为提升专利质量的合作机构管理探索

王寒枝 张彦奇

摘  要：科研组织专利管理通常倾向于集中、柔性模式，并在符合行政管理要求的条件下，开展专利运营相关工作。科研组织的专利成果拥有量大，技术领先优势、成熟度、应用前景却各有差别，对专利分级管理是平衡投入产出、优化管理模式的必由之路。各科研院所对专利服务机构的核心诉求各异，如何识别出适宜合作的高水平专利代理机构并签约合作、保障一定专利质量在实践中有很多难点。本文结合专利分级等实践工作提出专利服务机构选择及相关管理的对策建议。

关键词：科研组织  专利质量  专利分级  专利代理  服务机构

中图分类号：G306                          文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）05（c）-0183-06

Exploration of Management on Cooperative Patent Agencies to Improve Patent Quality

WANG Hanzhi  ZHANG Yanqi*

（Technology Transformation Department， Technical Institute of Physics and Chemistry of the Chinese Academy of Sciences， Beijing， 100190 China）

Abstract： The patent management of scientific research organizations usually tends to be centralized and flexible， and carry out patent operation related work under the condition of meeting the administrative requirements. Scientific research organizations have a large number of patent achievements， but their technology leading advantages， maturity and application prospects are different. Hierarchical patent management is the only way to balance input-output and optimize management mode. Various scientific research institutes have different core demands on patent service institutions. There are many difficulties in practice on how to identify high-level patent agencies suitable for cooperation and sign contracts for cooperation to ensure certain patent quality. Combined with the practice of patent classification， this paper puts forward the countermeasures and suggestions on the selection of patent service institutions and related management.

Key words： research and development organization; Patent quality; Patent grading; Patent agent; Service agency

科研組织为提升以专利为核心的知识产权质量，通常选择在分级管理基础上优化资源配置以开展特色工作。在现行的《科研组织知识产权管理规范》中，在知识产权运用部分写明知识产权应分级管理，目前在中国科学院研究所中，已有30余家按照该标准部署贯标并通过认证。于2021年1月，作为1号文件的《国家知识产权局关于进一步严格规范专利申请行为的通知》发布实施，不以保护创新为目的低质量非正常专利申请行为将上升至申请人及专利代理机构的信用高度进行公示惩处。现行政策下，科研主体对于合作专利机构以及专利质量管理不到位，不仅影响了专利成果的产业化市场估值，甚至可能对声誉、获奖、争取项目等产生不可预估的负面影响。本文结合工作实践，在研读现行法律法规政策基础上，提出科研组织在当前专利服务机构行业环境下，为保障与提升专利质量及对专利服务机构的选择与管理提供参考思路。

1  科研组织管理特点

1.1 集中、柔性模式

科研组织[1]知识产权管理集中程度通常介于高校和企业之间，即设置专职的管理部门和管理人员，采取统一出口披露成果，统一管理要求，具体流程会授予研究单元或课题组一定的决策自主权，即统一管理，但带有柔性或弹性[2]。对外采购服务需要满足审计及上级机关相关规定，如中国科学院各研究所属于中国科学院的二级法人，接受上级机关管理指导，并按要求报送统计数据。而内部管理不能单凭“一刀切”，为充分尊重并调动科研人员对专利工作的认同和投入而赋予发明人团队一定的自主权。

科研组织的科研成果拥有量大，专利申请量通常也较为可观，直接负责专利事务工作的管理人员一般是1～2人，工作量饱和。在制订宣贯专利管理运营相关的体系文件、规章制度、流程记录的同时，很多科研机构的管理部门有意识地建立并培养研究单元或课题组的兼职专利管理人员团队，并通过信息化管理系统及流程节点的把控，落实专利管理要求。通常专利文本或交底材料的撰写主体是各个发明人主导，大部分情况下研究单元或课题组内部也是向下授权，仅是重要的专利进行内容审核或者检索布局，因此仅仅对于发明人培训或者借助专职专利管理人员辅助管理整体可控程度不足，专职管理人员往往还通过管理专利代理机构间接实现管理规则有效运行，发明人团队则负责专利交底书撰写以及与专利代理人的技术沟通。特别是对于签订总委托书的专利代理机构，许多专利官方流程无需委托方再办理盖章，结合本单位管理特点和业务需求去甄别、持续管理合作专利服务机构显得尤为重要。

