对中学教职工人事档案信息管理的分析

解芳静

（龙口市第十中学，山东龙口 265701）

0 引言

在中学内，教职工人事档案管理是一项重要工作，不仅关系到教职工的工作成果，也是学校选拔人才的依据。传统管理模式存在诸多问题，难以适应新形势下的工作需求，加强信息化建设和管理，可以全面提升人事档案的管理效率和水平，推动教职工和学校共同进步。教职工人事档案信息管理有哪些不足？如何进行改进？以下结合实践进行探讨。

1 人事档案的特性和信息管理的意义

1.1 人事档案的特性

（1）全面性，记录了员工个人的成长经历，能展现员工的家庭、专业情况，反映出员工的个人全貌。（2）现实性，对人事部门而言，人事档案是人才选拔和使用、提供薪酬待遇的重要依据。（3）真实性，档案内容要真实、完整、客观，为人事部门提供优质服务。（4）动态性，随着员工的岗位、职称的变化，人事档案内容也要及时变更，随时补充新材料。（5）流动性，人事管理和人事档案管理要统一，坚持“档随人走”的原则，避免出现无头档案。（6）机密性，人事档案中的一些内容，可能涉及国家和组织秘密，管理者应该妥善保管，避免机密信息泄露。

1.2 信息化管理的意义

（1）能完善数据信息，确保教职工档案更加真实，能反映出教职工的身份和变化。如此，有利于学校掌握教职工的全部信息，合理分配岗位职责，开展考核评价。（2）能保证信息安全，相比于纸质档案，信息管理能延长教职工档案的保存时间，避免发生损坏和丢失，并对私密信息进行严格保护。尤其是杀毒软件的使用，可以抵御外界攻击，保证档案信息安全。（3）能促进学校发展，教职工档案信息管理，能激发管理者的积极性，促使教师群体的综合素质不断提高，推动学校健康发展。

2 中学教职工人事档案信息管理现状

2.1 信息资源较少

中学教职工的人事档案中，资料主要有个人履历、鉴定材料、职务职称工资材料、考核结果、入党材料等。相比于其他人事档案，教职工人事档案的信息资源较少，由于实用性差，无法满足人事管理需求。此外，人事档案中和教职工职称、职位、工作变动相关的资料齐全，涉及个人才能、技术专业、获奖情况的材料少。如此，管理者利用教职工的档案时，只能从皮毛出发，无法为人才的培养和配置提供充足的依据。

2.2 管理模式落后

（1）依然采用人力进行管理，纸质档案数量多，不仅增加了管理者的工作量，也容易出现人为误差。（2）对于信息技术和设备的使用不到位，需要查询档案时，管理者不知如何操作，造成资源浪费。（3）学校在软硬件上的投入不足，例如档案室环境差，不满足防潮防火防盗的标准，导致档案易出现破损；计算机、扫描仪的配置低，长时间没有更新升级软件，使用时卡顿，提高了黑客攻击和病毒入侵风险。

2.3 人员素质不足

人事档案管理，离不开管理人员这个要素，直接决定了管理效率和质量。档案管理人员的素质不足，是因为没有经过上级主管部门统一考评，完全按照学校的标准进行人才选拔；部分学校为了降低人力管理成本，甚至没有专职的人事档案管理职员，而是将档案资料分发到各个部门。

2.4 存在安全隐患

针对档案中的重点内容进行保密，防止个人信息泄露或被他人利用，才能保证档案的安全。然而实际管理中，一方面学校领导和管理者对人事档案管理的意识薄弱，缺少完善的管理制度，没有认识到人事档案的重要性。另一方面，信息技术手段的应用不到位，存在安全漏洞，档案资料面临较多风险。

3 中学教职工人事档案信息化管理的改进措施

3.1 完善档案信息

（1）在人事档案中设置教学登记表，能反映出教职工的教学、工作、生活；同时设置学术研究模块，反映教职工的学术地位和能力。（2）对于教职工的奖励、进修情况，也要反映在档案资料中，从而了解教职工的社会地位。这些内容的补充，能为教职工的评价工作提供更加全面的信息，有利于教职工队伍的建设，树立竞争意识，实现良性发展。

