新时期科研单位档案管理工作探讨

吴刘莎

摘要：如今，科研单位的档案主要从三个层面产生：科研单位日常管理方式、科研学术活动和科技成果的开发、设计、营销和推广。档案资料材料本身覆盖面广、内容复杂，包括公文、高科技、财务会计、基础设施建设、照片等;同时档案资料资源开发和利用率低。因此，如何在档案资料和材料收集组织利用的基础上，提高档案智能化管理能力，提高档案信息资源综合利用水平，成为科研单位档案管理的总体目标。本文探讨了新时期科研单位档案工作的短板，提出对策建议并简要分析了当下科研单位档案管理的现状，从而为当下科研单位档案管理工作提供帮助。

关键词：档案管理;科研单位;新时期;管理工作

引言：

如今，科学研究所的档案大多还是依循着传统的管理方式，但由于档案资料内容越来越多，越来越复杂，且需要经常查询使用，因此档案管理工作需要优化。在新时期中，科研单位需要利用新时期产生的新方法、新技术、新举措，进行档案管理工作的升级，从而为档案的管理和使用提供更多方便。

1、当今科研单位档案管理工作的不足之处

加强科研单位档案的规范化管理，是未来科研单位发展趋势中的首要日常任务，也是促进科研单位更快发展的有效途径。随着科研单位改革的不断推进，科研单位对档案存储的重视程度越来越高。但是，由于传统工作思维的局限，档案存储可能存在一些问题。具体表现在以下几个方面：一是档案文件存储的核心概念比较陈旧。在科研单位的档案保管工作中，部分工作人员仍然习惯性地选择以纯人力的管理方式来收集各种印刷文件、书籍和档案，而且没有及时开展电子电脑存档，众多的信息内容乱七八糟，易丢失难查询。二是档案管理的基础建设滞后于科研单位业务工作。科研单位档案存储是科研单位发展的重要内容。在当今科研单位的档案管理工作中，单位的各种科研活动和业务流程进行得非常迅速，但档案的收集整理与科研单位发展趋势的速度不匹配，这对科研单位的发展造成了明显的制约。三是档案保管人员技术水平不高。由于传统管理机制的限制，很多工作人员都没有意识到其中存在的管理隐患，整个管理过程中各种过程的技术性改进还不够。科研单位档案工作人员没有积极开展技术的学习和培训。适应新時期档案管理工作的能力有限，制约了科研单位档案管理工作的发展。

2、新时期科研单位档案管理的建议

2.1做好档案资料管理相关法律法规的长期宣传和规划工作

应该长期不断地通过海报、会议、照片等方式对档案资料相关法律法规进行宣传策划，并抓住各种宣传机会，结合实例进行宣传策划，提高大家的档案资料观念，增加单位人员对档案管理工作的理解和应用。最后，严格监督档案资料相关法律法规的实际遵守效果。在传统的档案管理中，科研单位对档案存储重视不够，因此并没有将单位发展中的各种业务流程和科研活动内容全程存档。这样容易造成信息收集不准确、相关信息丢失和难以查询，不利于科研单位领导干部的管理和决策，制约单位长远发展。对此，要不断完善科研单位档案保管工作中的档案保管规章制度。

首先，档案存储的概念必须在科研单位内部产生。科研单位管理人员及其他人员需要加强相关意识教育，了解科研单位档案保管的必要性，重视档案资料的收集整理，这样才能做好日常的档案管理工作。其次，根据科研单位的其他工作目标，不同单位要制定不同的档案保管标准和规定，促进科研单位档案保管更加有序规范。例如，个人档案管理内容应包括每个研究人员的基本信息、活动状况、科研条件等。三是完善档案资料申请全过程的规范化管理。在科研单位的档案管理工作中，要管理的档案信息内容越来越多，因此，有必要制定完善的档案保管规章制度，将档案管理作为一个动态的管理过程，时刻进行档案和相关材料的收集、分类等工作，方便各种材料的查阅。如果有了一个标准的档案管理流程，就可以使得档案文件管理工作进行得更加快速。

2.2提高科研单位档案存储的信息管理水平

随着新时期的到来，计算机技术的不断进步和应用，信息化档案管理也成为未来时代发展的主要趋势。由于我们的生活习惯和阅读方式正在慢慢改变，所以在科研单位档案管理全过程，信息化档案资料的基础建设也要不断完善。首先，要进行档案管理信息化基础建设。在档案管理信息化发展的整个过程中，需要对计算机设备、管理信息系统软件等的基础建设进行升级，为档案管理信息化的发展提供必要的帮助。其次，要加强信息化档案管理技术的推广。在科研单位发展的过程中，有必要不断完善档案信息管理系统，加强对单位档案管理人员的教育培训，使单位档案管理人员能够进一步加深对档案管理信息技术的认知，进而为档案信息管理系统中的各类档案、文献制定标准。同时科研单位要统一各种档案、信息资源的档案格式，这样管理人员就可以按照统一的标准和规定进行档案文件收集、整理和存储，从而提高档案管理水平。

2.3为优质档案管理培养优秀的管理人才

档案的管理本身必须有具有专业知识的人才，也就是了解档案文件存储工作并具备高素质的信息技术的专业人才，这些都是被视为未来档案文件存储领域所缺乏的优秀人才。在新的信息时代的特点下，科研单位的档案必须是逐渐向信息化管理发展的，因此需要专业人才。在科研单位的发展过程中，有必要打造一支专业的、高素质的档案管理队伍。首先，要招聘一定数量的档案管理人员。一方面，科研单位应该积极主动，高度重视档案工作，另一方面，要加强对档案管理人员的教育培训。在日常档案管理工作中，通过积累经验逐渐提高档案管理人员的技术实力和专业水平，提高档案管理人员的管理素质。除此之外，还需要加强思想道德教育，提高工作人员的责任意识、保密意识。

结束语

总的来说，随着我国科研单位改革的不断推进，科研单位的档案管理结构日趋复杂。在科研单位的社会发展过程中，由于科研单位的业务流程众多且复杂，档案管理是一个非常特殊的内容，所以在科研单位发展的全过程中，要积极主动地重视档案管理工作，做好档案收集整理和资源共享工作，逐步完善档案管理规则。需要建立科研单位责任意识、保密意识规章制度，建设科研单位档案管理信息系统，提高档案管理的工作水平，从而为科研单位的快速发展提供大量的信息支持。

参考文献：

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