数字档案馆（室）建设研究

陈晓静

摘要：随着信息时代的到来，数据信息的种类越来越多样化，被视为一种创新型驱动力和全新的生产要素，档案馆（室）拥有海量丰富的数据，将档案数据与互联网科技相融合已是大势所趋，通过数字档案平台可把档案资料变成更有用的信息资源，迅速、快捷地为利用者服务，

关键词：大数据;数字档案馆（室）;建设

一、 数字档案馆（室）的定义

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务（摘自百度百科）。简单地来说数字档案馆（室）是建立在互联网技术之上，通过搭建起的档案数字化平台，实现档案资源的网上统一收集、管理、保存、利用等一系列檔案建设活动。

二、数字档案馆（室）建设意义

随着信息时代的到来，数据信息的种类越来越多样化，被视为一种创新型驱动力和全新的生产要素，档案馆（室）拥有海量丰富的数据，将档案数据与互联网科技相融合已是大势所趋，通过数字档案平台可把档案资料变成更有用的信息资源，迅速、快捷地为利用者服务，更好地为企事业单位重点工作服务，更好地保护档案，延长寿命。充分发挥档案的凭证参考性作用，增强档案信息管理与服务能力，提高档案管理管理水平。

三、建设数字档案馆（室）步骤

（一）统筹规划，明确职责分工。首先要明确建设数字档案馆（室）是一个系统工程，需要全员参与。信息部门、业务部门、保密部门等协同工作，明确各职能部门相关人员的责任，压实责任，有计划有步骤地开展。其次应把建设数字档案馆（室）纳入规划纳入企事业单位建设规划中，做到同步规划。本单位分管档案和职能部门领导，压实责任，建立档案部门和网络中心联合工作机制，将数字档案室纳入档案人员绩效考核中。最后应对档案管理的分类方案归档范围保管期限表等档案规章制度进行梳理、完善。做好总体架构和技术方案的规划，并考虑到档案管理系统建设的扩展性和兼容性。

（二）基础设施建设。档案信息化建设始终建立在数字档案馆建设所需的基础设施之上，企事业单位要从网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备五个方面进行全方位的更新与完善，从而促进数字档案馆（室）信息化建设与开展。尽量在已有相关基础设施确保安全的基础上，按照相关要求进行适当调整，遵循满足需求、适当超前、易于扩展、保障安全的基本原则。

（三）应用系统建设。数字档案馆（室）应用系统，是一种电子档案管理系统，作用是对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用等的计算机信息系统。应用系统内嵌档案分类方法，归档范围和保管期限表，需具备自动收集分类归档利用销毁提示的功能。

（四）数字档案资源建设。数字档案资源包括业务形成的电子文件的归档和传统载体档案数字化生成档案数字副本完成文件的归档。如委托其他单位进行档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。电子文件的归档应可在数字档案平台上确保档案的质量、归档时间方式等，实现增量电子化，推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，保证电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

（五）保障体系建设。制度保障，研究档案分类方案，文件保管期限和保管期限表、元数据方案、文件编号规则等制度保障;经费保障，主要包括应用系统建设经费、办公自动化系统等与档案管理软件对接开发费用、数字化服务费用、档案专兼职人员培训费用等，确保为数字档案馆（室）建设工作提供必要的经费保障。全面提高档案管理人员的职业素养，推动我国档案管理事业的档案管理专业化，档案服务特色化。

（六）试运行阶段。基于开放档案信息系统（OAIS）参考模型，结合《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆建设概论》等建设标准测试数字档案平台自动鉴定文件的归档范围及保管期限、检查是否具有自动收集、分类、归档等功能。