区块链技术在本科生电子档案管理中的应用探讨

耿德炎

摘 要：随着高校信息化建设的快速发展，本科生规模的扩大，本科生培养多个环节转向信息化，本科生電子档案的规模性和丰富性成指数型增长。如何确保电子档案的真实性、完整性、可靠性以及易用性，成为高校电子归档和电子档案长期保存的难题。应用区块链技术具有不可篡改、不可伪造、可追溯等特性，在本科生电子档案管理中应用潜力巨大。

关键词：区块链;本科生;电子档案

2016年12月，我国在国务院印发的《“十三五”国家信息化规划》中，首次将“区块链”正式列入国家规划。[1]2019年10月24日下午中央政治局就区块链技术发展现状和趋势进行第十八次集体学习。

2017年，国家档案局就提出了要在档案管理方面围绕区块链技术来展开研究，并将区块链技术与档案相关工作相结合，以解决当前档案管理中存在的问题，标志着国家层面已经关注到了区块链技术可能对档案工作产生的深远影响。[2]

1 本科生电子档案管理存在问题分析

1.1 电子档案数据存在误差。电子档案内容广泛，档案形成涉及人员众多，包括学生本人、指导教师、导师组、论文答辩、评审专家和本科生管理各部门工作人员。诸多环节，多部门人员配合的情况下，很容易出现数据误差、丢失或损坏的问题。

电子档案的存储载体和格式不固定，相比于传统的纸质档案，容易存在误差。在对电子档案管理应用时，经手人员需要结合实际情况采用不同的输出方式，对一些存储比较长年限的档案应该定时复制、转化存储的载体，由于能力、工作态度等人为因素，容易造成原始性受到影响，有时甚至难以保证电子档案的原始性。

1.2 电子档案数据存在安全性问题。档案的本质属性是资料的原始性记录，但由于电子文件特殊的表现形式，有着可以随时更改并难以检测出更改痕迹的特点。

电子档案的易更改性为非法操作提供了便利，档案人根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

1.3 电子档案长期存储成本高。电子档案碎片化，难于整合。在本科生招生入学、在学成绩、获奖评优、科学研究、取得成果以及学位授予、毕业就业等方面产生记录和原始资料被录入系统后的数据集合体，具有复杂和零碎、信息来源分散、范围大的特点。

电子档案存储成本高。为了保证档案的可靠性，需要存储多个档案数据的副本，导致大量的数据冗余，购买冗余的高性能和大容量存储设备，大大增加了档案存储的运行和维护成本。

2 区块链技术在本科生电子档案管理中的应用

2.1 建立高效的本科生档案智能身份认证系统。本科生档案、毕业成绩单、毕业证书、学位证书和学位论文等是本科生身份的象征。

利用区块链技术的“免信任”特性，高校档案管理机构可以建立一个全民共享的分布式智能身份认证系统，通过这个系统，全体本科生每人都可以创建一个区块链身份证。[3]

高校学生的智能身份证，可以按序捆绑个人的高中档案、入学录取名册、学生登记表、学习成绩表、实习鉴定表等材料。通过区块链身份证，授权共享，让数据跑起来，大大精简办事流程。

利用区块链公证技术完成对学生的学籍和学历、档案等信息的认证，建立电子档案和公证电子学历学位证书，是开启学生身份智能识别快车道的建设项目，可以节省大量的时间和财力，省去漫长的取证过程，对学生、高校和单位都是一件好事。

2.2 甄别电子档案的原始性及真实性模块。档案的基本属性是“原始记录性”，正是由于档案的这一特性，使档案成为历史的真实凭据，并且有了法律效力。电子档案存在的一个最大的亟待解决的问题是它的真实性和原始性的问题。[4]

可以采用区块链技术来使其显出原形。区块链可以通过数字签名、时间戳和数字摘要三大防伪技术来验证文件的真实性。区块链技术在责任者、形成时间和文件内容上形成防伪系统，牵一发而动全身，通过区块链技术记录整个档案的不可逆的形成和保管过程及不可更改的内容，档案的管理者与利用者可以使档案的原始性和真实性得到最大限度维护。

2.3 提高本科生电子档案更新的效率。区块链技术中的P2P技术和共识机制，能够在不同主体之间构建一个点对点的分布式对等网络，各个主体处于相对平等的地位，治理体系呈现分布式结构。

本科生相关管理部门集中到一个链上，所有办事流程交付智能合约，办事人只要在一个部门通过身份认证以及电子签章，智能合约就可以自动处理并流转，顺序完成后续所有审批和签章。

学生可以随时申请查看自己的档案，如果发现档案信息不全，可以申请修改档案，写入节点的数据需要认证和投票从而保证档案的真实性，同时可以避免学生档案信息不全的情况发生。修改的过程会被保存为类似于日志形成保存下来，日志会有时间戳，档案有数字签名，而且修改前的数据信息也是会被保存下来的。[5]

3 结论

区块链技术防伪造、防改变、可追溯的技术特性，为本科生电子档案管理提供了技术支撑。但是，作为一项新兴“黑科技”，区块链目前还存在较多的缺陷，主要有以下两个方面：

一是区块链技术采用了去中心化模式，降低了电子档案管理的时效性。

二是由于区块链数据集合包含着每个记录的全部历史，在电子档案形成、处理、传输、存储和利用的各个阶段都面临数据泄露风险。

区块链广泛应用于电子档案管理，还需要积极推进区块链技术应用的实践，以获得有益的经验并加以推广，需要深入研究区块链技术应用的理论，以便为电子档案管理提供智力支持。