会计师事务所信息化系统规划优化研究

宋建琦 唐健

当前，会计师事务所常见的组织管理模式一般有三种，而组织管理模式的不同直接决定了事务所信息化的建设方式与效果。本文首先概述了会计师事务所的管理模式，并分析了不同管理模式的异同，通过总结对比发现高度一体化管理模式的事务所的信息化规划和建设比加盟连锁型、共享品牌型事务所要先进和有效得多。继而本文以采用了高度一体化管理模式的A会计师事务所为例，对其信息系统进行优化设计，为其他在信息系统规划建设方面还在摸索阶段的会计师事务所提供一些理论指导和实践借鉴。

一、会计师事务所信息化管理模式

从实践情况看，目前中国具备集团性质的会计师事务所一般采取三种组织管理模式：高度一体化管理模式，加盟连锁型和共享品牌型。

（一）不同管理模式的特征

1.高度一体化管理模式。这种模式下的事务所有一个明确的核心，总分所完全融为一体，可称为“芒果型事务所”。它有五个特点：（1）只有总所一个独立法人，各分支机构都是非独立法人机构；（2）总部既是平台又是其唯一管理核心，不会出现内部竞争；（3）全所合伙人只有一个利润池；（4）强调内部专业分工和客户属地服务；（5）人、财、业务管理完全一体，专业标准统一，业务承办按地域分配，客户资源统一管理。

在排名前100位的会计师事务所中，采用这种管理模式的会计师事务所比例最小。但也正是因为其高度一体化的管理模式，使得事务所能够调集全所内最具优势的资源集中精力完成最重要的任务，具体落实到信息系统规划和建设上来说，其总分支机构因为执行同样的制度和流程标准，并且统一核算，因此可以在统一的业务平台上进行办公，也是最具备条件在全集团内实施统一的信息系统规划和建设的事务所，能够将有限的资源做到最大程度的共享，打破行政区划的壁垒。

2.加盟连锁型模式。即法律形式和法律责任上一体，经济利益各自为政型，可称为“石榴型事务所”。它一般有四个特点：（1）总所并非其共同的核心，往往只是众多利润（事业）中心的一个中心； （2）合伙人独立核算自己的利益，在利益分配上采取的是“交完国家的（税、费）、分摊总的公共费用、发完员工的、剩余就是合伙人自己的”；（3）事务所内部竞争普遍存在；（4）基本上是走外延式发展道路，分支机构的设立基本上是采取兼并其他事务所方式。

对于加盟连锁型模式的事务所来说，由于其分支机构基本上是采取兼并其他事务所的方式，因此其内部整合难度较大。其内部往往有不止一个利润中心，税后盈余的分配往往只在分所范围内进行，因此很难打破利益链条，在全所范围内建立统一的办公平台，也很难实现人员、资金的统一调配，统一结算更无从谈起。这种模式下的会计师事务所虽然可以进行信息系统的规划和建设，但是在系统的规划和建设过程中，很难兼顾到每一个分支机构或者每一个利润中心的个性化需求和不同的管理需求，因此实施难度非常大。

3.共享品牌型模式。这种事务所并不是一个共同的法律主体，但使用一个共同的品牌或商号。他们之间往往以特殊的职业资格为纽带，以一个或几个大所为核心，在自愿、平等、互利、互补的基础上，联合若干事务所，互相间开展业务合作，经济利益各自为政，各成员所都具有法人地位。称它为“瓜蔓型事务所”。

对于这种共享品牌型模式的事务所来说，其内部经济利益各自为政，其各分所内部的管理模式不尽相同，在内部管理上基本上没有统一标准，因此不具备在全集团范围内实施统一的信息系统规划和建设的条件。

（二）高度一体化管理模式下的会计师事务所信息系统特点

高度一体化管理模式下的会计师事务所，其信息系统至少应当具备以下几个特征：（1）总分支机构在物理架构上完全联通，实行统一的配置和管理；（2）在数据架构上，全所的项目数据、人力资源数据、客户数据、知识数据、财务数据统一规划、使用和存储；（3）在安全架构上，在全所范围内明确内外网的边界，执行统一、有效的防病毒策略和准入标准；（4）在事务所业务项目架构上，所有的项目都应该在信息系统的覆盖范围之内，做到全过程的管控，不应出现体外循坏或例外的情况；（5）在应用架构上，全集团应当统一规划、建设和使用同一套业务项目平台和协同办公平台，总分所以及不同分所之间执行统一的业务和办公流程。平台涵盖所有总分支机构业务部门和职能部门的需求，全所范围内协同办公。

