英国档案数字化项目的经验及启示*

夏宁萱 向立文

（湘潭大学公共管理学院 湘潭 411105）

近年来，数据开放已成为世界各国的大趋势，大数据已经上升成为各大国之间的博弈新战场，各国纷纷进行国家层面的大数据战略布局。本文通过对英国档案数字化建设的两个典型项目进行分析，总结出英国在档案数字化建设方面的典型经验,并探讨了对我国档案大数据建设的启示。

1 英国档案数字化项目简介

中国数字化建设整体还处于一个起步阶段，特别是档案大数据方面存在起步较晚、发展速度较慢等问题。而英国作为全球大数据浪潮的领头羊，其国家层面的档案大数据战略布局已经走在了世界各国的前列。为了使英国国家大数据战略更好地融入进档案工作中以及为了推进英国大数据档案事业的稳定快速发展，英国国家档案馆有计划地制定并颁布了一系列档案大数字化战略项目。本文挑选了英国国家档案馆颁布的两个具有代表性的典型项目，从宏观层面入手，结合典型案例进行剖析，从而进一步了解英国档案数字化建设的工作特点，以及我国的档案大数据工作可以借鉴和吸收的英国先进的理论和方法，使得我国档案数字化建设机制得到优化和完善,推动我国档案数字化建设工作顺利进行。

1.1 Archives Inspire 战略

2015年10月，英国国家档案馆馆长杰夫·詹姆斯在 Discovering Collections Discovering Communities（发现馆藏，发现社区）大会上正式发起了Archives Inspire（档案激励）战略[1]，Archives Inspire战略也是英国国家档案馆在接下来四年的一项档案工作新计划，该计划旨在2015年-2019年间，从提高工作效率和提供高效服务的角度，通过多种方式进一步加强国家档案馆的管理工作。从推广档案大数据的方向来解读该战略，其主要内容有以下几点：

第一，加强对档案大数据资源的挖掘与利用。国家档案馆将通过大数据技术向政府提供实时的专业意见，以确保档案数据得以良好保存和有效利用。档案部门将通过收集的海量数据和大数据挖掘技术快速判断当前市场趋势，以此在一定程度上弥补统计部门在收集数据和发布数据上存在的滞后性，为政府提供更加精准的宏观信息。同时，英国国家档案馆倡导各部门之间应大力加强数据交流以及各项合作，以确保创新意识，丰富经验和专业知识能得到更广泛更及时的分享，为政府实施更加有效的政策提供更为准确的数据指导。

第二，不断完善档案数据化顶层设计。通过推进档案数字化能力促进形成以国家档案馆为中心的档案管理网络。英国国家档案馆处在这个国家多元化档案管理网络的核心地位，档案馆旨在通过提供相关高层政策建议以及领导相关工作，帮助更广泛的公共部门推动一系列积极措施来参与档案管理活动；通过推进档案数字化能力战略，解决各档案部门之间工作技能、专业理论和实践能力等方面的差距。英国国家档案馆将积极促进与其他档案机构的合作来保证馆藏的规模和档案大数据的实现，致力于更好地维护和发展国家馆藏，使档案成为国家遗产的重要组成部分之一[2]。

第三，保证档案工作人员的职业技术能力，通过数字化手段的不断发展促进知识的广泛传播。英国国家档案馆的研究人员要求在历史研究、数字记录保存和专门档案研究的众多领域具有相当扎实的专业知识，研究人员们精湛的专业技术与超强的学习能力将为档案馆的数字化发展增添无限活力；研究人员还需要不断追踪数字技术的最新趋势，以便及时响应学术界和科研部门不断变化的需求。

