浅析中小学校财务会计档案管理制度的重要性及其执行的若干措施

李传德

摘要：财务会计档案管理工作在我国中小学校财务管理工作中一直以来都占有重要的地位，也是提升学校财务管理水平的重要途径。基于此，本文从中小学校财务会计档案工作对于学校财务管理工作中的意义和重要性角度入手，探析了提升学校财务会计档案管理工作水平的具体措施，目的是更好地让中小学校认识到做好财务会计档案管理工作的重要性，以建立和完善学校的财务会计档案管理制度，不断提升我国中小学校的财务管理水平。

关键词：财务会计档案工作;财务管理;重要性;措施

引言：无论是从学校财务管理工作的特点和性质，还是从学校财务管理工作未来发展的意义和作用角度来讲，加强学校的财务会计档案管理工作，是我国目前经济社会建设与发展的对学校财务管理工作的内在诉求。学校的建设发展离不开各渠道教育经费的支持，教育经费运行中所形成的各种数据以及相关的会计信息都体现了学校建设的历史进程。因此，如何切实有效、可持续地做好学校财务会计档案管理工作，这就必然要求我们学校充分认识到财务档案管理的重要性和加强其执行的措施。

一、财务会计档案管理的内容

中小学校财务会计档案主要含义指的是各中小学校管理财务活动中所形成的各种形式具有一定的科学保存和研究使用价值的会计档案记录和各种原始凭证及其附件，是中小学校管理财务活动中所形成的各类会计记录及其客观性的描述。对于财务会计管理档案的高度重视和广泛认可使用程度，也充分体现了中小学校的社会经济秩序管理是否顺畅与合法。财务会计档案对于有效保证各中小学校的正常经济运行工作秩序、教育教学管理工作秩序以及教育教学研究服务管理秩序等各个环节，都具有非常重要的实际使用价值。

财务会计档案管理的主要业务内容大致情况可以这样认为：一，资金流通管理过程阶段中的各类记账凭证，如学校会计的汇总记账凭证、记帐记账凭证等;二，学校的固定资产会计管理帐目，如学校资金流通过程情况、内部的固定资产会计帐目等;三，学校建立的电子财务档案;四，财务会计档案数据库系统日常维护时的财务记录;五，财务会计档案移交和销毁等档案管理制度。

二、财务会计档案管理工作在财务管理中的重要性

（一）提升财务管理精确度规范学校经济发展

财务会计档案管理工作的精细和科学，要求学校的各种经济活动的开展也必须更加精细化、科学性。同时，社会各界对于学校资金的支出和使用的重视程度及其监督的力度都在一定的程度上要求学校财务会计档案管理更加科学和可持续，否则，没有财务会计档案，对学校的监督管理就成了“无米之炊”。

（二）提升财务管理的合理性，降低学校运营成本

全面、完整、有序的财务会计档案信息库，不但能够帮助财务人员认真反省、检查以往的财务工作，为今后更好地做好开展财务工作提供一定的借鉴和参考;同时也将有助于学校管理层能够更好的掌握学校的正常经济和运行状况，以便于学校合理的规划和安排经费预算，最大限度地降低其运营的成本，为我们学校谋求更多的发展空间。可以这么说，财务会计档案工作既是学校财务管理工作的重中之重，又是衡量学校财务管理质量的重要标准。

（三）提升财务管理的有效性，为解决经济纠纷提高可靠信息

学校内部的财务会计档案管理工作的贯彻落实，可以为学校财务管理的工作提供大量的数据支撑，进而增强了财务管理工作的有效性，为可能会发生的经济争端及其所涉及金融问题的解决提供了相关信息和资料。财务会计档案内容主要包含了学校与其他单位之间各种经济活动往来的记录和账目信息情况，完整的统计资料和财务会计报表可以为学校及时有效地解决各种经济争端提供良好财务会档案材料支持，降低了因资料不足等原因所导致的争端解决困难，提高其实际工作效率。

（四）保障财务管理的规范性，落实国家相关经济政策

财务会计档案工作的开展，要求落实和规范财务管理行为，并能为国家经济政策制订与执行提供基础性的参考。中小学校的内部财务会计档案都主要是用来反映各所学校的发展史过程和学校的基本经济状况，国家可以能够在学校的财务档案中准确地了解得到该学校的发展历史，并在这种基础上研究制订出一套符合大多数学校自身发展需求的经济政策，推动学校规范、科学、可持续发展。

（五）提升财务管理的灵活性

财务会计档案能够为财务管理人员提供数据信息支持，帮助学校财务管理人员分析教育经费运行形势，进而帮助学校更好的开展教育教学工作和服务广大师生。财务会计档案能够为学校在社会中提供良好的管理经验和指导，同时，其较为完备的经济业务活动及与学校之间的交流往来情况的记录，也给学校在社会中关系的建立提供了一定的保障。

