新时代信息数据化背景下企业档案管理创新思考研究

迟欧

摘要：现如今，信息数据化发展迅速，在新时代背景下，传统的企业档案管理模式难以处理企业在生产和经营的过程中产生的大量数据。企业的档案管理是一个企业在运营过程中必须要做好的一个方面，所以在传统的企业档案管理模式逐渐被淘汰的趋势下，探索创新的企业档案管理方式势在必行。因此本文通过分析当前企业档案管理中存在的问题，探索在新时代背景下行之有效的企业档案管理新模式，以期能对企业档案管理的改革起到一定的推动作用。

关键词：信息数据化;企业档案;档案管理;创新

在经济迅速发展的今天，各大企业深刻地了解到了企业档案管理的重要性。但目前的企业档案管理模式发展滞后，功能单一，难以适应信息数据化发展迅速的新时代。因此探索出符合信息数据化时代发展趋势的企业档案管理策略，是一个企业提升市场竞争力的重要因素。

一、企业档案管理的重要性分析

档案管理是一个企业在经营过程中必不可少的环节。档案记载着企业在运营过程中的一切经济活动，以及企业在运营过程中企业人员的变动，企业的资金收支情况等信息。档案在公司经营过程中起到的作用是很大的，通过分析档案，企业的管理层人员能清楚地了解到企业的经济情况，企业人员的分布情况，以及企业岗位的分配情况。企业管理层在决策地过程中可以通过分析档案来了解企业的现状，这有利于做出符合企业未来发展的决策。合格的企业档案管理能让企业在多变的市场经济体系下保持其灵活性，通过对档案信息的分析，企业能在最快的时间内制定出行之有效的战略，保持自身的市场竞争力。所以，企业需要明确档案管理的重要性，探索出一个科学有效的企业档案管理模式，这样企业才可以在激烈的市场竞争中占据优势。

二、在新时代信息数据化背景之下的企业档案管理现状

（一）档案管理模式落后

虽然现在已经进入信息数据化的新时代，但是还是很大一部分的企业依然采用的是传统的档案管理模式。现如今经济发展迅速，企业发展也逐渐趋向于信息数据化，而传统的档案管理模式效率低下，企业在经营过程中产生的庞大数据是传统的档案管理模式所难以处理的，在这种情况下，难免会产生差错，导致公司档案数据信息的缺失，严重地还有可能会给公司带来经济损失。

（二）档案的信息化程度低

虽然有些企业已经了解到档案的重要性，但是对于档案的信息化管理和应用还是有所欠缺。檔案的高效利用是建立在信息化的基础上的，现阶段多数企业对于档案的管理仅仅只是停留在整理信息，然后保存，没有重视档案的信息化。档案的信息化，是对结合信息化手段对现有档案的梳理、整合、归纳。档案的信息化处理使档案能够实现集中查阅，在查阅过程中能从档案中搜索所需要的内容，从而使档案的利用变得方便快捷。

（三）档案管理专业人员的匮乏

在传统的档案管理模式下，企业档案管理的相关工作比较轻松，对档案管理人员的专业技能没有过多的要求。但是在如今信息数据化的新时代背景下，企业档案的管理在其形式、内容、方式等方面都有着较大的变化，这就要求企业的档案管理人员有较高的专业素养。但是很多企业现有的档案管理人员的专业素质和专业能力不足，不能及时的对新时代档案管理模式做出反应，从而导致企业的档案管理模式滞后。

三、新时代信息数据化背景下企业档案管理创新

（一）改变现有的传统档案管理模式，采用现代信息数据化管理

传统的档案管理模式已经不适宜新时代发展的潮流，为了让档案更好的发挥其价值，企业应该及时更新档案管理模式。在信息数据化的新时代背景下，档案的信息化也是其必然的趋势。一个企业在在发展起来的过程中，必然会积累相当庞大的档案信息，对现有的档案信息进行梳理、加工成能对企业发展有帮助的档案数据，然后将其归档。在收录档案的过程中，档案管理人员需要了解企业的实际发展需要，录入数据时不应该死板的录入，而是要取其精华去其糟粕，去掉一些没必要的废话，保证查阅档案时的便捷性。

（二）制定一个完善的档案归档制度

完善归档制度能让档案管理工作者更加明确自己的工作。一个企业的档案管理工作人员很容易与企业的经济活动脱节，档案管理的工作人员可能不明确什么样的档案是对公司的发展有帮助的。针对这种现象，公司应该制定一个详尽的档案归档制度，从制度上对档案内容进行划分，明确地提出哪一类的档案是需要整理、加工并归档的，并提出一个符合公司发展的档案加工标准。其次企业要充分的利用现代信息数据化技术，对档案数据进行动态化管理，保证档案数据在企业发展过程中保持更新，以便于企业对档案数据的利用。

（三）智能管理档案信息，完善档案搜索系统

在信息数据化的背景下，优化档案管理形式能有效地提高企业对档案的利用，而数据化是企业档案管理的一大核心。企业要合理运用大数据带来的便利，对企业的档案进行集中式的一体化管理。在现代技术下，条形码、二维码等信息技术手段都可以用于企业的档案管理，能有效地提高企业档案的有序性。在企业的发展过程中，是一定会用到档案来进行分析的，如果没有一个完善的档案搜索系统，那么调取档案的过程会变得非常麻烦。所以档案管理工作人员在整理档案的时候，需要对档案进行编排，企业可以制定一个编排标准，此外企业也可以在档案的编排过程中运用二维码等现代技术工具，整理好的档案可以通过扫描二维码来获取和查看，会使搜索和查询档案的过程变得极为便捷。

（四）建立专门的电子档案库房

现阶段，在信息数据化的新时代背景下，电子档案也是档案的一种保存形式，企业可以通过建立专门的电子档案库房，将实体档案进行模拟管理，其存储方式类似于图书馆，以这种方式保存档案能很大程度的提高档案的利用率。企业可以依靠现代信息技术模拟电子档案库房的建设，根据企业目前所保存的实体档案类型，在电子档案库房里进行各类档案的存储范围划分。企业在模拟电子档案库房的过程中需要明确库房各个区域的饱和度，以保证后续的数据能顺利的归档。最后在电子档案库房建立完成之后，档案管理工作人员就可以将企业的档案系统中已经归档的数据和实体数据的相关内容目录上传到电子档案库房的管理系统中，然后再将档案正式入库，并将其存放在实现划分好的位置。档案入库完成之后，电子档案库房的管理便可以像图书馆一样，企业的管理人员可以在电子数据库房里查询和阅读档案信息。

结语：

档案管理是一个企业在经营过程中必不可少的环节，而且在如今信息数据化发展的新时代背景下，企业要想在激烈的竞争中保持稳定，那么就必须实现企业档案管理的现代化建设。因此，企业必须及时认识到现有的档案管理模式的不足，并探索出适合自身发展的新的档案管理策略。企业需要制定出完善的档案归档制度，还要智能管理档案信息，采用建立专门的电子档案库房的方式，提高企业对于档案的利用效率，推动企业科学决策，合理地规划未来发展方向。

参考文献

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