第四，促进数字化档案馆的形成。面对大数据技术的快速发展，丰富的档案馆馆藏在更进一步地满足社会需要的同时，也增加了对信息的提取储存以及对信息的处理方式的难度，陈旧的档案数字化管理手段已经很难跟上档案大数据时代的技术要求，为了满足最新档案数据信息处理方式的技术要求，国家档案馆将不断更新数字记录基础设施的硬件设施，以便更好地保护和保存数字记录。英国国家档案馆将发展其作为世界领先的数字档案馆的能力，改进把生成的数字和数字化记录引入到数字记录基础结构中的工作流程，从而可以更快地加载更多记录；开发一个Digital Preservation Risk model（数字保存风险模型），以便档案馆更好地理解和应对档案数字化的保存风险；通过多种学习活动，培养工作人员在云计算和机器学习等新技术方面的技能；同时发展其作为世界领先的数字档案馆的号召力，将与英国和世界各地的其他档案馆合作，分享关于数字化档案实践的最新想法、知识和技能[3]。

1.2 Archives Unlocked 战略

英国国家档案馆部长于2017年3月29日在档案馆网站上发布了英国档案的最新战略规划《Archives Unlocked》（档案解锁)，这是一个综合性的战略规划，强调档案行业对整个社会的重要性，承认并颂扬档案在更广泛的文化部门和整个社会中的价值，同时重点关注数字技术是如何从根本上改变了人们使用档案的方式。数字化转型是《Archives Unlocked》核心所在[4]。

《Archives Unlocked》中规划了三个主要目标，分别是：信任、丰富和开放[5]。这三个目标在文件中通过相对应的案例研究将其核心阐述得非常简洁明了，并且通过案例思考展现了档案部门现有的良好实践和对未来的新想法：

第一，强调建设数字能力。如何在保证档案系统数字化后的安全能力同时也能够直接满足档案用户的需求这是档案数字化中的一大难题。“信任”即指人们和机构信任档案的保存方式、呈现途径以及本身的真实性：通过对档案记录、持有单位和个人的审查，加强了民主和社会的建设；档案用户对记录的完整性和真实性以及支持他们研究的专业人员都抱有信心；把握住技术变革的机会，确保档案领域抱有对数字和物理记录的信心。

为进一步提升档案系统的安全性能，提高用户对档案的信任，英国国家档案馆开发了E-ARK项目。E-ARK是一个开创性的全球研究项目[6]。它搜集和汇合了各国的实践经验，研发出了第一个端到端的数字档案系统。这种独立、可扩展、强大的系统可供所有公共和私人、大型和小型存储机构使用，以应对新生成的电子文件的挑战。每个档案馆都可以共享一个完整的系统，而不是只具有一点专业知识。这意味着各类存储机构在成本和技能方面能拥有很大的改进。

第二，强调档案利用的多样化。“丰富”即指档案部门应在智力、文化、经济等方面不断增强和丰富我们的社会:通过发现和使用档案数据的多种方法来扩展我们所学习的知识和文化；通过对档案材料的多重使用来使得企业的价值在变革和创新手法下得以增长；通过参与档案数据的收藏、整理和使用，使人们的生活能够得到改善。档案的力量既在于其证据的力量，也在于其情感的力量。

巴拿诺斯（Barnardos）档案馆创立于1867年，创办以来一直致力于改变英国弱势儿童的生活。巴拿诺斯档案馆在1995年开放了他们的档案数据，这一举动改变了以前的居民获取他们个人档案的方式，也使人们认识到了解他们的过去意味着什么。在这个项目中，档案馆投资了12万英镑，将50万张照片数字化。档案的可用性是最重要的，所以巴拿诺斯档案馆正在与Wellcome Trust合作开发档案目录并改进查找工具。巴拿诺斯档案馆开放档案数据后帮助了很多人了解各种各样的护理经验，以及从档案记录的过去中不断学习、质疑和改进他们现在支持和保护孩子的方式，这是非常重要的一件事。有人会问，档案与社会的幸福度有联系吗？其实，档案是国家责任的核心部分之一。对于档案部门来说，现在面临的挑战是如何通过档案大数据技术和优质服务，来发展档案系统与社会效益的联系，同时将这些联系纳入政策中，及时给予关注并采取行动，以此达到利用档案数据来增加社会的幸福感的目的。

第三，强调档案服务的开放性。“开放”即指档案馆应培养一种开放的方式使人们来获取知识并且这种方式对所有人都开放：档案馆应提供极好的用户体验，使人们能够发现、访问和解释数字以及物理档案记录；档案网络在全球范围内联网以保持良好的档案实践，并为各类机构和用户打开新的可能性。

