浅谈收尾管理的问题及对策

杨君林

摘要：本文通过总结归纳收尾阶段的主要工作内容，分析其主要存在的问题及原因，提出几点对策，旨在加强收尾项目管理，提高管理效益。

关键词：收尾工作;问题;对策

一、收尾工作的重要性

项目施工往往是主体施工打冲锋，项目收尾马拉松。由于项目收尾工作工程量小、分布面广、数量较多，往往不被大家重视。

但项目收尾期是项目成本控制的重要环节，也是项目变更理赔工作解决的关键期，作好项目收尾期的管理工作，对于维护施工企业的经济利益、市场信誉和社会声誉，防止企业资产流失，争取企业效益和社会效益的最大化，都具有重要的现实意义。

二、当前收尾管理存在的问题

1.重视不够

工程项目竣工验收以后，还需要做大量琐碎的收尾工作，诸如工程竣工资料的移交，竣工结算的编制，工程项目技术和管理工作的总结，工程欠款的催收，债权债务的清理，二次经营，设备材料的回收、整修、调配与利用，与业主、设计、监理及地方政府有关方面遗留问题的处理等。

收尾项目由于人员陆续调出，个别项目甚至没有专人负责，加之各项管理到位欠佳，导致部分项目在变更索赔、竣工结算、资料移交、清收清欠等方面严重滞后，工程款及质保金不能按时回收，有可能形成坏账损失。

2.责任不清

工程项目的收尾，少则一两年，如果包括缺陷责任期和保修期在内，则需要更长的时间。而现在的实际情况是：一旦工程完工，项目部的管理人员就会迅速减少，一些专业技术人员，尤其是项目经理和主要经办部门负责人的调离，使需要数年时间的收尾管理工作，处于责任人或责任主体缺位的状态。一旦需要处理与原工程项目有关的问题，往往无法从容应对，处于十分被动和尴尬的局面。尤其是通过变更索赔可以得到的效益由于少有过问，与建设单位交涉不力，往往不能全额得到。因此，如何在管理体制和人事安排上解决这一问题，就显得十分迫切。

3.资料缺失

施工过程中原始记录准备不充分，缺乏相应的书面签证资料，有些甚至是口头约定，项目因收尾早而多次更换驻地或人员，造成结算资料缺失，有的项目甚至做到“大雪无痕”。加之部分建设单位对工程竣工结算有意拖延，直接影响到最终对竣工结算金额的审定。应收账款长期不主动与建设单位核对，对争议事项不积极处理，导致债权不能准确确定，更谈不上及时收回。

4.清欠迟缓

多年来，建设领域拖欠工程款的现象一直没有明显好转，在诚信机制不健全的情况下，拖欠工程款已经成为建设领域流行的一个通病。一般来讲，建设单位是不会主动按合同约定支付工程款的，如果施工单位无人催收，时间会越拖越长，稍有不慎就会过了诉讼时效，收不回来的风险就会加大。这些年来，施工企业已经尝够了工程款久拖不还的苦头，给企业造成了不小的经济损失。

5.服务与监管缺失

在项目收尾期间，上级部门对收尾清欠进度掌握不及时、建设单位发函不妥善处理、项目提出的困难不帮助解决、成本费用支出无通道，对项目缺乏有效监督和服务。没有安排足够的力量，使收尾工作“尾巴”拖得很长，工程该完善的未完善，该结算的未结算，该了结的事情不及时了结，不仅增大了管理成本，还影响了企业的声誉。项目负责人为了自身利益，报喜不报忧，大量滞后费用在考核兑现时未预计，导致本来预期效益不错的项目在进行考核兑现后，由于实际确认收入减少，计划外费用大量发生，应收账款长期不能清回，项目由盈利转为亏损，最终影响企业整体利益。

三、采取的对策

1.提高认识

工程项目是施工企业经济效益的源泉，是展示企业竞争实力的窗口，也是对外联系的桥梁。施工企业不仅要在项目投标上把策略和方法运用得当，施工时把好安全质量关，根据合同要求按期交付工程项目，而且还要善始善终地搞好收尾管理工作。

