疾病预防控制中心文书档案的规范化管理途径探索

胡浩东/淄博市疾病预防控制中心

文书档案管理是疾病预防控制中心的一项重点工作，为了使其更加规范，形成制度化的标准，疾病防御控制中心应当针对其具体情况，提出规范化管理策略。本文的旨趣即在于，结合一线工作经历与经验，详细阐释有效路径，以就教于诸位方家，并为今后的相关研究工作提供一定的启示。

一、疾病预防控制中心文书档案规范化管理的必要性

(一)推进中国信息化建设的客观要求

近年来，我国大力推进了信息化建设的步伐。信息资源作为社会资源的重要组成部分，可以在很大程度上促进社会物质资源和能源资源的发展，从而实现信息技术驱动的工业化战略目标。作为疾病防控的中心地带，疾病预防控制中心具有巨大的社会价值。疾病预防控制中心数字文书档案馆的开放和共享可以扩大健康和防控信息资源的开发、利用范围，为社会发展提供更为丰富、更有价值的资源，有力地促进社会信息化建设的发展。

(二)疾病预防控制中心文书档案管理的实际需求

疾病预防控制中心文书档案信息资源共享的实现，促进了相关部门和机构之间的资源交流与共享，对提高我国疾病防控水平和公共信息服务水平具有重要意义。疾病预防控制中心数字文书档案馆的共享是中国社会公共信息服务建设的重要组成部分，信息共享可以充分发挥各个疾病预防控制中心文书档案信息资源的价值和优势，大幅降低财务支出，使疾病预防控制中心的防控能力得到很大改善。因此，促进疾病预防控制中心的共同发展，是疾病防控发展和改革的内在要求。

(三)有助于维护公众的知情权

当前，如果社会没有各种信息数据，生活和工作将无从谈起。为此，人们不仅已经意识到信息数据的重要性，而且对于信息资源的需求也在不断增加。由于疾病预防控制中心数字文书档案中记录的数据和文件的范围具有真实性和独创性，可以在很大程度上满足人们对信息权的要求。过去，疾病预防控制中心中的数字文书档案信息主要服务于管理者，当前的网络技术环境下，疾病预防控制中心的文书档案信息是共享的，可以满足公众对信息资源的需求，这不仅有利于提高疾病预防控制中心文书档案馆的公共服务质量和水平，而且在很大程度上保护了文件使用者的知情权。

二、疾病预防控制中心文书档案的规范化管理途径

(一)文书档案信息服务多样化方法的实现与发展

疾病预防控制中心文书档案信息资源的社会价值需要在广泛的社会共享和使用过程中实现，同时，这些资源的广泛共享和使用也要求疾病预防控制中心的文书档案管理机构提供多种服务。疾病预防控制中心文书档案管理部门可以采取以下三种方法：

一是创新提供和使用文书档案服务，突出网络的作用。通过网站提供文书档案信息服务是当前和将来疾病预防控制中心使用的主要方法，创新文书档案的提供和使用服务，关键在于抓住网站在信息传播和交换中的优势，依靠网站开发丰富的网络文件信息服务。例如，在线文件浏览、实时通讯、长途传输、数据检查等方式。

二是扩大疾病预防控制中心文书档案信息资源的覆盖面，积极提升疾病预防控制中心特色文书档案资源的社会功能。疾病预防控制中心应当在《文书档案管理办法》规定的十一类文书档案的基础上，继续扩大文书档案的范围，特别是特色文书档案资源，文书档案管理机构更需在提高管理水平的前提下，赢得研究人员的信任。同时，有关部门要通过内、外渠道对疾病预防控制中心特色文书档案资源进行广泛宣传，不断扩大文书档案信息资源的社会影响力，最大程度地实现其社会价值。

三是搭建疾病预防控制中心、相关部门机构和非相关部门组织之间的信息交流平台，积极推进文书档案信息服务。疾病预防控制中心文书档案馆要充分利用自身的信息和技术优势，与疾病预防控制中心其他职能部门联合，依靠现有的门户网站，为疾病预防控制中心和社会组织建立信息交流平台。该平台供文书档案管理机构根据社会上其他组织的需要，传播和推广有关项目文书档案信息。

(二)疾病预防控制中心文书档案信息资源整合的目标定位与资源优化

疾病预防控制中心内有大量的文书档案信息资源，如果将其按照整合方式归总到综合文书档案中心，势必会产生高昂的整合成本、多重目标和管理风险。因此，疾病预防控制中心文书档案管理机构可以在拥有较大馆藏的基础上，从资源整合对象、利用主体、资源建设计划和管理评价四个方面调整文书档案信息资源整合目标。疾病预防控制中心内的文书档案管理机构应指定需要集成的文件类型，这要求文书档案管理人员对图书馆资源的价值、用户需求和后续发展空间进行深入研究，并确定疾病预防控制中心馆藏资源的优势和特点；应确定需要整合的文书档案对社会和目标受众群体的影响，以设计文书档案信息资源的整合计划。资源整合方案主要集中在文书档案信息资源机构的调整和优化上，疾病预防控制中心文书档案中心应该树立服务理念，确立该中心需要为疾病预防控制中心和社会服务的观念，资源整合与优化的方向及文书档案资源的系统优化是疾病预防控制中心合理工作的关键所在。