三、做好财务会计档案管理工作的措施

（一）树立学校对财务会计档案管理工作重要性的正确认识

1. 财务会计档案能够为各级部门检查和审计学校经济业务和事项提供必不可少的档案材料，能够清楚、如实的记录学校的各项经济业务和事项及其发展历史。学校主要负责人需要组织各部门领导针对学校财务会计档案的使用价值进行研究探讨，在研究探讨中树立财务会计档案管理对于学校财务管理重要性的正确认识，让各个领导都意识到财务会计档案对于学校的发展具有的重大促进作用。学校领导同时要对财务会计档案机构和部门人员进行专业的价值观认识宣传教育，从学校档案可持续发展出发的高度出发，提高其对于财务会计档案的重视高度。

2.我们十分需要对学校财务管理工作需要给予大力的支持，让各相关部门更好地积极配合我们进行财务会计档案管理工作，同时，也要加强各个部门之间的相互协调沟通合作，提高财务管理工作的科学性。

（二）提高财务会计档案管理人员素质

学校应以提升学校财务会计档案管理为抓手，促进档案员业务素养和业务技能的提升，采取以考促学、找差找茬、培训提问、现场解读、观摩学习等形式提升财务会计档案管理质量。学校可以通过多样化的培训方式，对相關财务会计档案管理制度的重点细则和要求进行解说，使培训人员快捷、有效地规范掌握财务会计档案管理的内涵。之后，对参培人员开展财务会计档案管理知识问答竞赛活动，从而不断强化参培人员的档案管理知识。

（三）加强财务会计档案信息化管理

随着我国科学技术和应用的广泛和大众化，学校也必然需要进一步加强新时代技术在我国财务会计档案管理中的推广和应用，不断完善中小学校的会计电算化系统，加强财务管理工作的数据库体系建设，提高财务管理工作效率。学校应该从上级检查和审计的角度出发，了解检查和审计工作的需求，针对学校对于各种财务会计档案管理的不同特点而提供专业的服务与信息化技术支撑，建立财务会计档案的信息化管理体系，真正实现标准化、专业化的档案管理，为学校解决了统一管理困难、集中存放困难、相互之间借阅困难、档案安全性较低等困难。

（四）建立专门的财务会计档案保管库房和管理制度

建设学校财务会计档案库房和财务会计档案管理制度，是我们确保财务会计档案管理可持续发展的关键所在。财务会计管理档案的库房建设应按按照国家以及相关法律规定单独地来进行规划兴建。学校在建造时就需要充分考虑到各种财务会计档案的存档方式和所需的基础条件，建设它们能够同时支撑不同种类的档案资料存储的库房，进行书籍或者文字类型的财务会计档案时，就需要管理人员进一步加强对于库房的干燥程度和库室内部通风的维护工作的关注和重视，而且使用移动硬盘等科技型的数据库存储装置就要求学校进一步加强技术控制。同时，学校要制定严格的财务会计档案管理体系，统一管控，禁止无关人员入内，保障了财务会计管理档案的安全，防止了财务会计管理档案的潮湿、污损，做到了财务档案相关信息以及资料的清晰、完整。

（五）设置专门的财务会计档案管理机构

有了稳定的财务会计档案管理工作人员，就应当在学校内设置专门相应的财务会计档案管理部门，推行财务档案管理目标的主体责任制，并将财务会计档案管理工作纳入该学校职能部门的年度管理目标进行考核，同时通過对财务会计档案的组织建设管理工作人员进行奖优罚劣，来充分调动财务会计档案管理业务工作者们积极性。

结束语

总而言之，财务会计档案管理工作在中小学校财务管理工作中一直占据着十分重要的地位，其目的是能够有效地为学校的财务管理工作提供实实在在的信息数据支持和原始凭据材料支撑。因此，财务管理工作者应当认真做好财务会计档案管理工作，不断培养和提升自己的综合素质，建立完善的财务会计档案管理制度，同时应用现代化技术，进行信息化的管理，全面提高对财务会计档案的管理水平，为财务管理提供基础与保障。

参考文献

[1]孔利娟.高校财务会计档案管理的内控制度建设探究.卷宗.2020，10（23）：25.

[2]张强.高校财务电子档案工作面临的问题与对策思考.商业会计.2020，（12）：94-96.

[3]张晓红.财务档案管理中存在的问题及对策探讨.办公室业务.2016，（5）：77.

[4]孙战芳.财务档案管理中的问题及优化方式研究论述.科技资讯.128-129.

广西壮族自治区北流市高级中学