对于新增的分支机构，可以通过模块化的硬件部署及在系统里进行简单的配置而快速建立分支机构的办公平台，最大程度简化开办分支机构的培训成本和办公成本。

二、A会计师事务所信息系统的现状与存在问题分析

（一）A所信息系统现状

A会计师事务所经过多年的信息系统建设，在硬件基础设施方面，已经实现了总分所统一使用思科防火墙并搭建 VPN 网络，将总分所连接成一个统一的内网。正在逐步实现私有云的建设，已经实现了服务器的虚拟技术，将已有的服务器和新购置的服务器、存储设备、控制设备都整合进了私有云设备池中。在应用系统方面，目前已经上线在用的系统有人力资源系统、项目管理系统V3.0、协同办公系统 V1.0、考试系统、培训系统、邮件系统、即时通讯系统、审计软件、VPN、IT服务台，但是除了人力资源系统和项目管理系统之外，其他的系统都是独立运营的，形成了信息孤岛，造成了数据冗余。在数据结构层面，目前各系统的各项数据都是分开存储。几个重要的数据库（如人力资源库、项目信息库、客户信息库、知识库都）没有统一规划，而是分散在各软件中进行维护，其它系统无法调用、查询和使用。 随着协同办公系统V1.0的建设，搭建了一套AD系统，但因为V1.0项目实施范围有限，因此该系统只把范围定义在了审计部门和职能部门，未能兼顾到其他业务单元，因此需要在后期进行规划迁移、升级才能满足多业务单元的集团架构。所有员工使用的电脑都没有加入域，用户使用管理员账户，对操作系统拥有最大的权限，可以对操作系统进行任意操作和配置，存在安全隐患。

郭丹英在《盖碗》一文中提到一类也由碗和盖组成的“盖碗茶具”，言说在宋代尚点茶法的背景下，“盖碗”大量用于当时末茶粉的存放，成为专用茶具。目前可从宋代各大窑口，如定窑、越窑、景德镇窑、龙泉窑、耀州窑等生产的同类器和刘松年《撵茶图》（如图2）中描绘的盖碗图画上，得到印证。同时期各窑口生产的此类盖碗，在称谓上，盖碗、盖缸、盖钵、盖盅多种名称混用；在造型上虽与我们定义的盖碗茶具有相似之处，但口沿与盖的结合处处理为子母口，不适宜作饮具。同时文献资料上也尚未找到相关记载，故从使用功能角度推测其与我们定义和使用的盖碗茶具是不同的。

（二）A所信息系统存在的问题

1.数据架构方面。从A所信息化现状来看，人力资源系统中的人员信息独自使用一套 SQL数据库，协同办公系统使用自建的AD 作为人员认证信息，即时通讯系统使用自带的 Access数据库，邮件系统由于是服务外包，而且在实施迁移的时候，集团内并没有架设AD，因此邮件系统的用户信息是单独维护的，另外考试系统、VPN系统、IT服务平台的用户账号都是各自维护的。项目管理系统的人员数据依赖人力资源系统，用友审计系统的人员和项目数据依赖于项目管理系统，知识库和档案管理系统依赖于协同办公系统的AD认证。

由此可见，由于前期缺乏规划，导致全所的项目数据、人力资源数据、客户数据、知识数据并没有一个统一的使用和存储规范。而且现有的系统数据质量和标准无法统一，为后期系统的整合、扩展、升级埋下了隐患。因此必须尽早对全所的数据架构进行优化和升级。

2.安全架构方面。在系统建设初期对信息系统的安全性考虑不足，在全所范围内虽然明确了内外网的边界，对于桌面终端执行了统一、有效的防病毒策略，但每个应用系统在安全性方面的设置标准都不统一，而且对于客户端来说，没有一个明确可执行的设备准入标准。

从实际情况来看，A所已有的各系统中，对于系统在用户登录、密码级别、用户验证等方面的考虑不足，标准也不统一。同时对于分散在每个员工手中的数据终端的安全防护考虑不够，这些终端都没有加入域，用户使用的都是管理员账户，拥有对终端进行配置的最大权限，因此每个人手中的电脑都有可能造成数据泄露或者有可能感染病毒而对网络造成危害，而面对这种危害没有足够的准备和安全防护手段。