Know Your Place(了解你的位置)是一个数字地图项目，它允许用户在网络上浏览他们本地区域[7]。Know Your Place是布里斯托尔档案和城市规划团队的一次优秀合作，在这张地图上，你可以了解当地充满了历史故事的名胜古迹；欣赏各种美景照片、海报和传单；聆听当地人的传奇故事；探索本地吃喝玩乐的好去处。数字地图项目将数字专业知识深入到传统的档案技能中，把纸质媒体、数字媒体和其他媒体的信息收集后进行集成，利用线上可获取的数字化档案内容水平的提高以及虚拟应用等新技术提供的机会，把跨越了不同格式和不同载体的地图与历史相关材料整合之后以可视化的方式进行呈现，以生动多彩的形式方便用户随时随地获取他们需要的相关信息。档案大数据战略下的档案领导者不应该只专注于档案数字化技术的提升，而是需要懂得通过对档案获取方式的创新来吸引新的受众者从而实现自身的效益目标。

2 英国档案数字化项目建设的基本特征

2.1 重视建设数字技术的开发与应用

随着“数字化革命”浪潮的到来，数字技术从多方面改变了现代社会的生产和生活方式，同时也使档案领域发生了深刻变革。英国政府明确认识到数字档案资源利用的核心在于如何利用最新的数字化技术挖掘出数字档案资源的最大潜在价值。而数字技术为档案工作打开了大门的同时也对档案的真实性、完整性和合法性提出了严峻挑战，因此需要通过完备的顶层设计建设出高质量的数字档案管理系统。为此，英国国家档案馆开发了端到端的E-ARK系统来保证档案数字化建设中的安全性，数字地图项目借助数字技术展现了各类档案材料集合之后的生动运用，希尔斯堡调查中借助数字技术则证明了历史档案材料是追究责任的有力工具。可见，档案数字化过程中，需要重视利用好数字技术开发手段，只有这样才能最大限度地激活档案的数据价值。

2.2 注重数字人才的培养

基于《Archives Inspire 2015-2019》战略的提出，英国档案馆在2017年3月又提出了《Our digital strategy 2017-2019》（我们的数字战略2017-2019年）[8]，这个数字战略的规划图分为了三个阶段，每一个阶段都有档案馆的明确数字人才培养目标:[9]第1阶段-重塑（2017年1月至2017年6月）：我们将重新构建一个专业的数字团队，使我们能更好地实施这一战略。我们将做出重要任命，特别是数字服务主管、数字档案主管、网络档案主管和数字保存技术架构师，以及其他四项新任命，以便更好地发展英国档案馆的数字领导能力。第2阶段-成长（2017年7月至2018年9月）：我们将极力发展我们的专业数字团队，并且壮大我们未来的员工队伍。第3阶段-加速（2018年10月至2019年12月）：我们将加快步伐，通过对数字团队的扩展更快更好地发展档案馆的技术能力。英国档案馆一直在不断加强数字技术人员的职业发展。(弥合数字差距)是一项由Heritage Lottery资助的培训计划，该计划将在英国各地的档案馆中选择24名付费技术培训生，为档案行业带来最新的数字技能支持。[10]第一批培训生的这些职位将由伦敦和约克郡的合作伙伴档案馆提供。英国档案馆致力于为拥有数字技术的高技能人才创造途径，让他们在组织中以专家的角色取得进步，而不仅仅只是承担一些额外的管理职责。同时制订一系列良好的培训计划，向现有员工及新入职人员传授数字档案的专业技能，以配合档案行业的技能需求。英国档案馆也在与国家数字技能学院等培训合作伙伴一起招募和培训数字技能人才。2017年，档案馆在软件开发方面任命了五名数字学徒，并且着重培养和发展那些具有数字技能、但经验较少的人才。档案馆制定了一些相关措施来吸引数字工作人员，特别是那些可能只想在当地做兼职工作或即将重返工作岗位的人。同时，英国档案馆也十分注重与其他档案馆和政府重要部门发展良好的合作关系，寻找培训和协作发展的机会，与学术部门将建立正式的学术合作关系，修改课程设置，吸引硕士和博士借调到档案馆工作，并制定专门的研究生计划。