1.2 专利服务要求差异化

在科研组织中不可避免地存在并非以转化为目的的专利申请[3]，如现有科研、人才评价体制中仍存在以专利申请或授权数量作为分项指标，为了项目结题、研究生毕业、职称评定、人才落户等目的，在特定时间内达成计划数量成为相关人员最先考虑的因素。

科研组织优势方向的成果往往是“1个核心技术+N个产品形态”，某些关键共性技术或者源头核心技术可以延展到诸多应用领域，在引入高水平专业机构开展专利布局时，发明人团队的产业化意愿是否强烈，也会决定对专利撰写质量或者挖掘布局工作的重视程度。对于缺乏申请专利经验的科研组织，如从未申请过专利的军转民技术团队，发明人会期望专利代理人在完成高质量工作同时给予充分咨询指导。对于产业化前景广阔、需要高质量专利或者专利布局帮助在市场竞争中实现“排他”或者“保驾护航”的先进技术，发明人团队、负责专利或者成果转化管理部门会主导选择合作意愿强烈或者看重自己品牌及工作质量的专业化服务团队早期介入研发工作、全程跟踪项目执行全过程，对标远期的各种市场战略考虑提前做好专利等相关知识产权工作。

1.3 技术内容披露管理存在难度

学术交流、项目路演、文章发表常常是科研组织的“刚需”工作，培养研究生等因素导致一定的人员流动量，充分覆盖发明人进行知识产权宣贯培训存在操作难度。科研人员做出最新成果，通常是希望尽快首发，学术交流中的“无意之举”可能导致了后申请专利的新颖性丧失，即便有意识、及时地将核心方案提前申请专利，若首次申请专利时仓促进行，没有考虑到后续改进或者外围应用专利的创造性门槛阶梯设计，也会降低技术整体专利价值。

2  专利服务行业环境

2.1 服务机构

经修订的现行《专利代理条例》与《专利代理管理办法》，放宽了从事代理业务的公司门槛，同时加大对无资质“黑代理”的惩治力度。按照2019年4月统计数据，在2000多家专利代理机构中10人以下代理所占76.86%，成立时间5年以内的超过50%[4]，品牌声誉沉没成本高的专利代理机构成为少数。优质服务机构与非合作客户接触渠道有限，无资质“黑代理”、以极低价格竞争、直接联系客户夸大宣传抢夺业务的情况仍有存在[5]。

近年来，为了提升行业服务质量，我國出台了国家标准《专利代理机构的业务规范》[6]和《专利导航指南》[7]指导专利业务服务要求，也不乏关于代理机构评价指标的学术研究[8]。专利服务机构的区域发展并不均衡，如北京地区的代理机构背靠审查员转行等资源集聚优势，部分沿海城市整体机构水平强于西部地区，在上述地区寻找专业合作机构时有更多选择空间[9]。对于服务机构来说，解决公司营收和利润是首先考虑的，在业务稳定的基础上才能追求质量。利益因素导致行业内“黑代理”和不正当竞争难以杜绝;对追求服务品牌的机构来说，公司经营管理良性运转是长期存续的基础[10]。

2.2 从业人员

高校的研发方向分散，从技术对口、专利质量满足要求的角度适用于锁定代理人团队的全过程服务模式[11]。根据学科方向组建的科研组织研发方向相对集中，如中国科学院物理研究所、中国科学院化学研究所等;而以功能定位的如中国科学院理化技术研究所（以下简称理化所）、中国科学院深圳先进技术研究院等，研发成果同样是多个技术方向，对代理机构的选择倾向于下沉到代理人团队层面。复杂的专利服务对实践经验要求较高，虽然目前很多高校设置了知识产权专业，培养人才侧重于法学研究，实践培养不足[12]。在2019年度的统计数据中，执业超过5年的专利代理人仅占三成[4]。随着资深代理人受认可度提高，若非代理机构的重要合伙人，流动可能性变大，随着项目经验的积累，也会根据客户条件调整工作方式和投入时间，还可能减少或者不再直接承担具体业务，与优秀专利代理人等知识产权高端人才达成深度合作并非需方市场。

