信息时代电子档案管理浅析

周言

摘要：电子档案是时代发展、科技进步的结果，是指通过计算机磁盘或其他数字设备为载体，大量存储的人员或事件信息。电子档案相较于纸质档案的优点在于，其能在存储大量信息的情况下，更简便的找到目标信息，更具备纸质档案所不能及的图片甚至影像资料。因为其使用简单、储存量大、信息保存时限长等原因成为了现代企业单位最常用的档案保存方式，但其管理模式和管理办法依然存在不足，本文就信息时代电子档案的管理进行分析，希望对相关企业单位在电子档案管理工作有所帮助。

关键词：信息时代;电子档案;管理

电子档案是现代人对科学技术的办公化应用，在科技极度发达的时代，人们为了更高效的完成工作任务，将计算机与数字信息结合，诞生了方便存储信息的电子档案。电子档案极大程度改善了纸质档案的弊端，即易脏污、易损坏、易腐朽以及易褪色等问题，这些问题导致了纸质档案极难保持，而且不具备时效性，并且当纸质档案过多，其巨大的笔记量也为其存储和查询使用带来了困难。因此，电子档案是人们优化办公程序的体现，也是时代的必然结果。

一、电子档案的优缺点

（一）电子档案的存储量和便利性

档案，顾名思义，是对一个人或一件事的始末信息记载，其特点在于信息量大、种类繁多，因此，想要存储档案和使用档案在传统的纸质档案模式中较为困难。电子档案解决了之一难题，例如：现有的家用计算机其硬盘容量为1TB，单张D9刻录盘容量为8.5GB，U盘的容量最大也为1TB。假设一张A4纸可记录1000字，每字符2BIT，记录一张A4纸的内容相当于2KB，在这个假设基础上，可以计算单张D9刻录盘能记录的内容相当于450万张A4纸的字节信息！庞大的数据存储量是传统的纸质档案所不能比较的巨大优势，而且在使用档案时，纸质档案需要记录档案目录才能在450万张A4纸中找到目标信息，电子档案仅仅需要输入“关键字”就能自动检索，找到目标，其便利性也是纸质档案望尘莫及的[1]。

（二）电子档案不可直读

电子档案有巨大的优势，也有较为鲜明的缺点，即为其不可直读的特性。电子档案一般存储在光盘、计算机硬盘、u盘或其他信息载体中，这些载体的特性决定了人们在使用这些信息时必须借助外力读取其信息[2]。因此，若停电或计算机设备电量不足时即不可读取其内部信息，为人们在的工作埋下了潜在问题。

（三）电子档案的安全性

电子档案受其特性影响，必须在数字信息设备上读取，因此，计算机设备的安全与否决定了电子档案中的信息安全与否。如果存储电子档案的计算机设备因人为操作感染恶意程序或他人设备恶意供给，设备内存储的档案信息的安全难以得到保证。

二、提升电子档案管理的办法

（一）建立严格的管理制度

提升电子档案管理效率的根本办法在于建立科学有效的管理制度：

1.除档案管理员外，任何人员不能操作电子档案存储设备，电子档案因为其特殊性，其形成并存储进设备后，其他人员的“外规操作”极易造成档案的泄露，对档案信息安全造成严重威胁，因此，必须杜绝除档案管理员外的人员接触电子档案存储设备。

2.制定严格的录入和查看记录，档案管理员要减少在电子设备上的电子文件传输和接收，在存储档案的设备上接收档案以外的文件，会给恶意程序感染存储设备的机会。并且檔案管理员即使将档案设置为“只读模式”，也无法防止“有心人”以打字录入、手写抄录、拍照等方式记录档案[3]。因此，必须制定严格的档案存入和查看管理规定，每次录入都应以手打录入为主，杜绝设备感染恶意程序的可能，并且每次的档案查看都要有记录，为日后的查询工作提高可追溯性。

3.对较为特殊的档案给予“特殊照顾”，在信息化时代的背景下，信息是单位的立身之本。因此，针对电子档案的安全问题必须进行安全等级划分，档案管理员要根据不同的档案内容进行不同等级的安全保护，周期性检查访问记录，防止恶意程序在不知情的情况下查看档案信息[4]。同时，划分安全等级更便于电子档案管理工作，能够有效的实现对电子档案安全的把控，在安全的基础上提高电子档案的利用率，提升电子档案的安全性。

（二）提高自身操作能力

当前，科学技术经过长久发展，已经进入了科技飞跃进步阶段，计算机技术及其性能日新月异。档案管理软件以及档案加密软件技术也在逐步更新，为了更好的完成档案管理工作，档案管理员必须强化自身能力，积极参加相关培训，学习最新的档案管理操作知识[5]。档案管理员自身能力是电子档案管理效率和安全的第一道保障，同时也是最后一道保障，只有档案管理员具备了一定的操作能力，才能保障工作任务的顺利完成，为单位其他部门的工作提供有利保障。

（三）控制电子档案的准确性

电子档案是电子文件的办公化形似，在计算机中对其进行更改十分简单，并且复制一份电子档案，也仅需要“复制—粘贴”两个步骤即可完成，过分的简单操作对电子档案的极大的影响了电子档案的真实性和原始性。虽然档案管理员都会对电子档案进行加密处理，但对了解计算机知识的人而言，解密仅仅时间的问题，简单的修改档案，会与原档案形成极大的出入。因此，档案管理员在录入电子档案时有必要加录一份备份档案，以保证电子档案的准确性。

结束语：

在信息极度膨胀的今天，电子档案的管理工作是一个单位的立身之本，档案的准确性关乎于每个收录人员的个人隐私，因此，需要档案管理人员高度重视。档案管理员应积极学习新兴的档案管理相关技术和文件加密技术，为单位电子档案安全提供保障，在计算机硬件和软件两方面着手，重视在技术方面的学习，并建立科学的管理工作规范，进一步强化电子档案的管理工作。

参考文献：

[1]张韬. 浅析信息时代下电子档案管理在企业中的应用[J]. 百科论坛电子杂志，2020（7）：291.

[2]胡凤燕. 基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J]. 兰台内外，2021（10）：34-36.

[3]兰序亮. 浅析大数据时代医院人事档案电子信息化管理[J]. 卷宗，2020，10（16）：103.

[4]曹丽红. 浅析信息化时代传统档案与电子档案管理[J]. 黑龙江科学，2017，8（3）：90-91.

[5]张淑萍. 浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J]. 办公室业务，2021（2）：75-76.

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