2.3 注重数字档案资源的公开利用

英国作为大数据的积极拥抱者，其数据公开和数字资源再利用战略早已走在了世界前列。英国由政府带头建立了“英国数据银行”，并且以此为契机，努力把英国打造成为国际上大数据开放和利用的领头者。英国政府于2012年5月投入10万英镑，建立了全球首个开放式数据研究所ODI(The Open Data Institute ),ODI是个非营利性组织[11]，人们所需要的各种数据都被ODI集合在一起进行多种融合，这样能更方便的使不同的领域在产生各种不同数据的同时又可以有效利用这些数据。ODI为社会公众、科研机构以及政府相关部门的工作带来了极大便利。英国国家档案馆官方页面还设有专门的公共部门信息再利用版块,对档案信息资源再利用的框架、原则和方法等进行了简单介绍, 增进了公众对数字档案资源再利用的认知。

3 英国档案数字化项目建设对我国的启示

3.1 加强项目建设，为档案大数据建设提供抓手

面对体量庞大的各类数据，面对广泛的社会需求，档案大数据工作如何开展？英国的档案数字化项目启示着我们，以项目为抓手，推动档案大数据建设，这是值得借鉴的宝贵经验。因为档案数据化建设千头万绪，需要统筹规划，稳步推进，而其过程中，通过适时推出一些关键的示范性项目，来实现人财物以及技术的聚焦，解决档案大数据建设过程中的难处和核心处，这样可以做到对症下药，而不是眉毛胡子一把抓。相比于实力雄厚、走在世界前列的英国档案数字化建设，我国的档案数字化建设存在起步较晚、技术不够成熟等问题，要想全面跟进英国, 必然会出现多方面的问题。这种情况下，我们选取一些具有战略性、引导性和针对性的重点项目为突破口，扩大影响力，以点带面、有序推进。同时，可以通过重点项目的建设，开发档案数据建设新思路，创新档案数据建设方式，从而提升档案大数据建设的效能。在国家未来重点发展行业中选取具有代表性的项目，从行业特殊性出发, 强化特色档案的资源整合,是推动档案大数据建设高质量发展的重要载体，如中国石油天然气管道工程有限公司（管道设计院）进行的大数据时代油气管道设计企业档案信息化建设，管道设计院通过运用档案信息化系统功能和管理方式，实现了企业电子档案的有效利用、安全存储，为油气管道设计企业提供了重要参考。[12]围绕国家重点支持领域组织并支持实施相关产业重大项目，着力档案信息的开发利用, 是促进档案大数据建设创新发展的基础工作，如浙江广播电视集团进行的干部人事档案管理信息化建设，涵盖了干部人事档案数字化采集、业务流程、档案阅览等功能模块,实现了干部人事档案的信息化、智能化应用，为电视媒体行业建设数字档案室、人事档案管理系统提供了一定的参考。[13]

3.2 加强人才培养，为档案大数据建设提供智力支持

档案工作的开展，归根到底需要人去做。尤其是档案大数据建设，技术性强且复杂，需要大量综合素质相对较高的人才。而现有的档案从业人员的知识水平、技能结构还不一定能够完全满足现实工作的需要。据中华人民共和国档案局公布的数据来看，截至2018年底，各级档案行政管理部门和综合档案馆现有专职人员中，博士研究生和硕士研究生加起来占总人数的4.8%；研究生班研究生和双学士共占总人数的3%；大学本科学历背景人数最多，占总人数的61.7%；大专及以下学历者占总人数的30.5%。而从专业程度来看，具有博士研究生和硕士研究生的档案专业背景的人数加起来占总人数的1%，而所有具有档案专业程度的专职人员加起来也才占总人数的17.6%。[14]由此可见，我国档案人员的专业程度还有很高的提升空间，现阶段存在的主要问题集中在突出型档案专家较少，档案复合型人才缺乏，档案从业人员专业背景薄弱、知识构架较为单一等方面。

