信息技术在学校档案管理中的应用

宋维薇

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-5983

摘  要：在现代信息技术的推动与发展下，学校教学以及档案管理中均体现出信息化元素，并取得了相应的良好效果，使得学校管理体系更加完善与科学化。信息技术在学校档案管理中的应用不仅利于提高档案保存的完整性，同时有效提升了档案以及重要资料的保密性，方便管理与查阅。是非常先进且适合大范围推广的档案管理策略。本文将针对信息技术应用于学校档案管理中的优势以及具体实施策略进行合理分析与探究。

关键词：信息技术  档案管理  应用  研究

中图分类号：G271                              文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2021）01（c）-0130-03

Application of Information Technology in School Archives Management

SONG Weiwei

（Shenyang Conservatory of Music， Shenyang， Liaoning Province， 110818 China）

Abstract： With the promotion and development of modern information technology， information elements are reflected in school teaching and file management， and corresponding good results have been achieved， which makes the school management system more perfect and scientific. The application of information technology in school archives management not only helps to improve the integrity of archives preservation， but also effectively improves the confidentiality of archives and important materials， which is convenient for management and reference. It is very advanced and suitable for large-scale promotion of file management strategy. This paper will analyze and explore the advantages of information technology in school file management and the specific implementation strategies.

Key Words： Information technology; File management; Application; Research

檔案管理是学校管理工作中相当重要的一部分，不仅保存着教学管理方案、教学活动、学生学习活动、教师及学生资料等多种具有价值的档案，更是见证学校发展过程的证据留存。在信息技术的支持下，档案管理工作的效率会出现突飞猛进的成果。传统的学校档案管理中存在一定弊端，保密性较差、错误率较高、查阅困难、管理单一、更新及保护困难等漏洞及劣势，均是不利于学校档案管理的问题所在。利用信息技术与档案管理工作有效结合，在完善学校信息技术设备与提升管理人员综合素质的基础上，建立信息化的技术办公体系并重视信息化档案管理的安全性，是当前学校档案管理工作中的重要内容。

1  信息技术应用于学校档案管理中的优势

伴随着国家经济与社会快速发展，信息化生活方式逐渐取代了传统的生活及工作状态。信息化档案存储方式不仅利于学校保存重要资料，更利于学校的良好发展。信息技术应用与学校档案管理中不仅提升档案管理工作效率，同时具有存储量大、节省空间的优势。另外更加利于查阅，并节省资源。以下将通过利于档案完整保存、保密性更加完善以及方便管理与查阅三方面，对信息技术应用于学校档案管理中的优势进行具体分析与探究。

1.1 利于档案完整保存

学校档案管理中承载着所有学生及教师的个人资料、学校活动资料以及重要论文及文献等。传统的档案管理工作以纸质的保存形式为主，同时需要教师及管理人员手动管理，另外在日积月累的借阅和翻阅过程中，文件和档案逐渐被磨损，进而导致档案和文件保存不完整的问题出现。在信息技术的支持与发展下，互联网以及硬盘等工具的运用具有存储量大且不易损坏的优势，在存储大量文件、资料、档案的同时保存了资料的完整度。因此，信息技术应用于学校档案管理中非常利于档案的完整保存。

1.2 保密性更加完善

学校内部的档案、资料以及重要文件等具有严格的保密价值，但是传统的档案管理工作中由于管理人员操作以及往来借阅问题，导致档案保密性较差。部分严格保密的文件丢失或泄密，会对学校造成一定损失。而信息技术的发展恰好解决了这一问题，完善的档案管理机制与信息技术系统，可以有效地避免保密文件与资料丢失，降低学校损失。

1.3 方便管理与查阅

传统的档案资料管理多以纸质或照片的形式为主，不仅不利于档案管理的多元化发展，更不利于文件的管理与查阅工作。人工查找是非常耗时且不科学的管理方式，管理人员工作压力较大、工作效率较低。而且在档案管理中存在很多音频以及视频形式的资料，如果缺乏信息技术的支持，非常不方便管理与查阅。因此，利用现代信息技术的优势，依靠计算机、互联网以及完整的管理系统及办公软件，对学校内部的各种资料、文件以及档案进行分类整理。管理人员可以按照时间、编码、类型等信息进行分类，以此方便日后教师及学校管理与查阅。

2  信息技术应用于学校档案管理中的具体策略

信息技术的快速发展为学校档案管理工作带来了巨大的改善作用和便捷性，当前我国很多地区及学校已经将信息化管理手段运用与学校档案管理中，在逐渐的探索、学习以及更新中，寻找到更加完善的管理方式以及管理体系，为学习档案管理工作带来了良好的促进作用。不仅解决了传统学校档案管理的漏洞和弊端，同时有效提升了档案管理工作的效率，降低了档案管理人员的工作压力。以下将通过完善学校信息技术设备、提升管理人员综合素质、建立信息技术办公体系以及重视信息化档案管理的性四方面，对信息技术应用于学校档案管理中的具体策略进行具体分析与探究。

