大数据时代构建“数字高校”档案共享平台研究

李 莹，陶 云

(徐州工业职业技术学院，江苏 徐州 221140)

在大数据时代背景下，传统的档案管理模式是接收到查档需求后被动地回应用户，查阅效率受到时间和人员的制约，不利于快速准确查档用档。2020年6月颁布的《中华人民共和国档案法》修改加入了信息化建设一章，进一步规范了档案数字化的规范化管理流程，而这一改变也是契合了使用者的需求。但是很多部门并没有开始或者真正做到档案数字化建设与管理。档案数字化是指利用计算机等信息处理技术，转换成数字信号或数字编码，通过智能化检索，快速全面查询利用，通过线上实现对数字档案信息资源“收、管、存、用”一体化管理，做到非必要不进库房，最大化保护档案原件，促进数字高校的创新发展。

1 高校档案数字化服务中存在的问题

目前，高校档案数字化技术还不成熟，电子档案管理的工作流程和技术水平也与国外存在较大差距，档案工作人员缺少信息化培训，查询检索和系统使用效率低，档案服务利用缺少共享。

1.1 查询检索和系统使用效率低

高校档案系统的传统检索方式是通过查找关键词检索数据，这种检索方式快速高效，但是会存在着一些档案查找不全的现象。因为数字档案检索主要依据档号、主题和时间等数字档案的外部特征，具有一定的局限性。由于查询者记不清具体的关键词，在查阅时输入的字符与原文题名信息有些误差则查不到此文件。导致检索出来的查询结果不够准确，需要人工再进行多次筛选，耗时耗力，影响服务效果。为提高档案数字化发展，需要档案网络管理系统的升级与技术培训。但现实情况是管理系统价格逐年提高，管理服务却跟不上节奏，缺少及时的业务指导与技术培训，导致用户对系统的很多功能不了解，档案工作中出现问题后再咨询软件售后的被动现象，严重影响信息化工作效率。

1.2 档案服务利用缺少共享机制

档案在人们的印象中似乎披着一层神秘的纱，档案的特殊性决定了其必须有一定的保密性，但是保密不代表“与世隔绝”，按部就班。档案见证了历史，也代表着未来，需要管理者和使用者共同保护与利用。公开的档案数据、历史、荣誉必须主动开放，让广大用户分享这些信息。档案管理者在工作中要与时俱进，协同创新，数据库管理、信息加密、数据存储与备份、装订分类等工作需要不同专业的人员合作。在高校档案数字化过程中，外包业务是使用较多的一种形式，科学便捷的同时也存在一些隐患，如重要档案的信息安全，还有外包之后部门分工不明确，导致重复干活或无人整理。

2 基于区块链技术的高校档案共享平台建设策略

高校档案服务共享平台，需要从档案的使用者、管理者、收集者多方面研究具体构建方法，核心任务是保障平台后端的服务水平，只有不断提升平台建设的智能性，才能打造真正安全实用的数字档案管理系统。区块链技术通过区块统一、密码加入、人员匹配等方式来实现电子文件的协同管理、防伪保护、共享服务等，从学校内部档案共享、高校之间平台合作共享、信息安全共享以及用户服务共享等几方面探索平台搭建方法，避免出现“数字高校”形同虚设、不实用的现象，打造档案共享、协同创新、主体参与的高校智慧档案管理平台。

图1 区块链技术在档案共享平台中的运用

2.1 加强档案系统之间的合作共享

2.1.1 学校内部各种管理系统共享。 目前，各高校建有各种管理系统，形式多样，既有OA办公系统、智慧校园系统、教务系统、人事管理系统、科研管理系统、图书管理系统、合同管理系统、毕业生离校系统、财务管理系统，还有复合型系统等。高校管理系统门类多，管理精细，各门类档案的著录字段均不相同，未建系统的电子档案以光盘形式移交归档。应该打破传统文档分隔的局限，提升学校内部文档管理的整体成效，以集中共享管理取代原有的各自分散管理模式，各管理系统以节点、区块的模式上传至档案系统服务器，各区块之间链接形成网络数据库，使得系统中的电子文件可通过前端系统与档案平台接口实现系统对接与在线归档。