3  供需匹配分析

目前，高校和科研院所因为专利申请量大、申请方案的技术创新程度高、大量发明人会按照专利递交文本的形式撰写且并不要求仔细打磨专利申请，因此在与专利代理机构成交价格远低于行业协会指导价的情况下，由于科研单位一般不会出现倒闭欠款情况，对于许多代理公司来说仍是优质客户群。但对于能够解决复杂知识产权问题的专利代理人所在公司，由于不缺业务来源，本着质量信誉原则，可能会根据业务承接能力和业务偏好拒绝指定代理人的合作。

专利代理工作对个体的专业水平要求较高，通过代理公司的通用简介并不能直接判定是否能在合作后配备符合要求的代理人团队。考虑到资深专利代理人的潜在流动问题，获得行业内大量优质公司的最新信息需要长期多渠道去收集及相互印证，不容易在短时间内实现。科研组织受内部采购流程及相关行政规定所限，专利代理费用若支出金额偏高会存在审计压力，一定程度上并不能完全按需选择优质代理人团队;另外专利管理人员与发明人的专利意识和水平也会影响到对合作伙伴的识别及合作后的工作效果。

4  专利分级与合作机构管理

4.1 概述

为了专利整体质量保持在水准之上，保证专利官方流程按时处理，同时将更多精力投入到有转化价值的专利导航及布局工作，中国科学院已贯标研究所采取了对专利分级管理的模式，并采取关联代理机构对应不同费用标准等优化资金配置措施。

理化所将高价值专利培育目标融合在内部知识产权管理手册，按照“一般、重要、高价值”3个依次提高的级别进行专利管理，相应的投入成本和工作要求有所区别。对于产业化前景比较清晰并且有产业化意愿的专利，或者未来对行业可能产生颠覆性影响的前瞻技术，级别定为“重要专利”，要求指定资深代理人处理;对于其中需要形成专利组合布局的技术包，会采取专家组评审、内部立项论证后，按照“高价值专利”的项目管理模式，即设定工作目标、工作方案及时间节点进行过程监控，并引入外部专家监理及评审验收。

科研组织形成的前瞻性创新成果，即使专利定级不高，无论专利申请出发点是否为了后续市场竞争中的排他效果，在提交申请时，对未来市场判断及后续研发进展不可能完全预知，至少要保证从技术交底书“转化”到专利提交文本的工作质量达到中等水平[13]，尤其不能出现非正常申请。这个过程实现可以通过选择战略合作的专利代理机构并加强管理，设定其准入条件，采取长期合作、动态调整的方式。

4.2 加强个案委托服务管理

以国内申请为例，虽然单件专利代理业务的费用总金额不高，然而先进技术方案本身蕴含的价值会高出上述代理服务费用1～2个数量级。不合格的专利代理工作会严重损害技术的市场价值，没有按时监控缴纳官费也会失去专利权利。专利撰写质量过低不仅损害技术转化实施时成交价格或者产业化阶段的市场竞争能力，科研单位如果选择资质、信誉有问题的合作单位还会影响到外界对其管理水平的整体评价，并成为不良机构扩大宣传的客户案例。

对于专利申请量大的科研组织，出现与代理机构个案委托服务常见于两种情况：一种是拟引入新合作代理机构的尝试性委托，另一种是联系发明人推销合作或者发明人不了解管理流程自行寻找的合作机构。科研组织会有服务采购的相关制度和内控流程，对于单件专利代理业务，由于合作总金额不高，内控条款很可能覆盖不到，这也给了通过电话联系发明人推销“专利转案”的不正当竞争提供了生存空间。知识产权管理部门有必要根据实际管理需要，补充制订相关的节点管控措施，例如核实代理资质、查询公司信用信息、不良记录，根据代理公司成立年限、代理人规模和注册资金快速评判公司;通过签订代理合同并进行条款审查，对服务效果进行跟踪或抽查实现管理追溯;甚至可以根据管理需要，对于采取欺骗、伪造等不择手段的合作机构或关键人员建立本组织的服务供方“黑名单”。

