浅谈汛期档案库房管理工作之要素

李娟

摘要：汛期持续高温高湿、极端强降雨天气，给档案馆（室）安全及档案资料的保管造成隐患。档案馆（室）要进一步加强档案安全管理，完善应急预案，强化库房管理，加强防潮、防霉、防虫工作，推进馆藏数字化工作，切实消除不安全隐患，确保库房档案绝对安全。

关键词：防汛预案;库房管理;馆藏数字化

汛期来临，持续高温高湿、极端强降雨天气，给档案馆（室）安全及档案资料的保管造成隐患。根据国家档案局《档案馆防治灾害工作指南》《档案馆应急管理规范》等相关规定，档案馆（室）要具备健全的档案安全规章制度与预防措施，档案工作人员要有较高的防范意识和应急处置能力，防止事故发生。基层档案馆（室）因长期历史原因，在硬件设施上不能及时达到先进标准，在汛期防灾、库房管理、馆藏数字化等方面更要狠抓落实，为确保档案绝对安全奠定基础。

一、防汛救灾提前着手，有备无患

基层各档案馆（室）要认真贯彻国家档案局、中国石化集团公司关于做好防汛工作的要求，高度重视汛期档案安全保管工作，提早做好各项准备，采取必要措施，确保档案绝对安全。

1.结合档案馆（室）实际情况制定防汛预案。成立防汛小组，专人负责，全员参与，强化担当意识，确保安全防范工作指挥到位、职责明确、措施有效。同时做好工作人员的安全防护，确保员工生命健康。主动把防汛预案纳入辖区单位和社区的防汛预案中，做到联系人员清、联系电话清、转移路线清、转移方式清。与气象、水利等相关部门保持联系，高度关注气象变化和地质灾害预报，储备必要的应急救援装备和物资。如沙袋、排水泵、饮用水、方便面、药品等。定期开展预案演练，提升档案管理员安全意识，遇到紧急情况能及时转移和保护重要档案的处置能力。守好管好档案，为企业为职工群众负责。

2.全面查找安全隐患。按照《档案馆安全风险评估指标体系》，汛期来临前对档案库房、办公室防汛安全进行深入排查，对楼体、门窗、空调、消防设施等关键部位及相关设施设备进行全面检修维护并做好安全记录。发现库房漏雨、门窗损坏、防雷装置失效、排水设施不畅等不安全因素，立即向上级主管部门汇报，及时采取加固、维修、疏通、防渗以及更换防雷装置等有效措施进行补救与防范。加强洪涝、泥石流等次生灾害的防范，确保各项工作准备就绪。加强相关设备的检修与维护，有效控制档案库房温湿度，避免档案受潮、生虫、发霉。预备一些档案转运工具，如整理箱、密封袋、推车、塑料盆、墩布等，必要时可提前转运地势较低档案库房里的档案，一楼库房档案全部转移到离地面15厘米之上的陈列架上。及时消除安全隐患，确保馆藏档案安全。

3.实行昼夜值班制度。汛期中防汛抢险小组实行24小时值班和领导带班制度。安排专人每天对档案库房、机房、办公室、陈列室等进行检查，及时做好相关设备的检修、维护工作，有效控制档案库房温湿度，积极做好汛期档案库房防潮、防霉、防虫等工作，确保档案得到妥善保管。遇强降雨天气，档案馆（室）要密切监视汛情，安排专人巡查重点档案库房及档案馆周边建设重点部位，及时做好清理排水等工作，發现房屋漏雨等不安全因素要及时向上级防汛领导小组和有关部门报告，及时采取措施，防止事故发生。当室外水位达到库房地平面一半位置时，值班人员应及时向上级防汛领导小组汇报，水位持续上涨时启动防汛预案转移档案。

二、强化库房安全管理，重视维护

持续高温高湿天气，个别库房不具备恒温恒湿保管条件，或者管理不善，将影响纸张保存，并且档案将会面临生霉的风险，加强档案库房管理，保护档案安全，也是汛期档案管理员工作的重中之重。

1.准确监测档案库房温湿度。每日按时巡查档案库房，认真记录库房温湿度。当库房温度≥28℃或相对湿度≥70%，或纸质档案的含水量≥12%时，将会对档案的安全保存产生严重影响。因此要严谨记录好档案库房温湿度的日变化情况，考虑时间、季节、空调工况等原因，及时发现问题并采取相应措施，如检修空调系统、开启除湿机、检查库房密闭性，减少人员进出等，使库房温湿度调控到绿色区域。

2.做好档案防霉防虫工作。针对汛期库房易潮等不利情况，随时做好防潮工作，严防档案受潮受损，也是档案保护的重点内容。日常工作中做好档案的消毒杀虫工作，及时投放和更换干燥剂、除湿袋及防虫药等，防止档案虫蛀、霉变。对已经生霉的纸质档案、录音录像档案，先尽快与其他档案隔离，避免交叉感染。用医用脱脂棉球蘸取75%的酒精擦除霉斑，同时对库房采取处理措施，查找原因并消除隐患。

3.水淹档案的抢救和修复。若遇到严重水灾，库房积水，造成纸质档案水淹受损。第一时间应将档案转移到高处或干燥库房，同时用抽水泵及时排空档案库房的积水。受损档案尽快进行消毒和干燥处理。熏蒸消毒、环氧乙烷与二氧化碳混合气消毒，可以有效杀灭档案所携带的致病微生物，确保参与抢救人员的身体健康。消毒后的档案放置密闭且通风条件良好的房间，辅助于去湿机，空调和风扇等工具，尽快降低纸张的含水量，受潮程度轻的可用自然晾干法。短时间无法修复时，可将纸质档案放置于低温冷冻设备中，防止其生霉。

三、推进馆藏数字化，安全高效

随着国家云计算、大数据和移动网络技术的快速发展，档案资源做为基础性战略资源地位凸显，实现数字转型是档案事业适应时代的发展要求，档案馆（室）管理工作提升和完善势在必行。

对馆藏档案进行数字化扫描的过程非常复杂，周期长、环节多。由于早年信息化条件所限，很多老档案没有建数据库，更没有扫描全文电子文件。2017年中石化档案管理系统的全面启用，所有档案数据都需要迁移至新系统。中原油田档案馆以此为契机，开始全面实施“文档一体化”管理，由近及远，逐年实现馆藏档案数字化扫描和导入工作，档案数字化率显著提升。案馆（室）也可按照“价值+利用频率”的原则，选择具有较高保存价值且利用频率高的档案，拟定课题成立项目攻坚小组，通过调研考察，有针对性的开展某区域的馆藏数字化，使成果更加实用。档案管理的全信息化时代到来，为档案利用提供了方便，大大缩短员工查阅档案的等待时间，而且减少实体档案的损耗，延长纸质档案和实物档案的寿命及保存质量。数字化信息每年统一进行光盘刻录，一式三份，重要档案及电子文件实行异地备份，是对挽救意外情况受损档案的重要补救措施。