基于扎根理论的用户档案价值判断影响因素研究—以综合档案馆的档案利用者为例*

王英 舒洁 张睿婵

（湖北大学历史文化学院 武汉 430062）

0 引言

国家、社会组织及个人之所以世世代代保存档案，是因为档案具有其他事物不可替代的价值。档案价值判断是认识档案、实现档案价值的前提。现有关于档案价值判断的研究中，研究者普遍认为档案价值判断的主体有三种：一是指档案部门及其工作人员，比如，覃兆刿学者提出：“企业文件材料价值的鉴定，实际上是对企业文件保存价值的鉴定，即根据文件材料现实和长远价值的鉴别和预测，确定其保管期限”[1]，张斌学者提出“档案价值判断是鉴定主体根据价值主体的需要，衡量价值客体是否满足主体的需要以及在多大程度上满足价值主体需要的一种判断”[2]，王英玮学者指出档案价值鉴定主体为“具有丰富业务工作经验、档案鉴定工作经验和具备相关专业知识的人员”[3]；二是指产生档案的业务部门及其工作人员，比如，王传宇学者提出科技档案鉴定工作通过保管期限鉴定和保管期限复查两个过程实现 ：一是在科技文件归档前，由有关科技业务部门在科技档案部门的协助下，对科技文件进行的鉴定工作；二是在科技文件归档以后，由科技档案部门定期进行的鉴定工作[4]；三是历史学家，比如，华榕在学者提出档案价值鉴定主体包括历史学家在内的各类学者、档案形成者和档案、历史和部门管理等学科专家组成的“专业鉴定委员会”[5]。综上可知，现有关于档案价值判断的研究还存在两点不足：未涉及档案利用过程非常重要的利益相关者——档案利用者；缺少用实际调研经历与真实数据佐证档案价值判断，使得档案价值研究不够多元而有层次感。

档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作[6]。档案工作是为了向从事实践活动的各行各业的档案利用者提供档案服务。明确并满足档案利用者的利用需求，是档案管理机构、档案行政机构权利与义务得以执行与履行的关键。以档案利用者的视角进行档案价值判断：第一，有利于提高档案工作人员的服务水平。以档案利用者的视角对档案价值进行判断，档案工作人员可以为档案利用者提供符合要求的档案，反过来则促使档案工作人员提高服务水平。第二，有利于促进国家对档案资源的优化配置。档案馆提供的档案资源服务越来越呈现出“由过去的为党政机关领导服务发展到现在的为学术界、为公众服务的特点”[7]。为公众服务已经成为档案馆追求的目标，达成该目标就要了解档案利用者的档案价值判断依据，国家可以据此控制档案进馆的流向，以实现国家档案资源的合理配置。第三，有利于促进档案馆馆藏结构建设的合理化。档案馆馆藏不应仅是为国家及社会服务，更是为公众个体服务，那么，档案馆馆藏结构也应体现档案利用者的价值需求。因而，关注档案利用者的档案价值判断，可以进一步推动档案馆馆藏结构建设的合理化。

因此，本文选择档案利用者为研究对象，首先利用访谈法收集档案利用者进行档案价值判断的数据；然后，利用扎根理论构建档案利用者对档案价值判断的影响因素模型并进行解释分析；最后，提出一些启示，即完善档案利用者档案价值认识系统、提高档案工作人员服务水平及推动档案馆馆藏资源建设合理化。

1 研究设计

1.1 研究方法

（1）数据收集方法：访谈法

本文选择基于张斌教授的档案价值认识系统来构建开放性的半结构化访谈提纲。拟定访谈提纲后，研究者邀请2位档案利用者进行预访谈，并根据他们的反馈意见完善访谈提纲。接着，使用修改后的访谈提纲对15位受访者进行访谈，以档案利用者判断档案价值的行为和观点、识别其判断过程以及了解其所处的环境背景。

（2）理论构建方法：扎根理论

运用扎根理论，研究者可以从直接观察入手，从原始资料中归纳出经验概括，寻找反映事物现象本质的核心概念，然后通过这些概念之间的联系建立相关的理论。本文通过直接对档案利用者进行访谈收集数据，然后通过开放编码、主轴编码和选择编码寻找数据反映的现象及其背后的关系，最后提出相关理论。

1.2 数据收集过程

1.2.1 确定访谈对象

本文旨在调查档案利用者在档案利用过程中，影响其判断档案价值的各种因素，因此，访谈对象必须是去过各级各类国家档案机关、企事业档案机构或档案部门查阅过档案的人。较之其他类型档案馆，综合性档案馆以其数量多、馆藏资源丰富、服务范围宽泛等优势而成为档案利用者查阅档案的首选之地。因此，最终确定的访谈对象是有综合档案馆查档经历的档案利用者。