4.3 选择战略合作服务机构

4.3.1 准入评审

除国防专利之外的专利代理业务，代理公司现行惯例是负责专利撰写、答复以及监控官方流程。有的科研单位出于各种原因，更看重采购流程合规审查，会选择委托招投标单位全权负责筛选专利代理机构，而对于希望更多掌控主导权的科研单位，一般会自行组织专利代理合作机构的准入及考核。专利代理机构信息是动态变化的，已长期合作机构也有必要定期采集信息并对其进行考核评议。再通过适当补入优质新机构参与竞争，避免长期合作机构心理懈怠。

（1）代理机构背景调查。

要求代理公司提供的书面信息，包括公司成立时间、公司资金、人员规模等基本情况，对于合作后拟配备的对口专利代理人提供工作履历。还要关注公司经营管理状况，比如流程监控机制，列入“大客户”的业务量标准及其对应的价格和服务等，并由代理機构指定一位接口人，负责协调客户单位各项合作要求，接口人优选部门经理或者合伙人等能够理解客户专业要求并且能够调动公司资源的资深人员。

通过与接口人面对面交谈，了解其理解、沟通和协调能力，成员间如何共享信息及其工作接口，通过何种渠道保持对审查政策等知识更新，公司代理人分级标准和对专利内部质检的操作流程。通过与资深代理人交流，了解其对公司企业文化的认同，谈及某项较为复杂专利问题时的思路、经验。初步判断服务公司是否业务可靠、本单位是否可能列入重点客户、以及对复杂专利工作的处理意愿及处理能力，当前经营状况以及优秀员工的流动概率。

其他的信息获取途径包括网络查询、熟人推荐或发明人反馈、来自单项委托工作试点效果等。存在与本单位有激烈竞争关系的同行时，还要关注业务量较大的专利代理公司是否也是该同行的合作单位。

（2）专家组评审。

通过前述调研，确认潜在合作代理机构属于正规、平稳运行的公司，且有合作意愿，可以组织专家组现场会议评审。评审专家优先选择科研组织内部熟悉专利工作的科研人员，作为未来直接“用户”会更加认真对比评判。对于内部专家无法覆盖全部专业背景时，辅以外部专家，最终按照拟签约的机构数量准入评分靠前的公司。

对代理公司评审可参考以下几个维度，根据当前阶段重点需求赋予不同的权重：①机构实力，对公司整体进行评定，判断潜在可为科研机构提供优质服务的空间和专业保障能力;②代理人团队，根据代理人各学科领域的分布和工作年限分布及核心代理人履历评判，注意排除名誉指导等信息干扰，关注一线代理人;③特色优势，为单项服务能力突出而规模不大的机构提供展示机会;④运作经验，公司介绍成功案例，判断处理复杂问题的实力和经验;⑤流程规范，公司介绍管理人员及管理机制，评价该机构的流程、时限监控以及内部专利质检等管理是否规范、不易疏漏;⑥个性化服务，考察对于客户提出的加快申请、费用结算、质量要求、统计要求等诉求的响应能力和落实意愿。

4.3.2 工作质量评价

对专利代理机构的工作评价分为发明人评价和外部专家评价两种情况。理化所发明人评价在知识产权线上管理系统中完成，评价分数自动计算并保留至各专利项下，设计采用分值区分较大的勾选项以突出优秀机构。完成撰写定稿以及答复阶段的评价包括5个维度：（1）稿件撰写质量（占30%），评价专利权利要求书及说明书等稿件的技术特征描述完备性、专业性、准确性及一致性;（2）案件专业知识（占15%），评价案件相关领域专业知识的掌握程度，有利于进行服务质量的提升;（3）业务水平（占15%），评价专利业务的稿件撰写、官方申请、OA答辩的处理及专业工作经验;（4）稿件响应时间（占20%），评价从委案开始到完成稿件终稿的时间满足业务需要的程度;（5）服务态度（占20%），评价代理机构服务人员在工作过程中体现的专业责任意识和工作态度。在专利结案后定性评价：非常满意、满意、一般或不满意，起到一致性校验的作用。

