。

2.3缺乏先进的管理技术

随着我国科学技术的快速发展，各种信息化设备和技术已经广泛应用于档案管理工作中，档案的无纸化、信息化已经成为一种必然趋势。随着事业单位的发展，各种档案资料会越来越多，需要运用信息化的技术和设备来完成整理工作。但是由于管理人员综合素质不足，硬件设施配备滞后等问题，导致很多单位依旧沿用传统的档案管理技术，导致档案的使用和整理效率低下。

3、事业单位档案整理和保管工作的创新策略

3.1进一步完善档案管理体系

规范严谨的档案管理工作在很大程度上能够提高档案整理和保管工作的效率。要做到对整理和保管工作进行创新，工作着力点就是要对档案工作管理体系进行创新。在各方面条件的制约下，原有的管理制度存在许多漏洞和不足之处，在进行管理制度的创新时，要以实际需求为出发点和落脚点，进行制度的创新并不是意味着完全摒弃原有的工作制度，而是结合时代的实际需求，在原有制度的基础上查缺补漏，优化升级，实现二者的有机结合。同时还要对管理工作中的成功经验加以参考，建立一套有规定标准的、符合工作实际的、完整规范的新型档案整理和保管工作体系。在这套新的管理工作体系的指导下，各项管理工作能够协调开展，管理工作更加高效，管理模式更加全面。

3.2加快档案管理工作的信息化进程

努力推进事业单位档案管理信息化进程，能够使档案信息管理工作更加多变，一方面能够更大程度的发挥档案的自有价值，另一方面能够提高管理工作的效率，提供更加便捷的操作，减少管理人员的工作量。在信息化背景下的管理制度有着标准的指导准则，服从统一领导，进行分级管理，以实际需求为导向，建立健全管理工作的制度，简化管理流程，提高管理效率。尤其是对于事业单位而言，档案管理还要求更加丰富多变的管理手段，加大软硬件设施的投入力度，综合运用先进的技术和设备，最大程度的对档案价值进行开发和利用。

3.3提升事业单位档案管理人员的能力水平

随着各种新型技术和硬件设备的引入，事业单位档案管理人员要不断提升自己的能力水平，一方面要保证对于档案管理工作完备的理论知识和丰富的实操经验，另一方面也要提高对于信息技术应用方面的掌握，同时转变管理思想，结合时代发展建立更加先进的管理理念，做好学科交叉的知识储备，不断学习先进的技术和思维，这样才能满足现代档案管理对工作人员的要求。

3.4引用科学的档案管理技术

随着我国科技的快速发展，各种新型信息化技术在行政工作中的作用越来越明显，由此可见，科学合理的使用信息化技能不仅能够提升工作效率，还能有效保障档案的安全。众所周知，档案是一类保密性较强的材料，尤其是对事业单位而言，更要注重档案的安全性，因此可以通过相关加密技术和安全保障技术，能够实现档案管理的保存和共享，实现档案的利用价值。但这里要注意的是，虽然信息化的技术和设备能够提升档案的安全性，但是由于大数据时代的特点，在一定程度上也会导致信息泄露，因此在档案管理中，要定期进行隐患排查工作，同时做好各项信息数据的备份，保证档案的安全性。

4、档案保管工作的基本要求

4.1防治结合提升安全性

如上文所说，利用科学的信息化技术手段对档案进行加密保管，进而保证档案的安全性。同时也要采用防治结合的方式，将可能存在安全隐患的档案进行及时处理和维护，真正做好档案的保管工作。

4.2重点档案重点保护

对于事业单位而言，有一些档案是需要重点保护的，这就要求我们采取特别的保管措施，对重点档案进行实时监控，无论是纸质档案还是电子档案都要做好预防信息泄露的工作，如果出现信息泄露，要第一时间采取应急预案，防止损失扩大化。

4.3保证档案资料的完整性

在进行档案的整理和保管过程中，最重要的就是保证档案内容的完整性，特别是一些涉密的档案，要加大保管工作的力度，让保管人员明白自身的职责所在，强化对檔案保管工作的重视程度，进一步推进档案保管工作的有效进行。

5、结语

在对档案进行整理时，难免会遇到内容繁琐的情况，这时就需要采用科学的解决办法，降低工作难度，提升工作效率，运用科学的技术和信息化的手段来辅助工作人员进行档案的快速处理。另外，还要不断提升工作人员的专业水平，因为档案管理不仅仅是保管好档案，更是要突出档案的内在价值，这才是当代档案管理工作的真正意义所在。最后也要做好档案信息的保安工作，防止出现信息泄露等情况的出现，提升档案资料的完整性，延长保管年限。

参考文献

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