大数据时代背景下档案管理和数字化建设分析

丁力

摘要：在大数据时代，档案管理也需要与时俱进，实施数字化建设，进而有效优化档案管理质量。为此，本文分析了大数据时代档案管理中存在的问题，提出了大数据时代档案管理数字化建设的主要策略，以供相关人员参考。

关键词：大数据时代;档案管理;数字化建设

随着大数据时代的到来，云计算技术、网络信息技术以及大数据技术等被广泛应用于社会各领域中，极大地促进了各领域生产模式的变革。就档案管理工作而言，工作人员需要积进行档案管理数字化建设，提升档案管理效率与管理质量，进而更好地与大数据时代发展要求相契合。

1.大数据时代背景下档案管理中存在的问题

1.1对档案管理数字化建设工作重视不足

现阶段，仍有许多单位的管理层档案数字化管理意识比较薄弱，尚未深刻认识到实施档案数字化管理的多重价值，所以在制度、规章、设施与技术等方面也没有提供有力支持。进而使得档案管理制度不完善，档案数字化建设设施不足，数字建设技术落后。这些都将影响到阻碍档案管理数字化建设的进程，降低档案数字化建设的规范性与科学性。

1.2档案管理人员的职业素养不高

目前我国许多单位的檔案管理人员都并非专业的管理人才。而是身兼数职或者由其它岗位内调而来的，所以很多档案管理人员并不熟悉专业的档案管理知识。且他们整体年龄偏大，文化水平不高。对新事物、新技能、新知识的学习与接受能力有限。这就导致我国许多单位仍沿用着传统的档案管理方法，档案数字化管理的专业程度有待提高。

1.3档案数字化建设成果的价值有待开发

目前虽然有些单位已经开展了档案管理数字化建设工作，但在档案数字化管理活动中，只是将纸质档案信息简单存储为电子档案，将档案的功能与价值仅仅局限在查阅浏览与调阅打印。并没有进一步跟踪与深度挖掘出档案的其它潜在应用价值，进而造成档案利用率低，档案的多种重要功能价值没有得到充分实现。

1.4电子档案信息的安全性不足

许多单位的档案信息都包含着本单位的一些机密文件。但是目前我国许多单位都是借助第三方档案管理软件来保存与处理本单位的档案数据的。这样就加大了电子档案数据的安全隐患。一些重要的商业信息，政策信息或者是统计数据等一旦被不良黑客纂改、盗窃与攻击，将给相关单位造成严重损失。档案管理人员十分有必要采取一些有效措施，最大化确保本单位电子档案数据的安全性。

2.大数据时代背景下档案数字化建设的有效策略

2.1树立正确的档案数字化管理观念

各单位档案管理人员十分有必要深刻认识到开展档案数字化建设工作的重要性与关键价值。主动革新思想，树立正确的档案数字化管理观念，并在实践工作中，积极了解与掌握多种网络信息技术与大数据技术，有效增强自身的档案管理素养与信息技术应用技能。从思想上高度重视档案数字化管理工作，在行动上全面支持档案数字化建设工作。

2.2加大对档案数字化建设工作的资金投入

在大数据时代背景下，各单位要想顺利展开档案数字化建设工作。必然离不开多种硬件设施与先进软件的支持。所以各单位应该进一步加大对档案数字化建设工作的资金投入。以便档案管理部门有充足的资金与能力购置所需的计算机、扫描仪等相关硬件设施、最新的管理软件与先进的安全防护软件，成功构建科学的档案数字化管理平台，营造出良好的档案数字化管理环境，全面展开档案数字化管理工作。

2.3加强档案管理团队建设

在大数据时代背景下，要想顺利高效地开展好档案数字化管理工作，还需要优秀的档案管理人才的支持。所以各单位十分有必要加强自身档案管理团队的建设，尽早组建一支精英式档案管理队伍，将众多复杂繁琐的纸质档案信息转变化成轻便、易于检索的电子档案信息，并对这些信息充分利用。一方面，因为档案数字化管理过程中，需要应用到多种计算机技术与信息技术，所以各单位需要积极引入那些具有较强的计算机能力，又熟练掌握档案管理系统知识的高学历高素质复合型档案管理人才，作为本单位档案管理数字化建设工作的领头羊，负责档案管理数字化建设的整体思路与框架。另一方面，各单位需要加强对在职档案管理人员的知识培训，以进一步丰富他们的档案管理知识，提升他们的计算机应用技能。

2.4深度挖掘档案的多重价值

档案数字化建设的重要目的之一就是充分实现档案的有效利用。所以在档案数字化管理过程中，工作人员在正确采集与存储档案的基础上，还需要对档案展开科学统计、深入分析，全面挖掘相关档案数据，了解不同类型档案的应用价值。对那些利用价值较高的档案数据展开进一步的编辑与优化，实现档案价值的最大化。

2.5提高档案信息化管理的安全性

针对档案管理中可能存在的一些安全隐患，各单位需要及早制定科学的安全防护制度，主动在档案数字化建设规划中增加管理系统安全防护的相关内容，从资金方面、设施方面、管理技术方面与管理人员方面等加强对档案管理安全隐患的排查，有效管控好相关安全风险。

3.结语

总之，在大数据时代，我国的档案管理工作已经难以满足大数据时代的多种实际需求。为此，各单位需要积极开展档案信息化建设工作，通过强化档案数字化管理观念，加大对档案数字化管理的资金投入，组建精英式档案管理团队等方法，实现档案精准化管理，促进档案管理工作的长远健康发展。

参考文献：

[1]田凌嫣.论大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略[J].兰台内外，2020，（2）：83-84.

[2]马丹.大数据时代背景下档案管理问题探讨[J].新商务周刊，2017，（12）：244.

[3]张晓敏.大数据时代背景下档案管理工作方法优化分析[J].卷宗，2020，10（5）：122.