需要委托外审的专利质检，为了兼顾保密要求，可考虑在专利受理后委托外部专家审核，有问题的及时做出撤回、修改专利申请等操作。外部评审内容可综合专利申请目的，从专利审查规则出发审核文本质量，包括是否容易回避设计及侵权判定难度，如涉及组合布局还要综合考虑关联专利等。

4.4 优选专业团队开展专利专项

理化所的专利导航及高价值专利培育工作按照项目管理[14]，专利服务团队与发明人团队定制执行方案对口推进全过程工作[15]，在项目立项、结题阶段以外部专家为主进行评议。通过任务目标及合同条款约束、督促项目过程管理，促进服务团队发挥出专业水平。知识产权管理部门组织专家评审后确定资金支持的立项项目及对应机构，在立项评审阶段通过审查承接机构的知识产权工作方案考查团队能力，包括对专利项目要求的专业知识储备、类似项目经验是否充足，是否充分理解项目需求，工作方案及其工作目标是否逻辑自洽等。要求合作机构应配备本公司“最强团队”并保持团队成员深度参与项目时间，且不允许“转包”现象的发生。

根据知识产权项目工作需求，争取“结盟”专利工作经验丰富且“一专多能”的实战专家，如擅长专利挖掘布局、撰写保护、专利复审无效、诉讼，产业分析、成果运营等多个领域，或者是积极学习相关领域知识案例的高成长型业务骨干，通过专业人員多维视角助力科研组织做出正确知识产权决策，提高专利布局质量。

4.5 对专利服务机构的信息披露考量以及保密管理

对工作质量要求越高的专利服务，对于从业人员工作经验、技术背景契合度匹配程度要求也越高，换言之，越高端专利服务往往越面向细分客户。这其中隐藏了两个方面的风险，其一是优质专利服务机构很可能会是强劲技术或市场竞争对手的合作单位，其二是为本单位完成的优质工作很可能作为详细案例成为“招揽”同行业新客户的手段。

从管理成本出发，为降低此类风险可能带来的单位损失，除了对于服务机构的尽职调查、签订明确有效的保密协议及保密条款，具体合作过程中不断强调相关保密内容和保密要求外，特别重要的工作还是要提前考虑好对于服务机构信息披露的程度及形式。例如，已知竞争对手的生产工艺或者应用领域是什么，如果竞争对手未申请专利或者专利薄弱，为了合作需要，告知合作机构具体关注拟申请的保护点即可，不必强调商业意图，如果竞争对手已申请专利需要回避设计，也是仅强调工作要求即可。在签订涉及工作任务及要求的合同亦是如此，既要明确任务及质量要求，在不影响执行效果的前提下，不必分享最终工作意图，甚至必要时将任务分解分别委托。

5  科研组织管理保障

科研组织为提升技术成果转化工作，结盟优质的专利代理团队、完成高质量知识产权保护对技术实现市场价值非常关键。内部管理体系建设水平，直接影响到与优质机构的合作效果，例如知识产权经费预算是否充足，内部知识产权专、兼职管理人员以及科研骨干人员的知识产权专业化水平如何，委托服务合同条款是否能够维护科研组织合法权益[16]。科研组织应营造重视知识产权及成果转化的组织文化，加强专利基础管理。保证不因外部机构的变化影响流程时限的监控，形成适合落地本单位的专利分级管理及转化激励机制，以形成内外部专利工作人员水平与默契不断提升的正向积累，并通过集中优势资源投入知识产权工作促进技术价值变现，形成良性反馈。

6  结语

技术由创造到转化的链条较长，将专利保护工作与研发活动紧密结合形成高质量专利，再到专利价值释放并非一蹴而就。专利专业化服务委托费用通常远少于科研组织优势领域的技术研发投入及潜在转化价值，适宜采用专利形式保护的技术成果值得投入精力、资金选择称职的服务机构及其团队，并做好质量管理。科研组织人员对知识产权的重视程度及专业化水平关系到与优质机构的合作效果。随着科研单位的专利基础管理水平提高，变更代理机构对流程管理影响会越来越小，可以扩大范围选择服务机构并及时调整。专利服务机构在开拓业务的同时，对新从业人员系统培训及实践指导也要跟上发展步伐，使更多知识产权专业人才活跃在业务一线，助力科研组织等主体培育高质量专利。

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