正式访谈之前，邀请2位参与者（用R1、R2表示）进行预访谈。随后，邀请15位参与者（用P1、P2……P14、P15表示）进行正式访谈。15位参与者分别来自哲学、历史学、档案学、英语学、管理学、行政管理学、会计学、教育学等8个专业，学科分布均衡；其中本科6人，硕士7人，博士2人，学历分布均衡；男性8人，女性7人，性别分布均衡。最后，再邀请3位参与者（用Q1、Q2、Q3表示）进行访谈，以进行理论的饱和度检验。其中，R1、R2、Q1、Q2、Q3不参与后期的数据分析。参与者的基本情况详见表1。

表1 访谈样本信息

1.2.2 设计访谈提纲

对档案价值的认识，是档案利用者对档案进行价值判断的前提。档案价值认识具有复杂的系统性特征，它本身构成一个动态的、复杂的系统——档案价值认识系统。档案价值认识系统主要包括三个基本结构：档案价值认识的主体系统、客体系统和中介系统[8]。其中，主体系统包括公众、档案利用者及档案工作者；客体系统指档案价值；中介系统指实践活动，主要包括档案工作者对档案的管理活动和档案利用者对档案的利用活动。本文研究的是档案利用者对档案价值判断的影响因素，因此，变形后的档案价值认识系统基本结构是：主体是档案利用者，客体仍是档案价值，中介则演变成档案利用者的档案利用活动。最终，本文以变形后的档案价值认识系统作为拟制访谈提纲的理论基础，再根据研究主题及调研的文献，最终设计出访谈提纲。

拟定半结构化访谈提纲后，邀请2位参与者进行预访谈。接着，根据预访谈的效果及反馈对访谈提纲进行完善，以力求访谈提纲能最大程度上真实地反映参与者的心理和观点，并保证访谈结果有良好的内容效度。最后，半结构化访谈提纲主要分为研究介绍、参与者背景信息、开场问题、关键问题、结束问题五个部分（如表2所示）。

1.2 基础资料的收集 收集可能与钩虫性十二指肠炎综合征发生发展有关的患者因素，包括性别、年龄(岁)、人体质量指数(BMI)(kg/m2)、吸烟(例)、饮酒(例)、民族、职业、钩虫感染部位(十二指肠球部和/或降段)7项因素在内的一般临床资料。

表2 半结构化访谈提纲主要内容

1.2.3 访谈过程

本次访谈过程共持续一个月的时间，所有正式访谈的录音累计323分钟，平均每人访谈时长约为22分钟。首先，在正式访谈前，研究者向参与者介绍研究的主题、目的及意义等基本信息和参与本文的风险及受益，使参与者了解本研究的基本情况和个人参与的权益；然后，研究者与参与者双方共同签署《知情同意书》；接着，开始正式访谈并对访谈过程进行录音。为了保证访谈结果的可靠性和严谨性，每个访谈皆由两名研究者共同协作完成。一人负责访谈，一人负责录音及访谈记录；最后，在访谈结束后，研究者先以数字01、02、03……的排列方式按访谈先后顺序给录音材料进行编号并作为文件名，然后对录音材料进行转录和整理，包括对涉及到参与者隐私的内容进行匿名化处理和对其中表达口语化的内容进行规范化处理，再分别整理出原始文本和处理文本两个版本的访谈文本。

1.2.4 理论饱和度检验

本文利用Q1、Q2、Q3三位受访者的原始访谈资料进行理论饱和度检验。通过开放编码、主轴编码和选择编码进行三级编码后，未发现新生的主范畴关系结构，故事线仍然以档案利用者对档案价值判断的影响因素作为核心范畴。由此可知，本文基于扎根理论构建的模型理论上是饱和的。

2 数据分析

2.1 开放编码

开放编码是通过对现象的仔细研究，以便进行命名和分类的分析工作，亦即分析、检视数据并对其进行概念化的归纳、比较的过程[9]。在进行开放编码之前，先以01-05号转录文本为样本，对经过处理的转录文本进行预编码，预编码分为三个环节：（1）抽取与本文主题相关的原始语句，并对语句的语义进行解释；（2）用简短、凝练的概念对语义进行概括（A1…An）；（3）对概括的概念进行比较并进一步归纳成代码（B1…Bn）。然后，将五份转录文本中提取的代码进行比较、分析、总结，剔除其中相同的代码、区分相似代码，最后形成代码本。接着，用代码本为06-15号匿名处理后的转录文本进行开放性编码，在此过程中注意增补原代码本中没有的代码。为了保证此阶段的信度，编码过程由两位研究者分别独立进行，结束后将两份编码结果进行对比，针对其中不一致的现象，由课题组共同商议决定。表3列出开放编码的详细内容。通过对15位参与者的转录本进行整理和分析，最终形成58个概念和15个范畴。表中A1-A58个概念都是对原始语句的语义概括，如A21选择倾向（01：因为不同职业的人群，他根据他的工作倾向，以及他的情感及知识储备的一个不同，包括价值判断，他对在书写的过程中，乃至档案的形成过程都会有一个选择倾向，自然的话，对于档案价值就不一样）。