收尾项目管理工作牵涉到工程零星施工、工程质保整修、计价结算、项目审计、档案移交、债权债务管理等方方面面的工作，而最终的清欠工作则依赖于这些基础工作的顺利进行。因此，项目清欠工作与项目收尾工作密不可分，是项目收尾工作的一个重要组成部分，收尾和清欠工作应结合进行。

准确界定收尾项目清欠管理工作内容，从思想上认识到清欠工作并非仅仅要钱，而是要参与整个债权形成、确认、收回的全过程。部分工程项目將债权清收与债务偿还结合进行，这就要求还要参与债务清算支付管理工作。

2.建立责任制

责任制体现了企业生产方式与市场经济的有机统一，是施工企业搞好工程项目管理的重要制度。要使收尾工作责任明确、目标清晰、计划周密，企业同样需要建立责权利相统一的责任制，建立项目收尾工作班子，并与相关负责人签订工程项目收尾管理工作责任书。

责任制一般可以有两种模式，一是在项目经理产生后，与企业法定代表人就项目全过程管理签订责任书，责任书包括了竣工以后的收尾管理内容;二是在工程项目竣工交付后，如果原项目经理确实因工作需要调离岗位，无法履行收尾管理职责，企业可以通过竞聘等方法重新确定一名熟悉该工程项目情况，能胜任后期管理工作的负责人，并与其签订工程项目收尾管理工作责任书，明确其责任、权利和义务，按年对其收尾工作的业绩进行考评，待工程项目收尾工作全部完成后进行终评，并对有关人员进行奖惩兑现。

3.高度重视收尾人员的连续与稳定

工程项目在施工后期，领导班子成员及部门管理人员陆续调往其他工程项目部，因新开工项目人员到位时间要求紧迫，部分管理人员在调离岗位时没有办理规范的交接手续，而新接手人员又不熟悉情况，不能很好地衔接处理问题。针对这种情况，应强调“终身责任”，即，项目经理作为项目收尾工作的第一责任人不得改变。项目部其他人员在调离之前，一定要办理严格的交接手续，明确哪些是移交给别人的事项，哪些是还要负责到底或是继续配合完成的事项，没有正常交接的应补办相关手续。

企业收尾管理部门以经济手段保证这一制度的落实。

4.加大清欠工作日常管理力度

（1）清查摸底、责任到人

首先，对各项目债务人信息、发生时间、金额、形成原因和签订合同情况进行调查摸底，并分项逐笔建立台账，做好日常动态管理。

其次，统筹安排清收计划，确定清收责任人，原项目负责人为清收第一责任人，工经、财务等负责人为相关责任人，对于责任人调离或其他原因不能履行清收职责的，由企业另行指定或由上级债权管理部门全面接管，防止管理脱节。在此基础上，与责任人签订收尾及清欠责任书，明确计价结算完成目标和时间、收回工程款及各类保证金数额和时间、费用支出标准、奖罚规定等事项，并以此为标准进行考核管理。

（2）资料规整、完善签认

清欠工作的首要前提是准确确定债务单位欠款数额，由于收尾工程项目具体经办人员变动频繁，部分有争议往来款项人账不及时，这给清欠工作带来一定困难。工程项目施工期间要及时完善项目部内部管理资料，整理隐蔽工程记录、设计变更、质量检查及验收单、联系单、会议纪要等签证资料，督促建设单位及时批复结算资料，保证应收账款确认依据合法有效。收尾项目要建立债权管理档案，对清欠原始资料进行整理归类，定期办理应收款项签认手续，并详细记录债务单位电话号码、负责人等变动情况，为采取各种手段清欠准备好原始证据。

