浅谈档案的基础性整理工作

邢世明

摘要：档案整理工作是档案管理工作的重要内容，档案整理质量的高低直接关系档案工作的管理水平和利用服务效率，事关档案价值作用发挥，所以一定要要把档案整理工作的基础打牢。

关键词：档案;整理;工作

档案整理工作就是将收集起来的具有保存价值的有关文件材料，按照专业的程序和方法，进一步系统化和有序化的工作过程。面对数量众多，门类复杂的文件材料必须进行有序整理，保持档案的规范有序，便于检索提供。档案整理核心基本过程是，收集、分类、排列、修整、装订、装盒以及搬运入库，排列上架。可以看出档案整理工作环节和流程较多，每一步工作都相对独立而又相互关联，都需要按照有关的标准和规定来完成。除一些特定的专业性档案的整理步骤和方法要求有具体单独规定之外，其他总的来说是都是一个有机的系统化整理性工作，根据内容范围主要分为以下几种类型。

档案的数量多、情况复杂.就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。

1整理完成后的检查修整

对于整理完成后的档案，要进行全面的检查，看是否组卷合理，是否文件材料齐全完整，是否装订排列规范，发现问题需要重新进行修整或重新组合整理。同时，要对一些年代久远的档案进行检查，发现问题，如：填写内容错误，类项填写不齐全等问题，在尽量维护档案原貌，保证档案内容齐全的情况下就行修整，便于更好的管理使用。

2盒内档案文件的排列和编目

档案经过装订装盒之后，要对每一盒所属的档案文件进行系统排列，一般遵循时间结合事由的方式进行，做到排列科学有序，文件之间保持系统联系，在此基础上要对盒内文件进行目录编制，完善检索目录体系。排列和编目工作是档案实体整理即将完成的后半部分工作环节，这个过程同时可以对前面部分整理质量进行检验，以便提高整个案卷的整理质量。

3档案整理工作应把握的几个原则

3.1保持文件之间的有机联系进行整理。档案是由不同的文件及不同的内容和形式构成，在未进行整理组合之前，每份文件，每一个档案稿本和元素都是相对独立的个体，相互之间联系系不够，但是在形成档案之后，每一卷或每一盒的所有檔案文件就成为一个不可分割的整体，并且这种整体性组合会长久的以档案特有的形式存在，不允许多次随意改变，因此在整理工作中要按照档案材料相关的固有内在和外在联系进行整合，确保文件之间的科学联系性。具体来说，文件之间的有机联系要从形成时间、材料来源和档案形式等方面进行把握。保持时间联系就是要求同一年度的文件材料要在一起整理，并且科学运用时间结合机构或问题的方式进行先后排列，对于跨年度的文件要按照要求合理判定其整理所属的年度，归入相应的年度整理;保持材料来源联系，就是要遵循整理的全宗原则，一个单位或者围绕一项工作形成的所有文件材料都要纳入一个整体进行整理，不能随便分散组合，不同单位的档案不能混入其他单位的档案一起整理，同一项活动的档案也要集中在一起整理。这样整理形成的档案可以全面系统的反映一个单位的整体工作过程，或者一项工作活动的本来面貌。

3.2遵循形成的规律和特点进行整理。档案是在不同的时期阶段，有不同的形成者形成。不同时期阶段的档案分别代表不同时期的工作、生活及其他社会活动的情况，分别具有各自的联系性和基本特点。所以，档案整理工作就需要区分不同的形成时期，把相同时期相同作者和相同来源的档案进行集中整理，保持档案特有的历史属性和完整性。相同道理，对于一个单位形成的相关档案，集中反应单位发展变化的客观全貌，是历史性的有机整体，具有一定的历史规律和特点。只有把握好档案的形成规律和内涵特点，才能将档案进行科学化的整理，使档案更好地反映各个历史时期的不同面貌，更好地按档案的形成规律利用档案。

3.3立足原有基础进行整理。档案原有基础是指档案整理前的档案材料的基本情况，不同时期不同人员形成的文件材料有所区别，比如有的文件材料因业务工作需要已经在归档前就进行了胶印装订，这种形势下的文件材料在一定程度上也遵循了相互之间的有机联系，具有方便工作利用查考的基本价值。所以，对于这样的档案基础性材料，要尊重其固有的面貌和基础，在具体整理中自然可以作为一件或一卷、一盒来进行整理，这样既保护了档案固有的本来真实面貌，也节省了更多不必要浪费的工作时间，提高了整理工作效率。立足原有基础进行档案整理是在实践中总结探索出来的一条行之有效的工作经验做法，应在整理工作中坚持执行好。

3.4利用现代化新方式开展整理工作。计算机技术和数字技术的出现，很多单位的计算机系统办公达到了较为先进的管理水平，这为实施计算机技术参与档案整理打下了良好基础。通过计算机办公系统可以对各个部门的档案材料整理进行统一规范和要求，比如赋予不同的机构和门类档号，各部门在提报纸质文件材料的同时将电子目录一并提报，这样就为档案材料移交后再次进行实体整理节省了大量时间，确保了编目编号的准确性，缩短了整理时间，确保了档案整理的质量。

4 结束语

总之，档案整理工作的规范性和有效性，可以提高服务单位发展的效率，对于发挥档案的更多价值也具有重要现实意义。档案整理工作既要遵循以上几个工作原则，又要严格标准规范，不断创新改进档案整理方法，运用新技术新手段提升整理质量和效率，更好的服务单位发展对档案信息的需求。

参考文献：

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