表3 开放编码

A13主观意识；A14客观意识；A15档案意识；A16理性思维；A17感性思维；A18心理预期；A19信任感；A20认知倾向；A21选择倾向 B4档案利用者的主观认识A22丰富程度；A23完整程度；A24真实程度；A25重要程度；A26合目的程度B5档案信息质量A27档案的形成信息（形成活动、形成流程、形成时长）；A28档案的责任者（立档单位、文件作者在社会组织系统中的地位、职能和作用）B6档案的形成A29题目关键词信息；A30文种信息 B7档案的题名A31法律效能；A32行政效能；A33稿本名录（初始稿本、修改） B8档案的稿本A34形成时间；A35档案类别（文书档案、科技档案）；A36有效期 B9档案的时效A37检索工具；A38辨识技巧；A39检准难度；A40检索流程；A41检索项B10档案的检索A42字迹材料；A43字迹工整程度； A44字迹排列方式； B11档案的记录层A45载体材料；A46载体加工工艺；A47外在形态（纸质档案；实物档案等）B12档案的载体层A48开放情况；A49相关性；A50利用方式；A51利用流程 B13档案的开发利用A52档案管理水平（宏观管理：监督指导；微观管理：收管存用）；A53档案服务水平（服务效率、服务态度、服务模式） B14档案系统内部环境A54社会政治环境（社会制度、法律法规、国家方针政策、战争）；A55社会经济环境；A56科学技术环境；A57社会文化环境；A58社会文明程度（社会档案意识）B15档案系统外部环境

2.2 主轴编码

主轴编码是借由演绎和归纳，通过不断比较的方法将近似编码链接在一起的复杂过程[10]。本文将开放编码所得的15个范畴进行主范畴归类，并对主范畴的具体涵义进行了解释，为理论构建做好准备。在表4中，将各个子范畴之间的相互关系进行梳理后，最后归纳出7个主范畴，分别为利用需求、利用能力、档案信息、档案来源、档案实体、档案实践活动、档案系统环境（用C1、C2……C6、C7表示）。结合原始访谈资料，这些范畴在本文中包括了一些具体的内容，如利用需求在档案利用者判断档案价值中主要表现为不同档案利用者具有不同的查档目的、查档权限、查档方法等。

表4 主轴编码

2.3 选择编码

选择编码是对主轴编码形成的主范畴进行更进一步的精简和提炼，从中归纳出能力更强、具有统领性的核心范畴[11]。本文通过对主轴编码形成的7个主范畴再次进行归并融合，最终形成一个核心范畴，即档案价值判断。围绕“档案价值判断”这一核心范畴，建立各主范畴之间的关联关系即故事线，如表5所示。

表5 主范畴的关系结构

2.4 档案价值判断影响因素模型的构建及分析

通过主范畴关系结构，构建了档案利用者对档案价值判断的影响因素理论模型，如图1所示。

图1 档案利用者对档案价值判断的影响因素模型

从图1可知，档案实践活动是影响档案利用者进行档案价值判断的直接因素；档案利用者的利用能力、档案利用者的利用需求、档案来源、档案的内容、档案的实体、档案系统环境等6个因素是影响档案利用者进行档案价值判断的间接因素。可见，档案利用者判断档案价值是受多种因素影响的复杂因果关系，具体分析如下：

2.4.1 以档案利用者的利用能力为起点的档案价值判断因果链分析

档案利用者进行档案价值判断时，其自身的利用能力会影响利用需求，利用需求进而影响实践活动，实践活动最终影响档案利用者进行档案价值判断。比如，专业背景和职业背景潜移默化地塑造着档案利用者的世界观、人生观和价值观；“三观”及档案利用者本身所掌握的知识库会引导其明白自己的需求是什么、想要解决什么样的问题；明白需求及问题所在之后，就可以采取行动使自己的需求得到满足、问题得到解决。

2.4.2 以档案来源为起点的档案价值判断因果链分析

档案利用者进行档案价值判断时，首先会受到档案来源的影响，档案来源通过影响档案信息和档案实体进而影响利用需求，利用需求指引档案实践活动的开展，进而影响档案利用者进行档案价值判断。比如，档案形成者、档案的形成活动直接影响档案信息及承载档案信息的载体和记录材料，档案利用者根据现有材料理清自身的需求，从而决定采用何种方式获取档案材料并判断其价值。

