信息时代下档案管理工作的创新探讨

常春玉

摘要：在社会快速发展背景下，我国已经进入到信息化时代，各个行业以及单位在档案管理工作中面临一定压力。档案管理工作对于单位发展与行业发展会产生直接影响。信息化时代使得传统档案管理工作方式无法跟上社会发展步伐，而且会在一定程度上影响后续行业、单位的更好发展。为避免这一情况的出现，需要及时对档案管理工作进行创新与完善，提升档案资料利用率的同时，不断提高档案管理水平。

关键词：信息时代;档案管理;资料

引言

随着社会经济发展水平的不断提高和科技进步的加速迭代，数字经济互联网经济等新业态层出不穷，逐步成为在某些领域的主导模式。档案管理工作作为记录、保存社会文明进步的一项重要工作，为适应和满足信息网络时代的实际需要，档案管理工作必须要进行创新，使档案管理工作成为新时代社会经济发展的鉴证人和助推器。文章从档案管理的学术定义、存在问题、创新途径及方式探究等方面，对档案管理工作在新时代社会定位分工及发挥最大效能进行分析研判，提出要让档案管理工作主动融入经济社会发展的大格局，在走向依法管理、走向开放、走向现代化上下功夫，着力推进档案信息化建设，在服务经济建设、服务民生建设、服务文化大省建设等方面展现新作为。

1信息化背景下档案管理工作的特征

基于新时代背景下，可以明显地看到档案管理工作也正在朝着信息化的方向发展，这一举措使得档案管理工作具备以下两方面的特征：第一，管理对象发生了转变，以数字档案为主。新时代视域下，以往传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代。据相关调查显示，当前大多数单位的档案管理都以电子档案为主。与传统纸质档案有所不同，电子档案具有一定的虚拟性且具备多种功能，如复制功能、拷贝功能以及压缩传输功能等。第二，档案管理核心方向有所转变，现已从保管储藏向收集利用方向转变。在以往的档案管理工作中，纸质档案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量时间以及人力的消耗下完成的，且工作效率还非常的低下。而信息化时代的到来，传统纸质档案已转变为电子档案，档案管理工作人员只需要充分利用网络信息技术就能够实现档案信息的收集、整理与储存等工作，大大促进了档案管理工作质量以及工作效率的提升。

2信息时代下档案管理工作的创新探讨

2.1强化档案管理服务创新

在档案管理工作创新期间，针对档案管理服务也需要相关工作人员能够给予更多关注与重视，将档案资料服务功能发挥出来，体现其价值，这也是目前档案管理工作创新中面临的一个重要问题。在这一过程中，档案管理工作创新，要保证档案资料信息的丰富性，这样才能为更多人员提供服务，满足不同行业以及人员的需求。从单位内部信息进行分析，在档案资料管理期间，往往需要应用数据中心以及管理平台，针对不同级别员工设置档案信息访问权限，通过该种方式提升档案资料价值，而且能够防止档案资料浪费，以及档案资料被滥用情况出现。除此之外，在服务创新期间，还要对单位外部服务创新给予更多重视，为更多不同人群提供服务。除此之外，在管理服务创新过程中，还需要各个部门之间能够相互配合。实际上档案管理工作，与不同部门之间的工作存在交叉，因此，档案管理工作想要实现更好落实，那么需要更多部门参与到其中，给予档案管理工作更多支持。在这一过程中，领导层人员要协助管理部门管理工作，当涉及到需要其他部门参与的工作時，领导方面要下达工作任务或者命令，促使档案管理服务能够得到提升。一旦在工作中出现冲突等其他问题，领导人员要做好协调工作，这样档案管理工作的顺利展开也会得到保障。比如，单位在人事档案的核实中，需要人事部门、档案管理部门工作人员参与其中，彼此之间相互配合，针对档案管理工作中存在的不足之处进行补充，使得上交档案信息的真实性、可靠性得到保障。

2.2加大投入信息化档案管理建设资金，保障企企业档案建设长期稳定发展

根据企企业自身内外经营环境和经济发展水平，加强针对档案信息化建设管理工作的资金投入，使其优化档案信息化管理建设工作，开展档案信息化管理专业知识水平人才培训。聘请专业人士及专家学者指导档案管理人员，制定并落实相关档案管理工作制度，并实行激励奖项措施，吸引人才，完善信息化管理制度并组织力量全力推动企业档案管理体制，通过科学技术信息网络服务系统提高精细化档案管理能力。加大对信息技术网络软件技术投入资金，支持企业档案建设管理工作，为企企业信息化管理档案建设提供长期精细化服务质量保驾护航。

2.3观念创新

观念的创新，也就是指解放思想、创新思路，对档案管理工作从固有的认识中解放出来，牢固树立服务意识、资产意识和增值意识。使档案管理工作从旧的保存、借阅单一模式转变为收集、整理、分析、提供（涉密除外）、互动、反馈等基于为政府、机构、大众货客户提供服务的新模式。这一观念转变将带动档案管理工作在收集、存储、整理、出借等各个环节的法制化和规范化建设，从而保证档案资料的本质属性客观化以及档案资料的综合效益提升，促进档案管理工作由传统式的被动服务逐步向主动服务的方向转变。

2.4形成档案管理信息化意识

随着时代的快速发展，以往传统的档案管理方式已无法满足新时代的发展需求以及新时代背景下档案管理工作的实际需求。因此，在当前的档案管理工作中，必须要注重数字信息化技术与设备的应用，并在此基础上进行档案管理信息化工作意识的形成。作为一项基础服务工作，档案管理工作的良好开展对各单位或机构自身的发展有着重要意义。基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养;其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助;最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样一来不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作效率与质量。

结语

信息化档案管理建设采用智能服务模式，是实现办公档案管理全面升级发展战略价值的重要组成部分。以信息技术档案管理替代传统档案管理工作是非常重要的价值途径。因此，档案管理工作利用信息技术服务是十分必要的。可以通过单位自身的内外环境及条件，实行信息化档案管理建设服务模式，能够利用信息技术服务更好地开展档案管理工作，让信息技术档案建设标准提升企业档案管理质量，使档案监督管理得以全面落实。

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