外贸单证操作流程探讨

[摘 要]在履行外贸合同过程中，外贸单证工作是其关键，应当明确外贸单证操作流程，确保外贸单证工作的顺利完成。外贸单证员应该能够熟练掌握外贸单证操作流程，确保每一个流程的正确，避免在这其中出现问题，进而帮助外贸企业获取更多经济收益。文章就从订舱、商检、报关、产地证、出货、提单确认、投保和寄清关资料八个方面来说明外贸单证操作流程及注意事项。

[关键词]外贸单证;操作流程;订舱

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.21.073

在外贸企业开展各项经济活动时，单证员都在其中扮演着非常重要的角色，需要由单证员来履行合同。从一定程度上来讲，外贸单证工作直接影响企业是否能够顺利的寄出获取和获取经济收益。不同的结算方法会影响外贸单证的操作流程。因此，文章就以常见的结算方法为例，来阐述外贸单证操作流程。

1 外贸单证操作流程

1.1 订舱

在客户下单后，会在出货的前一周订舱，如果发现时间较为紧张，还需要再提前一周。外贸单证员要能够准确了解公司的货物何时能够准备好，一般都是在货物包装完成时进行订舱。[1]在订舱过程中，会委托有关部门进行，并且单证员要与业务员及时交流，明确客户是自己指定相应的货代，还是由公司来寻找货代。当前的订舱分为两种：电子和纸质。如果是电子订舱，就直接在网页上进行操作;如果是纸质订舱，通过提交委托书就可以，委托书的格式可以由货代来提供，也可以由企业自己决定。完成订舱后，货代会发出通知，然后接收货代所提供的订单号，由跟单员来根据实际情况对货物预期到达时间、信息进行录入，最后将进仓单发给工厂。

1.2 商检

对于货物的检查报告，并非所有合同中都存在，如果是由相关法律规定，就必须要进行检查。一些虽然不在法律规定内，但是出口商要求提供检查报告，公司就需要进行检查。[2]检查可以自己进行，也可以由代理进行，当前很多公司都会选择代理进行检查。比如以出口竹木草制品为例，如果需要进行检查的，就须提供检查公司的信息、发票、合同等相关材料，在检查完成后拿到通关单，为后续报关使用。

1.3 报关

报关同样可以由公司自己进行，也可以委托。当前企业一般合作的都是自拉自报的货代，所以一般也都由这些货代来进行报关。在订舱后会有一段时间要求，需要在这段时间内完成报关。[3]正常情况下截止日期都是开船前两天。在报关过程中需要提供发票、合同等材料。如果是法律规定需要进行检查的，还需要提供之前商检所获得的通关单，目前一般都是使用网络电子委托报关。

1.4 产地证

对于产地证而言，是否申领需要由客户自身的需求来决定。产地证有很多种类，比如原产地、区域性产地证等，这些可以到入境检疫局办理。一些客户可能需要多种产地证，就需要根据客户需求来为其提供。而且在这其中不管是哪一种产地证，都需要与进口商进行研究，如果是对产地证有特殊要求，在申领前就必须要说明。

1.5 出货

在完成订舱后，货代会为单证员提供具体的货物到达时间、拿集装箱的单据和集装箱地址。在单据中需要明确这次产品的具体规格、数量等相应内容，这直接影响是否能够顺利的出关。[4]对于尺寸的大小而言，影响到整个货物的重量。对于出口货物而言，其唛头由客户提供就必须要将唛头打在装箱单上，装箱单上的封号要保证正确，避免影响后续的一系列工作。在出货前，要对内容数量、规格等进行严格检查，此外还要检查包装是否符合要求。如果是客户指定货代就需要由指定货代在出货当天提供ENS数据。在货物出运后，应该将出货信息告知客户，并且将预期到达时间等相关信息发送给客户，以便客户能够了解货物在哪个时间段到达，如果是后付款，在到达后就需要提醒客户及时付款。

1.6 确认提单

在货物发出后，货代会将货单的具体情况提供给单证员，单证员在这其中就需要针对内容来进行核对，如果在这其中发现错误，要及时和货代进行沟通，比如对于Shipper、Consignee等内容都需要进行核对。[5]对于一些客户有特殊要求，就需要在提单上出现HS code的时候，将客户的要求录入。在明确提单后，要将具体情况与货代进行沟通，支付相关费用后就能够拿到最终的提单。一些客户或选择电放的方法来获取货单，单证员就可以在这其中将扫描件发送给客户。在完成后需要与客户沟通，让客户及时接收货物，避免因为长期不提取而产生额外费用。

1.7 投保

单证员在收取到运输公司所发出的配舱回单后，需要向保险公司进行投保。保险公司在了解具体情况，保证无问题后为其提供保单，一些公司也会直接与货代进行沟通，让货代来投保。

1.8 寄清关资料

对于在清关时所使用的发票与国内的发票会有所不同，如果客户在这其中有额外要求，就应该根据客户的需求来做好发票，打印公章后和相关的资料共同寄出。[6]一般情况下，清关所涉及的材料有保险单、产地证、发票等内容。在这其中还需要明确保单和提单的抬头是否正确。在寄出清关资料后，合同内容基本完成，单证员可以通过相关网站来了解货物的信息，然后将货物运输情况告知给客户，让客戶能够满意。

2 外贸单证操作注意事项

作为外贸单证员，首先，要了解产品信息。自身要具备专业素养，企业在这其中也需要注意这一点，这样才能够减少损失的产生。对于外贸单证员应该从生产车间开始了解，对货物包装、规格等都应该熟练掌握。此外，还应该明确产品制作时间、费用等，因为在与客户交流时，客户可能会提到这些问题。其次，应该熟悉产品报价，以及回复邮件。因为报价能够直接体现产品，在这其中涉及货物的规格、尺寸等，外贸单证员要能够根据客户的实际情况来满足客户的需求，确保为客户提供满意的产品。而在这其中对于数量而言，不仅要能够根据客户要求的材质来进行，而且还需要适当调整数量，如果客户无法给出具体数量，外贸单证员要能够为客户提供一个参考。与此同时，外贸单证员还要能够准确地回复邮件，提高自身的工作效率，使客户满意。最后，在客户确定产品后，会要求寄样，这也是外贸交易中较为常见的一种情况。所以，外贸单证员应明确自身公司是否能够满足客户的要求，如若不能要如实告知，这样客户在收到货物的时候也能够满意。

3 结论

总而言之，对于外贸单证操作流程而言，要能够保证每一个环节的工作质量，从订舱到最后的寄清关材料都应该引起外贸单证员的注意，必须要采取正确的方法保证货物的及时寄出，达到客户的要求，这也为企业的发展提供帮助，让企业能够获取更多的经济收益。

参考文献：

[1]张燕芳.基于工作过程的项目化课程改革研究与实践——以《外贸单证》课程为例[J].中国教育信息化，2020（10）：50-52.

[2]伏星.基于校企合作的高职外贸单证教学改革探索[J].今日财富（中国知识产权），2020（1）：168.

[3]何云英，曾艳.基于任务型教学法的外贸单证制作实务课程教学研究[J].校园英语，2019（45）：35-36.

[4]吴爱栋.基于工作过程的外贸单证实务课程教学改革与实践研究[J].发明与创新（职业教育），2019（9）：48.

[5]魏雪超.新商科理念下的《外贸单证与跟单实务》课程研究[J].知识文库，2019（12）：34，36.

[6]程文吉.外贸单证操作流程解析[J].现代营销（下旬刊），2018（10）：178.

[作者简介]任荣（1982—），女，汉族，山东平原人，本科，中学一级教师，研究方向：外贸单证。