信托项目会计档案电子化的可行性分析

申维飞

摘要：针对目前信托公司在会计档案管理中面临的困境，从信息技术支持、相关法规施行情况和信托业务特点三方面对信托项目会计档案电子化的可行性进行分析，并提出信托项目会计档案电子化的实施路径。

关键字：信托项目 会计档案 电子化

随着信托行业的不断发展，传统的纸质会计档案管理模式给信托公司带来巨大的压力和挑战，同时随着信息技术的飞速发展，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输，新《会计档案管理办法》的实施也为会计档案电子化提供了法律依据，信托项目会计档案电子化的条件日渐成熟。

一、传统会计档案管理模式下信托公司面临的困境

首先，与传统企业的会计核算相比，信托业务核算有其特殊性，导致会计档案管理工作量大，管理成本高。根据信托公司管理办法的规定，信托公司对所管理的信托业务以每个信托项目为会计核算主体，独立建账，单独管理，并对每个信托项目单独编制信托财务报表;对于一家信托公司少则几百个，多则几千个信托项目而言，就需要建成百上千个账套，并对每个账套单独核算，单独编制会计报表，在此情况下对所有的信托项目的会计档案全部进行纸质归档，无疑给信托公司带来巨大的压力和挑战。

从信托业务开展情况来看，信托业务投资于股票、债券等业务交易频繁、且每天需要对各项资产进行估值、计提各项税费，凭证量大，且随着资管行业净值化管理时代的到来，非标业务也需要进行估值，凭证数量将呈成倍增长，如果全部要进行纸质打印、纸质装订，将占用大量人力物力成本，增加管理成本，造成资源浪费。

其次，传统档案管理模式下原始凭证的获取存在困难。以银行回单为例，信托公司管理办法规定每个信托项目需要单独开立信托专户，由于信托公司在全国展业信托专户遍布全国的各家银行，作为重要原始凭证的银行回单和交易流水的收集存在很大困难，且传递过程中丢失回单的情况时有发生，给会计档案的归档带来很大困难。同时也因原始会计资料缺失，增加了信托公司的财务风险。

此外纸质会计档案调阅不便。归档后的会计档案一般由档案管理部门统一保管，由于该类档案的后续调阅频繁，调阅不仅费时费力，还增加了档案丢失和损毁风险，且纸质会计档案没有备份，一旦丢失损毁将造成无法挽回的损失。

二、信托项目会计档案电子化的可行性分析

（一）电子签名技术的发展，助推了电子化会计资料的普及化

随着信息技术的不断发展，特别是电子签名技术的发展，电子化票据普及率越来越高，为信托项目会计档案电子化提供了重要条件。2005年4月1日《中华人民共和国电子签名法》的正式实施，明确了电子签名的法律效力。随着电子签名技术的发展和电子签名法律效力的明确，作为从外部接收的会计资料的电子化普及率越来越高，目前绝大多数银行已开通银行电子回单下载功能，电子发票也越来越多的得以应用。

（二）新《会计档案管理办法》为会计档案电子化提供了法律依据

早在2012年中国证券投资基金业协会修订的《证券投资基金会计核算业务指引》明确基金管理人与基金托管人在确保基金会计档案安全、可靠保存的前提下，基金会计档案可采用纸、磁、光盘等方便实用、易于保管的介质保存。2015年财政部和国家档案局对《会计档案管理办法》进行修订，新《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）已于2016年1月1日正式施行，其中明确规定企业可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。满足一定条件的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，满足一定条件的从外部接收的电子会计资料且符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

（三）信托业务特点有利于会计档案电子化的推行

信托业务与传统企业业务相比，具有存续时间短，单个项目业务类型单一的特点，会计原始资料来源相对单一。此外，目前信托日常业务基本实现了全线上流程化管理，会计核算数据由前端业务系统传输至信托财务估值核算系统，流程线上化标准化程度高，符合单位内部电子形成的会计资料电子化保存条件，从外部接收的电子会计资料主要是银行回单、交易流水、发票，随着电子回单、电子发票的普及化，这些从外部接收的电子会计资料也能满足《中华人民共和国电子签名法》规定的签名要求，符合外部接收的电子会计资料电子形式归档保存条件。

三、信托项目会计档案电子化实施路径分析

（一）搭建电子化会计档案管理系统

对于电子化档案管理系统搭建方案的选择，既可以通过对原有的会计核算系统升级改造实现对电子会计档案的管理功能，也可以搭建专门的电子化档案管理系统，在专门的电子会计档案管理系统中实现档案管理的所有工作。从实操来看，目前主流的财务软件实现会计核算和会计档案一体化管理的案例相对较少，采用单独搭建会计档案管理系统对于信托公司来说更具可行性。在单独搭建会计档案管理系统的情况下，需要做好如下几方面工作：

1、建立完善的档案归档、保管规则

建立完善的档案归档、保管规则，确保電子会计档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，满足电子档案长期保管要求。建立记账凭证与原始凭证的关联关系，会计凭证、会计账簿、会计报表的关联关系，满足档案归档要求，方便后续凭证检索调阅。

2、设置归档校验、审核机制，确保归档准确性、完整性

设置会计档案归档的系统校验规则，确保归档资料的真实性，确保档案归档的准确性、完整性，同时设置经办、审核、审批等必要的审签程序，确保档案管理的规范性，安全性，防范档案被篡改风险。

3、实现会计档案的智能化检索和分析功能

通过设置多维度检索条件，实现智能化检索调阅会计档案。通过对电子会计数据的深度开发和利用，可以为公司的决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息。

4、做好电子会计档案备份

做好电子会计档案备份，防范自然灾害、意外事故以及人为破坏造成的档案损毁风险，另外定期将电子会计档案、元数据及其读取平台进行硬拷贝，下载到可脱机保存的载体上，并按时向档案管理部门移交。

（二）推进RPA技术在会计档案电子化中的应用

所谓的RPA技术是通过计算机编程或者辅助软件模拟人类的操作，按照人类设计的规则执行流程任务，也就是所谓的流程机器人或软件机器人。信托项目会计档案管理很多环节存在重复性、无需人工决策的固定性流程化操作，符合RPA技术的应用场景。因此可以通过引入RPA技术在会计档案电子化中的应用，提高会计档案管理效率。例如可以通过RPA技术实现银行回单等会计原始资料的自动下载存档。目前银行业已基本实现了回单电子化，通过RPA技术替代会计人员登录银行网银、下载银行回单这些重复性、不需要人工决策的工作，一方面提升了工作效率，另一方面也节省了人力成本。

（三）完善电子化下会计档案管理制度

信托项目会计档案由纸质转化为电子化管理，其对应的档案整理、归档、移交、保管、检索、借阅等会发生根本性的变化，需要制定专门的电子化会计档案管理制度，确保各个环节的规范性管理。

参考文献：

[1]中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》

[2]李屹.会计档案电子化管理探析[J];纳税;2018（30）

[3]房英珏.电算化环境下会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].财会学习，2016（16）.

[4]周催影 胡成.新时期构建国家会计档案信息平台的思考[J];财会通讯;2018（28）