国有企业档案管理信息化建设

张建先

【摘  要】随着现代科学技术的发展，信息技术广泛应用于现代企业管理工作中。在国有企业档案管理的过程中，可以通过应用信息化的处理方法，引入信息化技术，使得档案管理更加规范。论文分析了国有企业档案信息化管理的有效改革方案，通过研究信息化技术在档案管理过程中应用的重要性、当前存在的一些问题及其应用特点，提出了针对性的改进措施。

【Abstract】With the development of modern science and technology， information technology is widely used in modern enterprise management work. In the process of archives management of state-owned enterprises， they can apply informatization processing methods and introduce informatization technology to make archives management more standardized. This paper analyzes the effective reform scheme of informatization archives management in state-owned enterprises， and puts forward targeted improvement measures by studying the importance of the application of informatization technology in the process of archives management， some existing problems and its application characteristics.

【關键词】国有企业;档案管理;信息化建设

【Keywords】state-owned enterprises; archives management; informatization construction

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）07-0001-02

1 引言

档案文件管理是国有企业工作中非常重要的一部分。传统的档案管理通过人工收集检查与管理，过程烦琐复杂，消耗大量时间，同时管理效果并不好，容易出现档案缺失。通过信息技术改进档案管理模式，可以有效节省人力，加快资源管理与分配。

2 国有企业进行档案信息化建设的必要性

当前，云计算和大数据在全国范围内不断得到加强，国有企业建立信息化的需求正在增加。档案管理部门在国有企业改革过程中发挥着重要作用，尤其应进行信息化建设，为跟踪企业运作管理活动和长期战略规划提供信息和数据支持。

基于此，国有企业应该加强对于信息化技术应用的落实，将信息化技术应用于档案管理中，实现生产力快速提升。在实际应用过程中，信息技术可以使档案管理更加科学合理，举例来说重要性如下。

首先，社会的发展趋势为数据技术化发展。大数据技术如今已实现广泛应用，而档案管理本身是大量文件数据，它与这类技术发展匹配，因此需要做到档案管理与大数据技术的整合。在这种趋势下，市场经济朝着开放和互操作的方向发展，国有企业必须在档案管理领域起带头作用。

其次，如今国有企业需要进行信息化改革，通过信息化与日常工作的结合实现企业的现代化改革。信息化技术的有效应用是企业工作创新的重要环节，国有企业要想在新时代顺应时代发展潮流，就需要将信息技术与企业档案管理相结合。

最后，档案管理效率和效果的提高有利于国有企业文化建设效果的提升。在国有企业的日常管理过程中，不仅仅会有大量的档案文件需要管理，企业的文化同样也在档案管理的范围内，随着档案管理效果的提升，企业文化建设效果也会更加突出。

3 国有企业档案信息化建设中存在的问题

3.1 缺乏正确认识

在此阶段，许多国营企业的领导者和记录管理部门的员工都没有意识到记录信息化的重要性，其中一些人对信息化的概念持怀疑态度，很难主动地领导或参与其中。其他人则忽略了在记录管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以对记录信息化必不可少的态度积极地进行创新。档案信息化建设被搁置，并且进展缓慢。

3.2 建设与发展不平衡

目前，一些国有企业信息化发展与其他建设工作不平衡。一些具有良好效益的国有企业正在努力实现档案资源数字化、信息管理标准化。一些国有企业文件管理信息化建设尚未开始，一些缺乏最新的办公设备，有些具有硬件，但是缺少文件管理软件。许多文件管理任务仍然依赖于传统的手动任务，导致工作和服务效率降低。总体发展水平的不平衡使得许多国有企业档案管理部门的档案信息资源不可共享，需要信息查询和使用时，仍然非常烦琐且任重道远。

3.3 资金投入不足

信息化建设包括硬件设备、软件设备、数据库和专家等方面，因此应该加强资源投入，这些硬件设备和软件是构建存档信息的必要条件，并且需要所有人的支持。与工作相比，国有企业对文件管理没有足够的兴趣，因此一些国有企业在文件管理方面需要相对较少的资本投资，从而导致文件管理部门的设备陈旧，缺少支持软件和延迟更新。