2.1.2 档案系统升级前后内容共享。 信息化发展带来了管理系统的频繁升级，一些因素导致升级前后的档案数据没有有效对接。档案数据库建设应针对这一问题，在前端系统具备归档功能前，将留存于系统中的历史数据做好链接于新系统中，以免导致后期查不到历史数据的局面。相关部门应与校档案馆(室)、数字资源共享平台建设公司一起商讨，确定历史系统中数据资料的归档技术及方式，避免旧系统无效导致部分档案查询不到。具体技术及方式包括：①以硬盘拷贝、刻录光盘等形式归档并迁移至档案平台； ②提供数据库所在服务器网址、用户、密码，由前端用户直接进档案系统操作； ③以区块链接技术加密算法导入历史数据，保障接收的电子文件的真实性与安全性。

2.1.3 高校智慧平台之间合作共享。 在共享单车、共享汽车、共享充电宝带给人们便捷生活的当下，“共享”使资源得到了合理分配。档案信息实现共享的同时，可以有效减少信息在采集、分类与保管等方面造成的重复操作。单一的数字档案共享服务平台所提供的数字档案资源比较有限，还不能满足数字档案用户跨部门、跨区域的多样化需求，打造多个数字档案共享服务平台相互协作、互联互通，实现数字档案的跨界共享。高校智慧档案馆之间合作，创建智慧联盟，打破院校、部门、行业、学科界线，加强资源整合共联，实现数字档案全方位共享。数字档案馆共享平台建设中，研究人员可以利用区块链技术开发一套通过节点共识的算法去验证带有数字签名的高清视频、图像等，共享的同时加强对信息资源的保护，同时减少网络资源的浪费问题。

2.2 注重档案数据信息的安全共享

档案由来已久，从汉王朝设立“兰台”，到隋唐时期的“甲库”，宋代的“架阁库”，再到明代的“黄册库”，清代的“内阁大库”，这些都是中心化管理，其目的为了便于统治者垄断信息，管理民众。但是中心化的危险是一损俱损，以1909年发生的清代内阁大库为例，由于库房年久失修，导致大部分馆藏档案破损严重，只能全部迁出耗费了大量人力物力。再如大家熟悉淘宝、京东购物，支付金额也是打进蚂蚁、京东金融等监管中心，中心一旦受到攻击，就会存在资金风险。高校档案馆(室)也是中心化的管理模式，全校的各种档案基本都存于库房，存在一损俱损的隐患。区块链的去中心化特征，创建信息的各部门节点共同参与管理维护数据库，即使某个节点受到攻击，不会对其他节点或系统造成不利影响，可以有效避免现存档案中心化管理的不安全因素，创造一个更安全、更可靠的网络存档与查档平台。

2.3 满足基于用户的档案服务共享

移动互联网的广泛应用，人工智能、VR、AR等技术的持续进步，使得数字档案的传播与服务方式更加多元化。“互联网+”模式是打破时空局限的创新方式，可以通过设计App、开发微信公众号平台的方式，区块链的共识机制推动了共享平台的发展，5G技术的大数据记录及用户信息推送方式，更好地满足了用户的需求。充分发挥新媒体的技术优势，构建出良好互动性的数字档案共享服务平台。通过区块链做好数字档案服务后台处理各种数据衔接问题，用户操作的系统界面采用人性化推送消息、互动答疑，在技术保障信息安全性与真实性的同时，通过档案共享平台开发预约查档、数字资源展示、宣传推送服务、在线查询反馈等，注重与用户的咨询交流和技术互动，进一步宣传档案文化、传播档案知识，达到用户了解并满意的良好体验效果。

3 结束语

区块链技术的应用，使得电子档案的维护从档案管理部门转移到多节点共同参与，通过区块链技术的去中心化、区块统一、密码加入、人员匹配等特征完成数字档案共享平台的存储、链接、验证、共享，打破不同地区及部门间的“信息围墙”。区块链技术已经较好运用于数字金融、智能制造、物联网等方面，并逐渐影响档案数字化建设领域。但档案开放范围、查阅权限、数据保存等仍是数字化进程中要进一步解决的问题。通过共享平台的建立，结合实名认证、人脸识别、VR技术等不断提升档案服务体验，用户自助在线查档，满足用户在同一平台可以共享不同地区及部门的数字档案信息的需求，以实现面向“档案保护”到面向“用户服务”的转变。实现以大数据为核心的智能化、个性化、服务型的智慧档案馆，为数字高校各项发展提供全方位的档案信息服务与利用。