分析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

王世红

摘要：众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

关键词：档案管理;基础工作;现代档案管理

引言

科学技术的不断发展促进了档案管理工作的现代化，但是，当前档案管理基础工作中存在的问题降低了档案调取和查阅的效率，因此，要正确认识档案管理基础工作的作用，并寻找相应对策来加强档案管理基础工作，使之满足现代档案管理工作的新需求。近年来，随着信息化技术的应用与发展，我国档案管理工作取得了较大进步，但档案管理基础工作仍然存在很多问题，影响了档案管理的现代化进程。鉴于此，本文首先分析了当前档案管理基础工作中存在的问题，最后结合实际情况提出了加强档案管理基础工作的建议，以期对相关单位的档案管理工作有所帮助。

一.当前档案管理基础工作中存在的问题

1.档案编号不健全

对档案进行编号处理是档案管理工作的重要组成部分，但目前在部分单位的档案管理工作中，管理人员还是按照传统的管理办法对档案进行编号，使得很多新的档案内容无法录入。另外，部分单位存在没有设计目录的档案，这类档案在内容上没有准确定义，一旦丢失，便无从查找，对于已经存在的内容也无法顺利排序。

2.档案管理工作者专业素质低

据调查，当前一些单位的档案管理工作者多为年龄较大的员工，这些员工对新知识的接受能力较差，缺乏信息技术知识和操作技能，无法正确理解并准确应用先进的档案管理方法，这在一定程度上影响了档案管理工作的顺利开展。另外，部分档案管理工作者由于缺乏专业素养而忽视基础工作的重要性也是影响该项工作顺利开展的一个重要原因，部分档案管理人员对基础工作的认识不到位，埋怨基础工作繁琐复杂，以致在档案管理过程中出现应付了事的现象。

3.档案分类不合理

档案分类不合理主要体现在分类标准太过单一，有些单位在对档案进行分类管理时只是简单地依据时间先后顺序进行排序分类，忽视了档案的具体内容，这给日后的档案检索工作造成了很大的困难，大大降低了档案调取查询的效率。此外，档案的不合理分类导致档案管理工作混乱，缺乏规范操作，将给日后的档案汇总工作带来严重影响。

二.如何加强档案管理基础工作

1.建立完善的档案管理信息系统

如今，信息技术在档案管理系统中发挥着越来越重要的作用，绝大部分档案信息已经实现了数字信息化，这就要求档案管理者更充分地应用先进的科技手段，不断健全信息管理系统，提高档案信息检索的准确性和时效性。要完善档案管理信息系统，首先要对档案信息进行优化分类，要求档案管理者在计算机上仔细填写信息分类，并准确设置档案名称中的关键词，方便日后进行档案信息检索。其次，在对档案信息进行分类时，要合理控制类别名称的长度，避免出现符号或生僻字眼，在设置档案信息名称中的关键词时，要优先选择新入档的信息以及利用率较高的信息，分清档案信息的主次关系。最后，对于已经丢失的档案，要专门设置分类栏并标明所属部门及相关档案名称，方便日后查阅。综上，建立完善的档案管理信息系统的主要目的是提高档案信息检索的时效性和准确性，因此要保证信息处理系统处于不断更新的状态，并争取档案管理信息系统与现代技术同步升级，实现档案管理基础工作的现代化。

2.提高档案管理工作者的专业素质

单位要加强对档案管理者的专业培训，强化工作人员的专业观念，帮助档案管理者清楚地认识到档案管理基础工作的重要性。在实际工作中，档案管理者也要准确规范地对档案进行分类、整理和登记，做到分类有据、整理认真和登记准确。另外，除了专业素质，足够的耐心和高度的责任心对档案管理基础工作者也是十分重要的。档案管理基础工作十分繁琐和复杂，很多档案管理者由于缺乏耐心和责任心而对分内的工作应付了事，因此，单位要想加强档案管理基础工作，还要加强对相关工作人员责任心的培养，使其在进行档案管理基础工作时能够始终做到细心和耐心。

3.加强档案管理工作的整体性和系统性

对档案进行分类的标准并不统一，不同单位的档案管理者应该找到适合自身的档案管理形式，对档案进行合理分类和准确登记，完善档案标题关键词的区分工作，有效提高档案查找的准确性和便捷性。另外，建立档案的关联数据库也是提高档案检索速度的有效途径，一个包含档案管理基础数据的信息库是整個档案管理工作系统高效运行的有力保障。為了使档案管理基础工作不断向现代化发展，单位需要积极引进现代化的信息技术和管理方式，从整体上提高档案管理标准，在更高层工作标准的指导下，使档案管理工作者可以充分发挥主观能动性，更加细致地对档案信息进行管理。

结束语：

档案管理基础工作是整个档案管理任务顺利完成的基本保障，没有基础工作现代化这一步骤，其他任何管理部分的现代化都是没有意义的。基础工作中的分类、整理和登记都是在为后期的档案查找和调取做铺垫，因此，准确、认真地做好档案管理基础工作是十分必要的。单位在进行档案管理时也要对档案管理基础工作提起高度重视，在管理之初做好准备，才能方便后期的工作开展。

参考文献：

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[2]张永清，柏增秋.浅谈现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].中国民族博览，2018（03）.