3.业务架构方面。由于A所实行的是高度一体化的管理模式，因此在事务所业务项目架构上，现有的项目管理系统已经能够覆盖所有分所的所有业务事项，做到没有现体外循环或例外的情况。但在实际的架构设计上还不够合理，对于底稿的归档、存储、借阅等相关模块、作业系统中的项目管理模块、财务报销模块、报表模块等模块间的逻辑关系还有待理顺或完善。例如底稿的归档，目前仍然存储在协同办公系统的文档管理系统中，没有直接与项目信息进行关联，无法在项目管理系统中直接调阅和操作。而作业系统中的项目管理模块，并不是直接调用项目管理系统中的项目信息，而是将信息同步过来之后在作业系统中再维护一套项目信息。而财务报销模块并不能按照项目的编号进行自动核算，也未能与项目管理系统进行整合，需要进一步优化。

图3 A所域账号与应用系统同步示意图

4.应用架构方面。目前A所的各部门的需求都分散在各个独立的系统中，没有进行整合。按照事务所内部治理的方向和行业协会提出的大型会计师事务所内部信息系统规划来看，应当在全集团统一规划、建设和使用同一套业务项目平台和协同办公平台，总分所以及不同分所之间执行统一的业务和办公流程。平台涵盖所有总分支机构业务部门和职能部门的需求，全所范围内协同办公。因此需要逐步将目前分散的各个应用系统进行整合，使事务所内部逐渐汇聚成两个大的应用系统平台，即与业务相关的项目管理系统平台和与内部管理相关的协同办公系统平台。由于前期的各应用系统标准不统一，所以整合有一定的难度，这是应用架构方面的主要问题所在。

三、A所信息系统规划的优化规划

（一）信息系统总体架构设计

A所的信息系统总体架构见图1。由于高度一体化管理的事务所的总部是其运营核心，因此选择在所在地总所设立中心机房和数据中心，所有的运维系统，包括服务器、存储设备、语音交换设备、网络设备、网络安全设备、数据加密设备等都集中在中心机房。A所近年来发展速度较快，在进行数据架构设计的时候，要有一定的前瞻性，还需要考虑数据架构的通用性、开放性和可扩展性。因此在人力资源数据库方面，采用微软活动目录（AD）对人员和组织结构的数据做统一管理和认证。在业务数据库上，采用SQL数据库对底层数据进行存储并建立最基础的平台。除上述架构外，贯穿于项目管理系统和协同办公系统两大平台之间的是支撑系统，包括了邮件系统、统一通信系统（即时通讯、视频会议、电话会议、语音交换、传真、短信）、电子签章、VPN 系统等等。这些系统的存在为各功能模块的正常运转提供了良好的辅助和保障，在规划初期也同时考虑到了系统的高兼容性和高可扩展性。在总分所范围内统一规划内外网的边界，采用边界防护、入侵检测、数据防护和内控防护相结合的方式。通过网络设备的组合搭配，严格区分内外网应用和边界数据交换，在全所内部署赛门铁克的防病毒整体解决方案，同时所有用户在接入网络的时候均使用域认证的方式，加强了系统的安全。

图1 A所信息系统总体架构图

得益于A所高度一体化的管理模式，事务所内的员工可以申请在总所和任意分所之间自由平级调动，其级别、工资标准、考核结果、工作档案、系统账号全部可以无缝对接，这也是A所最具有特色的流程之一。 具体流程为：在员工提出内部调动申请之后，流程先后经过调出部门主任审核、调入部门主任审核、调出分所所长审核、调入分所所长审核，调入分所人力资源部审核，接下来是各职能部门办理调转交接流程。

（二）信息系统功能模块的划分

在系统的功能模块划分上，总体分为项目管理系统和协同办公系统两大平台，以及运维系统、支撑系统、报表系统、信息门户等辅助模块。每个平台所包含的功能模块见图2。

图2 A所信息系统功能模块划分示意图

（三）核心功能模块的详细规划

1.人力资源数据库的规划。A所在总分所和不同专业公司之间均实行高度一体化的管理模式，同时按照信息系统规划中对于人员和业务数据库统一规划设计的原则，建立统一的人员基础信息平台，采用微软活动目录（AD）对人员和组织结构的数据做统一管理和认证。以后再上线的系统统一采用AD中的人员信息数据库和认证方式，同时也可以解决现有系统中信息孤岛和信息冗余的问题。

在 AD 的架构设计上，将不同的专业板块或者专业公司划分成五个子域，分别架设集团总部和五个子域的活动目录服务器部署，实现覆盖A所所有业务单元的系统部署。

AD的设计还需要考虑到能够支撑以后人员的扩展，从A所以往的经验来看，在2000年—2015年间，员工总数从200多人增长到3000多人，增长了15倍，因此在AD的性能设计上，应能够支持 6000—20000个左右用户和计算机的登录认证。

