事业单位文书档案管理工作探讨

王叶烨

档案管理是一项意义深远、责任重大的任务工作，相关事业单位和档案工作部门应当引起重视。针对文书档案管理的过程当中应采取更为合理、科学的方法，从而提升档案管理质量和管理效率。本文主要分析和探讨有关事业单位文书档案管理的发展现状以及相关对策，发挥文书档案在事业单位工作中的积极作用，以供相关人员参考和借鉴。

档案管理作为一项意义深远、责任重大的工作任务，越来越受到广泛关注。事业单位的文书档案管理工作不仅对单位内部发展有着基础性作用，同时对社会经济的稳定也有着非常重要的作用。不断地提升管理水平，有助于促进事业单位实现顺畅、平稳的发展和运行。因此需要从文书档案管理工作入手，分析在以往管理模式中存在的问题，通过制定针对性的解决策略，着力优化档案管理水平，达到全面提高档案管理工作效率的目标。

一、事业单位文书档案管理工作基本情况

1.档案管理方式各异。事业单位的类型不尽相同，大致分为“全额拨款”、“参公（即参照公务员）”、“财政补贴”、“自收自支”四类，部分单位还设有子公司。不同属性的单位在实际工作中，档案归档范围、管理要求、管理标准不尽相同。

2.档案种类繁杂。涉及行政运转的各类文书档案，包括机要文件、合同请示、公文报告、来往函件、法律文书等，都需要归档管理。

3.档案增量差异较大。由于单位属性不同，体量不同，绝大多数单位档案年增加数量比较平稳，一般情况下年增量几百件，少数单位年增量两三千件。

总体来看，事业单位文书档案管理工作处在不平衡的状态，不同类型的事业单位，对待档案重视程度不同。如文化、版权类事业单位，由于涉及大量专业档案，如版本图书档案、电影艺术档案、版权登记档案等，对待文书档案管理工作的重视程度高于没有专业档案的单位。机要文件、公文报告类规范化程度好于合同请示、法律文书类。这些现状对档案保护、档案利用、库房建设和档案管理需要进一步探讨。

二、事业单位文书档案管理工作存在问题

1.重视程度有待提升。一些单位对档案工作重要性没有全面的认识，并没有意识到档案工作的重要性。档案部门工作简单粗放，归档率偏低，交接手续不清晰，有的档案没有分类、没有目录。有的单位甚至成立至今从未对档案内容进行过系统地、有效地整理。

2.规章制度有待健全。大部分事业单位并没有建立科学全面的档案管理体系。一些事业单位对国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等基础性档案法规虽有所了解，制定了相关制度，但存在执行不到位、力度不够等问题。一些单位存在没有文件归档范围和保管期限表，用文件管理规定替代档案管理规定等问题。

3.人员配备有待加强。大多数事业单位文书档案归口综合部门管理，档案人员身兼数职，且大多未经专业培训，对档案工作的把控能力和专业素养都远远不够。档案管理人员有时因岗位调整，无AB岗备份，导致容易出现青黄不接、临时抓差现象。档案利用时，相关部门之间也容易产生相互扯皮、互相推诿的情况。

4.硬件设施有待改善。事业单位缺少专业的档案管理技术设备。部分单位档案工作环境较为简单，没有专门库房，或是库房位于地下室，条件简陋。多数事业单位库房硬件设施与国家档案局对档案库房温度、湿度、防火、防虫、防霉、防水等基本要求还存在着不小的差距，硬件设备亟需改善。

5.数字化程度有待提高。少数事业单位对档案进行档案数字化加工，开展档案数据库建设和OA办公系统电子文件归档，但是受我国档案管理领域整体信息化发展时间短、经验少的限制，还有许多环节需要根据具体情况继续不断完善。与此同时，仍有多数单位处于相对保守和落后的档案管理状态，仅以账目记录和文本记录来实现简单地数据保存，数字化信息化建设相对滞后。

三、加强事业单位文书档案管理的主要措施

1.重视文书档案管理工作，发挥其应有价值。从领导干部到工作人员都要提高思想认识，明确事业单位文书档案管理工作的重要意义，单位应明确档案工作分管領导、部门负责人和档案工作人员，适当增加具体工作人员，落实主体责任，提升各层面对档案工作重视程度。

2.建立档案工作制度，提升档案管理与服务的标准化水平。各单位档案部门应结合实际情况，科学分类制定本单位管理制度，使各单位档案工作有据可依。按期召开年度归档会议，健全档案管理相关制度，布置新归档的档案目录上报备案，推动健全完善珍贵档案保护措施，进一步推进档案管理规范化、标准化建设，逐步夯实工作基础。

3.提升信息化水平，优化工作方式。各事业单位应根据实际情况，进一步明确档案工作要求，建立健全日常档案工作规范。认真研究分类管理的具体措施，针对不同性质的档案制定电子文件等新型载体档案的归档标准和工作规范。通过积极引进信息技术，灵活应用现代化的信息技术，普及档案综合管理系统和开展档案数字化建设，推动事业单位文书档案管理工作的快速发展。

4.加强培训，提升档案管理工作人员专业素养。事业单位需加强档案工作人员业务培训，提升档案管理队伍整体素质。应以季度或年度为单位，专门安排课程给予针对性的培训，组织相关部门人员积极参加。对于在档案管理工作中表现优异的人员要给予必要奖励，支持和鼓励相关人员，从而充分调动工作的积极性，促使他们保持高度的工作热情，进而推动管理和服务质量的上升。

四、结语

档案管理是事业单位的重要工作任务，在社会不断发展的背景下，需要相关单位及档案工作人员加以重视，要以积极的工作态度去对待档案管理工作，建立完善的档案管理制度，加强档案管理团队建设，不断提升工作人员的职业素养和专业能力，加快推进数字化等现代化科学信息技术的应用，不断提升文书档案管理工作的水平和效率。

参考文献

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