表1 各级档案行政管理部门和综合档案馆专职人员文化程度（人数）

因此，为了顺利推进档案大数据建设，需要在人才培养上下功夫。一方面，需要完善专业人才培养的课程体系，加大现代信息技术课程的开设力度，通过积极开设《数据导论》、《数据挖掘与分析》、《人工智能》、《大数据技术》等方面的专业课程,逐步提升学生的专业知识与专业素养；另一方面，加强在职人员的培训教育，通过专题培训与讲座，普及大数据知识与技术，帮助在职人员提升档案数据领域的专业知识和专业技能，提升其技术素养，从而使之胜任档案大数据的相关工作。

3.3 加强技术应用，为档案大数据建设赋能

在当今大数据时代，人们对档案资源的利用不再是停留在原件或复制件层面，而是逐渐转向对档案数据的深度挖掘和有效利用上，而档案资源开发利用的效果是由档案信息资源的挖掘与利用来决定的。英国在2012年建立了世界第一个数据研究所，花费约10万英镑。大数据技术创造的价值在英国已经颇有成效,英国政府通过高效使用公共大数据技术每年可节省约330亿英镑[15]。为了加强档案大数据资源的挖掘与利用，我国可以鼓励社会各界参与案大数据资源建设，加强产学研合作，创新方式方法应用大数据技术，构建档案数据资源共享服务平台,为档案大数据的资源建设添砖加瓦，提升数据挖掘与利用的效能。

3.4 加强法制建设，为档案大数据建设保驾护航

为推进档案数字化建设，英国形成了一套较为完善的国家档案法律体系，以《公共档案法》为基础,《信息自由法》《环境信息条例》和《数据保护法》为分支[16]，档案法律与政府开放条例或相关数据法规之间做到了相互配合、保持一致，从而为档案数字化建设工作提供了坚实的保障。而我国现行的档案法律较为单一，仅有一部1987年9月5日制定的《中华人民共和国档案法》, 分别在1996年、2016年和2020年经过三次修订，而在2020年6月最新修订的《中华人民共和国档案法》中才正式新增了包含了七个法条的“档案信息化建设”章节，这一章节涵盖了电子档案管理信息系统建设、数字档案馆建设、档案数字资源共享等有关档案大数据建设的重要方面，“档案信息化建设”章节的新增对于推进我国档案大数据建设必将产生重大影响。在数据治理方面则有近日出台的专门保障数据安全的法案 《中华人民共和国数据安全法(草案)》与《网络安全法》、《个人信息保护法》，虽然我国对于数据治理方面推出了多条法规，但是还没有一条专门的法律政策来给予档案数据化建设足够的安全感，并且一些相关的政府数据治理条例与专业的档案法律之间没有做到紧密衔接、互通有无，导致档案数字化建设的实践过程中容易出现主体权责划分不清、政府工作信息化与档案业务工作脱节等问题。为了进一步推进档案大数据建设，我国需要尽快出台一些专门促进档案大数据建设的法规与政策，通过构建起一套完善的法律制度体系，为档案信息化建设保驾护航，从而保障档案大数据建设健康可持续发展。

4 结论

面对体量庞大的各类数据，档案数字化的布局更显得尤为重要。档案大数据的成功建设一方面能满足公众对于档案数据收集和公开等方面的需求，另一方面也能充分激发档案数据的活力，有利于档案数据的不断优化。英国作为一个老牌资本主义强国，其政府早已开始指导全国各行各业积极地推进档案大数据建设工作，且一一落实在具体行动方案上。笔者选取了英国档案数字化建设中的两个耀眼成果进行分析，可以看出英国政府在进行档案数字化建设的过程中不断强调大数据技术对于档案管理的重要性、培养档案部门人员有适应时代不断发展的专业能力的重要性以及充分利用数字档案资源的重要性。在此基础上提出我国在推进档案数字化建设时应该加强项目建设，为档案大数据建设提供抓手，加强人才培养，为档案大数据建设提供智力支持，加强技术应用，为档案大数据建设赋能，加强法制建设，为档案大数据建设保驾护航。