2.项目管理系统的规划。大型会计师事务所信息化架构的应用构架分为“业务管理应用”和“内部管理应用”两大类。对于A所来说，项目管理系统就是A所的“业务管理应用”，覆盖客户管理、独立性管理、项目管理、作业管理、培训管理等共五项功能，主要对事务所内部运行的所有业务项目进行过程管理。

作为A所中的两大基础平台之一，项目管理系统将所有与业务项目、客户信息、人员委派、预算编制、报告的出具、发票回款管理等相关的功能模块信息都归集到一个平台上，提高了系统运行的效率，避免了信息孤岛和信息冗余，最大程度实现了信息资源的共享。而作为核心模块的业务管理，本文采用了如图4流程设计，以提升风险管控能力。

图4 A所业务事项承接审核流程

当项目通过审核之后，就会进行员工委派，A所员工委派功能正体现了事务所高度一体化的管理模式，在此环节，可以在全所范围内选择任意一位员工加入到当前项目中，凡是被委派到项目上的员工，需要按时填写工时记录并提交审核，人工成本在项目结束后统一结算。同时该流程也是在项目过程中对预算进行控制的有效手段。具体流程描述如下：对于项目来说，首先需要进行预算和员工委派；在做完预算和员工委派后，相关人员才可以在系统中展开与项目相关的工作；项目负责经理将在自己的待办事项中看到需要进行预算编制和员工委派的项目，选择对应的项目开始预算编制和员工委派；填写完成后，项目经理可提交该预算及委派信息；项目经理提交预算和委派后，项目负责合伙人将可以在待办事项中看到需要审核的预算和委派，选择后可以进行审核，如不同意可退回该申请；在合伙人审批以后，项目秘书需要在系统中对在员工委派中选择的员工进行状态标记。系统提供功能，允许操作人员查看不同人员的当前占用状态及时间。同时，操作人员可以设置，当前项目需要占用的时间或时间段。

3.协同办公系统的详细规划。A所由于是多个部门在统一的平台办公，各功能模块共同使用AD账号并进行认证，同时使用统一的数据库，因此可以有效提高系统运行的效率，合理进行资源配置，打破信息孤岛。在业务流程上，很多流程都是涉及到众多部门的协作。

（1）固定资产购置申请。A所总分所范围内的固定资产申购，均需要登陆协同办公系统发起固定资产购置申请流程。流程由部门秘书发起，填写表单中的申购理由、申购资产名称、数量、预算单价和购置要求等信息，之后依次由部门主任、IT 部管理员、分所固定资产管理员、分所所长、总所固定资产管理员、总所行政部主任、主管合伙人审核通过后才可购买。

（2）投标流程。A所高度一体化管理模式的特点之一就是总部既是平台又是其唯一管理核心，不会出现内部竞争。因此总所客户部负责统筹全所的投标工作，并将中标的项目按照专业分工和地域分工的原则，分配给对口的业务部门。 具体操作是：当公司获取项目招标信息及文件时，信息获取人到客户部投标主管处进行招标文件登记，投标主管将招标信息上传至系统等待所长（或分所所长）审批并指定该投标书的投标负责人；技术标的制作人制订出投标书的技术标部分，上传至系统等待投标负责人审核；投标负责人对技术标内容提出修改或调整意见，交制作人重新修订技术标；确认技术标内容无问题时，投标负责人将技术标整理好后上传至系统等待投标主管审核；投标主管将技术标与商务标整合为完整的投标书，上传至系统等待投标负责人审核；投标负责人应综合评审投标书是否符合客户及招标文件的要求，对投标书进行最终审定，并将投标书交至投标主管。

（3）员工内部调动流程。得益于A所高度一体化的管理模式，事务所内的员工可以申请在总所和任意分所之间自由平级调动，其级别、工资标准、考核结果、工作档案、系统账号全部可以无缝对接，这也是A所最具有特色的流程之一。 具体流程为：在员工提出内部调动申请之后，流程先后经过调出部门主任审核、调入部门主任审核、调出分所所长审核、调入分所所长审核，调入分所人力资源部审核，接下来是各职能部门办理调转交接流程。

大型会计师事务所的信息系统规划和建设并不可能一蹴而就。处于高速发展的行业中大型会计师事务所进行信息系统的规划就更加不容有失，否则不但不能起到支撑事务所高速发展的作用，反而会成为阻碍事务所发展的掣肘。在事务所中以天职国际事务所为代表的实行“高度一体化管理模式”的事务所借助自身的模式优势，在信息系统的规划和建设上取得瞩目的成绩，初步建立起了与自身管理相适应的信息系统。信息系统的有效运行又反过来促进了会计师事务所进一步资源共享、充分发挥高度一体化管理的协同效应，进而更好更高效服务于中国市场经济。