(三)疾病预防控制中心文书档案联合机制的建立与实施

文书档案资源从排他性到共享性的认知转变，并非迫使疾病预防控制中心的文书档案管理机构实现文书档案信息资源服务的社会化，而是鼓励它们逐步走社会化道路。毕竟，文书档案信息资源的社会化服务和社会价值的实现是未来疾病预防控制中心文书档案工作发展的必然趋势。当然，仍存在这样一个现实，即中国疾病预防控制中心实现文书档案管理社会价值的条件相对薄弱，包括其自身职能、资源整合方式、服务方式和反馈评价体系等方面的问题。因此，疾病预防控制中心文书档案管理机构必须设法弥补自身的不足，通过合作解决当前问题、实现协调发展。从横向合作关系来看，中国缺乏文书档案馆、博物馆和图书馆之间进行合作式发展的传统，中国疾病预防控制中心的文书档案馆、图书馆和博物馆只能完成自我管理。因此，在文书档案管理环节，需要完成服务对象、收集资源和功能方向方面的整合。我国只有少数几所疾病预防控制中心结合了文书档案中心和图书馆，但在不久的将来全面实现以共同为公众服务，还是有很大难度的。

从纵向协作的角度来看，建立疾病预防控制中心文书档案工作联盟是疾病预防控制中心充分发挥文书档案资源综合优势，服务社会的最好途径。目前，我国大部分疾病预防控制中心文书档案都是独立运作，“自我管理”思想使其文书档案中心依然仅仅重点分析自己的资源，很难迅速展开社会服务。建立疾病预防控制中心文书档案馆联盟的目的是，在疾病预防控制中心和部门相关机构的文书档案馆管理机构之间建立协作关系、共同开发疾病预防控制中心的文书档案信息资源、规划区域文书档案社会化服务网络、建立疾病预防控制中心文书档案信息交流平台，使疾病预防控制中心文书档案信息资源形成网络，涵盖社会实践发展的各个方面，从而实现疾病预防控制中心文书档案信息资源的社会价值。

(四)加强对文书档案管理信息化建设必要性的认识

疾病预防控制中心主要负责人应当充分意识到，文书档案是疾病预防控制中心不可或缺的一部分，整个疾病预防控制中心都需要重视文书档案建设。一方面，应该意识到文书档案信息化建设对于提高工作效率、节约管理成本以及保障文书档案安全具有重要意义；另一方面，认识到疾病预防控制中心文书档案信息建设是一项复杂而艰巨的工程，需要建立起全面、规范、科学的文书档案管理体系。同时，需要对文书档案建设增加资金投入，为文书档案部门配备完整的硬件设施，例如计算机、扫描仪、先进的系统软件等。

(五)培训文书档案管理信息人才

首先，应将文书档案工作者培训纳入疾病预防控制中心总体培训计划，并以有计划和有目的的方式组织培训，以提高文书档案工作者的技术能力，确保文书档案工作者的可持续发展。其次，通过开展专题演讲、调查和交流，向文书档案管理员展示文书档案管理员管理信息化的过程，转变其固有思想，使文书档案管理员信息化的概念深入其心，并以此来指导今后的工作。第三，开设现代文书档案专业，培养既懂文书档案管理理论知识、又精通社会计算机和网络的跨学科人才。

(六)开发适用于疾病预防控制中心文书档案信息管理的系统软件

使用软件快速、方便、安全地收集、处理、存储和利用文书档案，并保证系统能够与现有的办公自动化系统、人事管理系统、财务和会计管理系统等相连接。

(七)创新宣传，提高信息文书档案的影响力

为了改变传统的使用宣传栏进行宣传的单一方式，可以采用制作宣传视频、使用移动APP进行有奖知识测验、开展文书档案日活动等多种宣传方式，引起文书档案馆的关注。

综上所述，疾病预防控制中心会在各项工作中会形成大量文书档案，并且这些文书档案能够真实地记录各类事件，如实反映各项活动。鉴于此，在疾病预防控制中心文书档案管理工作中，管理人员应当高度重视，以规范系统的措施实现文书档案的科学化管理，保障文书档案信息的完整和精确，从而切实推动疾病预防控制中心更好地发挥其服务社会的职能。