做好图书馆档案管理工作之浅见

秦宇

摘要：我国图书馆服务档案资料是指我国图书馆及其服务工作人员在各项服务活动中研究产生的各种具有科学查考研究利用重要价值，并加以归档保存起来的文献材料，是我国图书馆服务工作在各个重要历史发展时期全面、系统、真实的历史记录，它可以作為一种重要文献材料资源，也是我国图书馆服务体系的宝贵财富。

摘要：管理理念;规范化;管理

一、更新图书馆档案管理理念

首先，领导高度重视，这是加强社会图书馆业务档案管理服务工作的重要关键。其次，应深刻确立做好图书馆业务档案管理各项工作的基本原则：1.集中与时间分散相协调结合的企业管理基本原则。对国家有关从事图书馆日常业务管理的各类档案，如办馆经费、财产、人事和其他文书管理档案等，应统一进行部门集中管理，由有关图书馆档案办公室统一安排部门专人统一负责;对有关图书馆其他业务管理档案，可由各直属业务部门分散进行管理，如收集文献读者采购人员档案等应归收集采编管理部门进行收集流通管理，文献读者典藏人员档案资料﹑文献读者借阅档案资料﹑文献借阅人员档案等应归收集流通管理部门进行收集流通管理。这种管理集中与综合分散相有机结合的资源管理利用原则，有利于各职能部门员工结合自己的不同业务特点进行集中管理和综合利用。2.现代化管理原则。图书馆业务档案管理部门工作人员应充分适应国家现代化事业发展的市场要求，直接综合利用计算机技术进行图书档案管理，提高档案管理水平。

最后，建立了以秘书室为核心的责任追究制度，并以书面形式收集和借用业务档案。业务馆长等主要业务负责人员也可以直接到馆查阅定期向馆上交的重要业务管理档案，便于全面及时掌握各项重要业务档案进展管理情况，通过帮助馆长及其指导老师协调和组织图书馆业务档案的管理，有利于打破馆长在对图书馆提供重要指导前听取多层次业务报告的传统业务管理模式。

二、加强图书馆档案规范化管理

图书馆重要档案资料是在我国图书馆档案工作管理实践中直接制作形成的或是具有长期保存、参考价值，并按一定时间规律保存起来以便供备查阅参考的各种重要文件记录材料和统计数据。图书馆管理业务相关档案的管理规范化监督管理，就是根据规范图书馆业务档案管理相关工作中可能存在的突出问题，制定和提出规范图书馆管理业务相关档案管理相关工作的具体标准，统一实施图书馆管理业务相关档案的管理组织体系建设。例如，对相关业务论文档案所需要收集的所有文件都要进行统一规范化收集处理，主要内容包括下列以下内容：通过鉴别和准确判定相关业务论文档案的应用价值，把各项相关业务档案文件中有价值的各个挑选项列出来，剔除那些难以重复、无条件保存的有价值的业务文件;以相关职能职责分工界定为主要基础并充分结合相关事物主体属性，以适当的照顾及业务档案相关文献收集载体的实际情况表现为基本原则，对相关业务管理档案的所有文件项目内容都要进行统一界定和分类划分;对所需要收集的相关业务管理档案文件，在项目内容界定范围、项目形式设定、标准价值衡量等各个方面都要进行统一规范，从而有效提高相关业务论文档案的学术内涵性和质量。另外，要在本馆业务整体档案的管理分类建立归档管理范围、业务档案统计管理项目的分类统一管理规范上面对相应问题做出具体规定，使本馆业务整体档案分类建设与高校图书馆公共基础设施业务档案建设工作统一结合起来，并通过加强业务整体档案的分类建立可以促进高校图书馆业务整体档案工作的业务规范化和业务标准化。

三、加大图书馆档案管理工作所需资金投入力度

开展图书馆档案管理工作必须投入一定的人力、物力和财力。从所接受调查的高校图书馆情况来看，图书馆目前没有专项资金预算能够支持此项工作，资金短缺已逐渐成为当前制约高校图书馆业务档案管理业务工作健康发展的重要决定因素之一。因此，图书馆虽然可以内部进行协调，也或者可以直接考虑对内申请或对外争取，但来自人民社会与地方政府的大力支持可以解决开馆资金不足问题。这样才能有效地充分运用现代计算机网络辅助档案管理技术开展专业档案的整理收集查询﹑保存整理、鉴定检查﹑储存保管.回收利用和数据统计等日常管理工作，加快国家图书馆专业档案管理服务现代化体系建设的发展进程。

四、实现图书馆图书、情报、档案一体化管理

图书和业务情报、档案信息系统资源一体化信息系统管理档案系统资源可以综合利用我国现有企业图书.软件档案系统信息﹑理系统和软件情报信息系统资源，发挥图书档案信息系统图书软件业务整体的情报信息管理功能性和管理系统优势。除了图书馆日常的档案管理之外，图书馆的采购配送计算机管理系统的数据库是图书馆业务档案的一种存在形式。 这种身份有利于图书馆内部实施一体化管理，有效实施图书、信息、档案一体化管理。

五、强化图书馆档案管理队伍建设

图书馆学校档案管理工作人员的综合素质水平是始终影响学校档案管理相关工作的重要衡量因素之一，因此，提高档案人员素质水平是继续搞好高等图书馆学校档案管理相关工作的重要保证。作为一名从事档案管理业务工作者，不但不仅要求具有较强的思想政治素质，还要求具有较高的管理业务水平。为此，要继续加强对社会图书馆相关档案管理人员的思想政治路线思想和基本职业道德宣传教育，还要继续加强管理业务培训和相关业务技能指导，引导我馆档案管理工作人员学习掌握更多有关我馆档案管理相关工作的新理论知识和新专业技能，以尽快适应新发展时期我馆档案管理相关工作的发展需要。图书馆应用档案管理技术人员毕业应必须具备以下基本素质：高尚的社会职业道德;合理的专业知识体系结构和专业技能水平﹐其中具有包括应用图书档案情报管理专业知识、计算机信息技术、网络通讯信息技术、多媒体传播技术和其他网络文字信息处理技术知识在内的多种现代文档信息文字检索处理技术;较强的馆内外文文字翻译工作能力;强烈的文字信息保护意识和较高的文字信息处理分析能力。同时，图书馆馆员可能会抽出一定部分时间精力用于业务咨询和对馆员的业务培训，提高他们的咨询业务管理能力，鼓励他们积极创造性地参与开展咨询服务。

结束语

做好公共图书馆干部档案管理服务工作不仅有可能为推进领导干部工作战略决策及拟订图书馆经济建设和事业发展规划提供可靠的合理参考决策依据，也有可能为推进公共图书馆建设评估、精神文明先进单位建设评比、巾帼精神文明单位创建活动工作及推进国家绿色共享资源工程建设等工作积累宝贵的原始档案资料。

参考文献

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