3.4 缺乏专業人才

国有企业的档案信息建设和档案管理离不开人才支持。由于人力资源是记录和信息技术建立的主体，因此记录管理者必须具有记录和信息技术方面的专业知识，并且必须具备强大的现实实际计算机操作技能。但是，在现阶段，许多国有企业缺乏文件管理方面的专业人才，这一问题已经成为国有企业存在的主要问题，并使建立文件管理信息非常困难。

4 国有企业档案信息化建设的策略

4.1 信息化档案管理理念的建立

档案管理部门在国有企业有序经营中发挥着重要作用，目前该部门的任务是彻底改革以往的档案管理理念，积极引入信息管理思想和管理方法，彻底消除束缚，解放员工并促进实现文件信息构建目标。但是，文件管理任务显然受到逆行管理思想的限制，这主要表现为对国有企业领导者和文件管理人员缺乏理解和准确掌握文件管理信息化的能力。功能和应用价值阻碍了信息文件管理的实施，在这方面，国有企业应从树立准确、科学的信息管理理念入手，运用正确的管理思想指导档案信息化建设。与此同时，国有企业的领导应该重视信息化建设，明确信息化思想在提高企业工作效果方面的重要作用，并在档案管理信息化进程中发挥领导作用。向后思考，积极行动，为建设信息化做出贡献。另外，国有企业应通过一系列信息管理宣传，调动全体管理人员的积极性，全员参与档案信息化建设。

4.2 管理体系的完善

国有企业档案管理信息系统的建设正在如火如荼地进行，与此同时，我们在此过程中获得了宝贵的经验，同时也取得了很多成果。但是也存在一些问题，如档案信息管理不佳，安排有些混乱，各种任务的进展混乱，不能有效地阐明责任的来源，并且难以确保责任的履行。造成这种情况的一个重要原因是信息管理系统的构建存在缺陷，这使得不可能为档案的现代管理提供完整而标准化的系统约束。针对这种情况，国有企业要积极推进档案信息管理系统的建立，确定信息管理实践中每个岗位和员工的职责和任务，全面提高责任感。管理人员在工作中应该仔细并谨慎，采取标准化信息管理的途径。此外，还需要为档案的分发、检索、使用等提供明确的系统要求，并通过组合管理级别，保持完整性并分离权限，以限制可以使用档案的人数。改善归档和信息化的文件管理程序为国有企业的有序经营创造良好的条件。

4.3 保障档案安全

由于信息时代是开放时代，对信息档案管理的安全性要求很高，因此必须高度重视信息安全的建立和建立严格的安全保证体系。

第一，提高硬件设施的安全性。换句话说，在管理文件时，要注意硬件设施和外部环境的安全，定期检查周围环境、线路和设备，并进行安全预警，以防止丢失或损坏文件信息。在日常管理中，必须坚持维护与日常检查相结合，定期检查环境，做好维护和监督，调查潜在的安全隐患。第二，完善网络安全保证体系。网络的开放性给人们的实际工作带来了极大的便利，但是一旦网络系统出现漏洞，很可能威胁到信息安全，造成巨大的损失。为了应对这种情况，有必要积极改进防火墙技术，并为内部和外部网络部署提供安全保证。管理员应设置文件访问权限，并开发或购买高级数据库系统软件，以确保数据安全性和资源共享稳定性。

4.4 注重人才培养

为了实现档案管理信息化，应该加强专业人才的培养，这样才能够发挥技术特点，使得技术优势得到充分体现。为了实现信息化档案管理，按照企业发展目标与有关规定完成相关任务，新时期的国有企业需要信息化人才。档案管理人员应该有较强的信息化应用能力，必须熟悉基本操作，有完善的技能体系，同时能够有相关问题的解决与研究能力。

另外，在当今的知识经济时代，人才团队的建立是文件信息化管理成败的关键。在进行档案管理人员培训时，首先必须弄清信息文件管理对员工素质和能力的要求。网络和硬件维护、软件开发、文件处理、信息资源的标准化建设以及文件信息管理系统的运行，都需要专业的文件管理人才，因此，最紧迫的任务是组建一支复杂的人才团队。

5 结语

在全面推进国有企业结构调整和升级，实现企业战略发展目标的过程中，数据信息和档案应作为基础。为了提高文件管理的质量和效率，满足文件现代化和智能化建设的需要，国有企业需要了解信息化建设的方向，实现企业信息化技术改革，促进档案管理效果全面提高。

【参考文献】

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