3.2 创新管理模式

（1）在校领导的带领下，成立专门的人事档案管理部门，配置专业的管理人员，明确管理者的职责，实现人事档案信息的良好沟通，为教职工管理提供依据。（2）为教职工提供人事档案查询软件，利用身份证号或职工号就能进行查询；并且记录了他人对自己的评价，既能对人事档案进行数字化管理，又能激发教职工的积极性。（3）人事档案的信息管理，并不是一蹴而就的，有一个缓慢过渡期。要求在统一的规范标准下进行管理，保证关键信息的安全，逐步信息公开。

3.3 开展人员培训

（1）聘请信息技术操作娴熟的人员，对人事档案管理工作进行指导，来提高管理者的实践操作能力，将技术和实际管理有机结合。根据中学教职工人事管理的特点，合理配置电子终端设备，进行权限管理，实现档案资料查询和使用自动化。（2）注重人员选拔聘用环节，既要有专业技能和经验，又要有良好的政治素养。学校可定期组织档案管理者进行思政教育，促使管理者创新思想观念，对人事档案管理工作有正确的认识，树立高度责任心。

3.4 提高安全程度

（1）应分析潜在的安全隐患，对管理人员进行严格审查，尤其是涉密科研的教职工人事档案。（2）从档案保管环境出发，按照规范做好防盗、防火、防潮措施，定期检查，及时发现存在的不足。（3）要发挥出信息技术的优势，电子版人事档案资料储存在硬盘中，应定期进行升级；对信息管理系统进行更新，使用防火墙、杀毒软件、数据加密等技术手段，抵御黑客和病毒。（4）发布人事档案信息时，要对管理人员进行审核，禁止将档案资料带出档案室，保护教职工的档案信息。

3.5 建立数据库

建立教职工人事档案数据库，对档案资料进行收集、登录、处理，审核个人信息的真实性、完整性，由教职工本人或人事管理人员，在学校官网上更新人事信息，限制访问权限，避免数据随意变更。对档案资料进行管理，应遵循动态化原则，根据教职工的岗位变化，及时更改档案资料，确保档案和真人资料的一致性。数据库的建立和使用，能提高档案查询效率，更好地发挥出利用价值。

4 中学教职工人事档案信息管理系统的构建

4.1 系统目标

基于浏览器/服务器（B/S）架构下，构建教职工人事档案信息管理系统。和传统人工管理模式、单机系统管理相比，不仅能提高检索效率，还能保证数据安全，有利于档案信息及时更新。

4.2 可行性分析

（1）使用J2EE架构、Mysql数据库搭建系统平台，技术上是可行的，有成功的系统搭建经验。（2）计算机网络技术发展快速，硬件和软件的配置更加容易，不仅技术成熟，而且成本低廉，构建该管理系统的成本不会很高。该系统投入运用后，能提高人事档案管理效率，具有广阔的应用市场，经济层面是可行的。（3）该管理系统的运行环境要求并不苛刻，只需在计算机上安装浏览器就可运行；且系统主要面向人事档案管理者，具有友好的界面，系统操作简单，在实际应用上是可行的。

4.3 系统功能模块

（1）管理员功能模块。该模块由个人信息管理子系统、组织架构管理子系统、数据安全管理子系统、教师信息管理子系统组成。1）个人信息管理子系统，能查看个人基本信息，对个人信息和用户密码进行修改；2）组织架构管理子系统，可对部门和职务信息进行管理；3）数据安全管理子系统，对档案数据进行实时备份、还原，抵御外界攻击和病毒入侵；4）教师信息管理子系统，涉及教师的基本信息、工资、职业规划，同时也能对离职教师进行管理。（2）教师功能模块。该模块由个人信息管理子系统、个人工资查询子系统、个人职业规划子系统组成。教师在该功能模块中，既能查询个人信息，修改登录密码；也能查询工资情况，对职业规划方案进行编辑。

5 结语

综上所述，人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性的特性，实现信息管理能完善数据信息，保证信息安全，促进学校发展。文章指出中学教职工人事档案管理现状，从完善档案信息、创新管理模式、开展人员培训、提高安全程度、建立数据库五个方面，阐述了信息管理的改进措施，希望为实际管理工作提供经验借鉴。