（3）方法多样、灵活清欠

在项目初步完工、指挥机构尚未撤销、人员没有变动之前，实时跟踪、速战速决，可以起到事半功倍的效果，并节约清欠费用。同时，可考虑将清欠工作与承揽任务相结合，利用与建设单位建立的长期合作关系，实现区域经营、施工、清欠一条龙滚动发展。针对每笔拖欠款的特点，灵活运用联合追讨、诉讼追讨、节日追讨、打折追讨、上访追讨、专业追讨、抵债追讨等多种方式推动清收清欠工作开展。对容易清收的应收账款采用常规方法清欠，对清收难度大的工程欠款可签订还款协议，重新确认债权，恢复和保证诉讼时效。对个别拖欠时间长、情况复杂的应收款项，周密准备原始资料，搜集陈述有利证据，借助司法诉讼手段追回欠款。

针对某些特殊工程欠款，可借助政府或新闻媒体力量进行清收。例如，现在国家和政府非常重视农民工工资发放问题，都在强调要按时支付农民工工资款，对于企业外欠的劳务工工资和材料费等款项，可以通过与建设单位沟通并办理相关手续，由建设单位直接代付，这样虽然没有收回现款，但解决了企业资金支付压力，同样达到了清收目的。

在清欠过程中，清欠人员要苦练内功，不断提升个人业务素质和工作水平。清欠人员应具备多方面的业务知识，从工程计价结算到配合竣工审计，从财务往来对账到办理付款手续，从现场沟通谈判到起草协议纪要，从搜集法律证据到追踪诉讼进展，无论遇到什么问题，都能应付自如和妥善处理。

在与建设方交往中，要有良好的沟通能力和大企业员工风范，对对方提出的合理要求予以解释和处理，对不合理要求婉言谢绝，向建设单位陈述企业的资金困难及共同面对按时支付外欠款、维护社会稳定的义务，做到有礼有节，取得对方的充分理解和支持。

往往有这种情况，项目部将竣工结算报告及相关资料送达建设单位后，建设单位将该结算报告长期搁置，或是资料报送上级部门，或是委托第三方审计，成为不予支付工程款的理由，如果长期无人过问的话，可能过去好几年都没有结果。为了加快清收清欠工作，清欠人员应积极与投资方、审计方沟通联系，一个个解决遇到的障碍，推动建设单位工程结算、资料归档、落实资金等工作及早开展，让建设单位没有拒绝支付欠款的理由。

（4）过程跟踪、配合服务

收尾项目责任人应定期向上级“双清”管理部门汇报清欠工作进展情况。“双清”领导小组负责协调责任人在新老项目上的关系，协助抽调原经办人员、职能管理部门精兵强将配合责任人开展工作，审核清欠费用并建立台账包干控制，对遇到的困难提供帮助，全力做好各项服务工作。配合收尾責任人建立并完善资产质量台账，加大债权管理工作力度，对于久拖不清的应收账款，“双清”领导小组在详细了解情况并掌握原始资料的情况下直接介入，采取更为强有力的措施进行清欠。

（5）奖罚分明、及时兑现

清欠考核是一项重要而敏感的工作，它关系到对收尾工程项目清欠成果的认定和清欠业绩的评价，也关系到清欠人员的经济利益。对于清欠工作完成好的项目及责任人加大兑现力度、大力宣传，激发清欠责任人更加努力完成好清收清欠工作，同时也让更多的人投身“双清”工作中。对于拖拉推诿、工作不力、效果不好的项目和个人，应视情节轻重进行通报批评或给予经济处罚，并帮助责任人分析查找原因。

另外，公司应将收尾清欠工作成效与项目经济责任考核兑现挂钩，使项目原领导班子成员都来关心重视清收清欠工作，只有将全部债权清收完毕，才会真正实现考核兑现指标，才能获得考核兑现收益。

四、结束语

总之，明确收尾工程项目清欠责任，核定包干清欠费用，区别专职、兼职责任人工资待遇，制定奖罚标准并严格执行，定期考核兑现，将会大大促进收尾项目清欠工作。

只要我们要树立全心全意的服务意识，领导正确决策部署，主管部门紧盯收尾清欠进度，各业务归口部门全力配合，收尾项目责任人积极努力，收尾项目清欠工作就一定能取得成功。

中铁一局市政环保公司