2.4.3 以档案系统环境为起点的档案价值判断因果链分析

档案利用者进行档案价值判断时，档案系统环境通过影响档案实践活动，进而影响档案价值判断。比如，社会主流话语体系、经济发展水平、区域特色文化等会影响档案利用者是否进行档案价值判断、选择何种方式进行档案价值判断。再如，档案馆对档案的管理水平、档案工作人员对档案利用者的服务水平同样也会影响档案利用者进行档案价值判断。

3 研究启示

本文创新性地以档案利用者作为执行档案价值判断的主体，形成了对档案价值判断的新见解，即基于档案利用者的档案价值判断是指档案利用者根据自身需要，通过直接或间接的实践活动衡量档案是否满足自身需要以及在多大程度上满足自身需要的一种判断。通过对档案利用者档案价值判断影响因素的研究，有利于完善档案价值认识系统、提高档案工作人员服务水平及推动档案馆馆藏结构合理化。

3.1 完善档案利用者档案价值认识系统

现有的档案价值认识系统主要包括主体系统、客体系统和中介系统。经过对原始访谈资料的三级编码以及对档案利用者判断档案价值影响因素模型的构建及分析，发现环境因素对档案利用者认识档案、判断档案的价值同样起着举足轻重的作用，具体表现在：第一，内部环境因素影响档案价值判断的方法与技术。内部环境因素主要包括档案管理水平和档案服务水平，其中，档案管理水平即指档案馆对档案的收集、管理、保存、提供利用等水平，它的高低会对档案利用者判断档案的价值产生一定的影响。因为如果档案完整齐全并且档案馆具有良好的开放制度、利用条件，那么自然会提高该档案在利用者心中的份量；第二，外部环境因素影响档案利用者档案价值判断的意识与思维。外部环境因素主要包括社会政治环境、社会经济环境、科学技术环境、社会文化环境、社会文明程度等。比如，社会政治环境的影响，涉及社会制度、法律制度、国家方针政策等多种因素，其中任何一个因素的变化都会影响档案利用者对档案价值的判断。因此，本文提出档案价值认识系统的构成应包括档案价值认识的主体系统、客体系统、中介系统和环境系统。

3.2 提高档案工作人员服务水平

随着社会各界对档案信息需求的增加，档案利用者对档案工作人员的服务水平有了更高的要求。档案工作人员的服务态度、服务效率、服务方式和服务模式等作为影响档案利用者进行档案价值判断的内部环境因素，在档案利用者进行档案价值判断过程中发挥着举足轻重的作用。要提高档案利用者的满意度，就必须从提高档案工作人员的业务水平和服务能力入手，而档案利用者的服务需求及其需求的被满足程度是衡量档案工作人员业务水平、服务能力的关键。因此，以满足档案利用者利用需求为导向对档案工作人员的业务能力和服务能力进行培训，有利于增强档案工作人员的专业技能和职业道德修养，最终提高档案工作人员的档案信息服务水平。

3.3 推动档案馆馆藏结构合理化

档案馆的馆藏建设是为档案利用服务的，因此它要服务并服从于档案利用工作的总目标。以馆藏建设为基础，以档案利用为主导，实现馆藏结构与利用者需求结构的基本一致，是处理馆藏建设与档案利用关系的基本原则[12]。档案利用者对档案信息的利用需求，因其目的、职业和素质的不同而表现出多样性的特征；档案利用者对档案载体的利用需求，因其习惯、爱好的不同也同样表现出多样性的特征。因此，档案馆对影响档案利用者进行档案价值判断的因素进行研究，可以使档案馆知悉档案利用者的利用需求。以档案利用者的需求为导向进行馆藏资源建设，有利于档案馆优化馆藏档案的质量、丰富馆藏档案的内容，最终推动馆藏资源建设的合理化。

4 结语

为档案利用者提供档案利用，是档案馆开展工作的目的所在。档案利用者是档案利用的主体，是档案工作服务的主要对象。本文将档案利用者作为研究对象，深入剖析影响档案利用者进行档案价值判断的7个影响因素，即利用需求、利用能力、档案信息、档案来源、档案实体、档案实践活动及档案系统环境。接着，构建影响档案利用者档案价值判断的影响因素模型，并通过分析模型间要素的因果关系，提出完善档案利用者档案价值认识系统、提高档案工作人员服务水平、推动档案馆馆藏结构合理化三大建议。本文的局限性在于仅以国家综合档案馆档案利用者作为研究对象，缺少对专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位档案馆等各种类型档案馆的档案利用者进行研究。希望在后续的研究中，扩大研究对象的范围，进一步探究各类型档案馆档案利用者进行档案价值判断的影响因素，以期获得更有说服力的支撑性数据、得出更加有价值的研究结论。