2.1 完善学校信息技术设备

信息技术在学校档案管理工作中的运用首要条件即是完善学校信息技术设备。具备良好的设备支持才能更好地发展档案管理工作。对于完善学校信息技术设备需要计算机以及电子设备的支持。同时需要完善的信息管理系统，以校园为单位将信息技术全面覆盖，实现档案管理的云操作以及传输形式，以此促进提升档案管理效率与档案查阅的准确性。因此，完善学校信息技术设备不仅需要技术支持，更需要设备的支持[1]。

2.2 提升管理人员综合素质

信息技术在学校档案管理工作中需要提升管理人员计算机使用以及掌握能力，以此达到信息技术更加完善地运用于学校档案管理中。提升档案管理人员素质应当从多方面进行开展。首先，加强对档案管理人员计算机培训工作。对此，学校可以申请与专业人士合作，开展计算机管理档案的培训工作，使档案管理人员以专业的身份进入工作中，以此配合信息技术的科学性。同时学校可以安排技能考核等流程，以此加强档案管理人员的专业性以及创新意识，使管理人员不断学习与探究。其次，加强提升档案管理人员的责任意识。学校档案管理并不是简单的工作，需要管理人员具有较强的管理经验以及管理能力，同时责任意识是必备条件。对此，学校可以通过奖惩制度制约档案管理人员提升其责任心。另外，档案管理人员的创新能力及整理能力同样非常重要。善于整理与分析资料，将档案与文件以更加科学的方式留存与整理，是档案管理人员的必备条件。因此，提升档案管理人员的综合素质与能力是促进信息化档案管理工作的重要基础[2]。

2.3 建立信息技术办公体系

完善的信息技术档案管理体系不仅有效提升档案管理人员工作效率，同时在信息技术与科学管理的支持下，更好地推动学校的发展与进步。对于建立信息技术办公体系，应当按照流程与将档案以及资料进行收纳与管理。第一学校档案管理人员应当将纸质的档案、资料以及文件录入计算机，摒弃传统不利于保存的纸质资料，这是档案信息化管理的首要工作内容，更是学校开展信息化档案管理的必要条件。对此，学校应当加强力度，使纸质文件尽量完整且无遗漏地录入计算机，保证电子档案的真实性以及完整性。第二，是电子档案、文件的分类工作。良好的分类方式是促进今后档案管理工作达到事半功倍效果的重要基础。对此，学校及档案管理人员可以针对实际情况通过多种方案进行整理与分类。例如按照时间顺序进行归类，即是非常合理且便于查阅的方式。在此方式的运用中，将所有档案以及文件，以时间的先后顺序为主，进行整理与管理工作。或者依靠分类的形式进行管理，比如将学生实践活动归为一类、将教师及学生的个人资料以及档案归为一类、将学校内部文献归为一类等方式。分类的方式由学校及档案管理人员协商决定，需要注意的是，严格按照操作流程，将资料与档案完整的整理与归类。第三，在档案信息化管理的体系中，档案管理人员可以二维码或者条形码的形式进行保存，以此方便传阅，并有效提升档案管理工作效率。比如，对于部分经常传阅的文件、资料以及档案，将其以二维码形式进行保存，在需要查阅时，利用手机等电子设备对二维码进行扫描即可出现相关资料，包含此资料的时间信息以及全方面的简介等。此方式既高效又可以降低档案管理工作人员的压力，是高效工作的代表。第四，建立云存储的档案信息技术品台。云存儲档案信息管理平台是以科学的方式将传统的档案管理以虚拟形式储存于云端之中。通过分布式处理等多种途径将文件、资料、档案进行集合与运用，这种方式的运用可以促使使用者包含学校档案管理人员、教师、学生等依据各自身份在云端寻找各自所需的文件及档案。因此，从多个方向进行开展建立完善且科学的信息技术办公体系是信息技术学校档案管理中应用的重要环节。学校及档案管理人员应当在此方向加强学习与探究，利用更加完善且科学的方式，将学校档案管理科学化、信息化。

2.4 重视信息化档案管理的安全性

信息化档案管理的安全性也是十分重要的环节。学校档案、资料以及文件的安全管理可以通过多个方向进行。首先是加强电子设备的维护与日常监测工作。信息技术管理学校档案，应当着重加强对电子设备的日常维护以及监测工作，确保电子设备的正常运作，避免因设备故障等问题造成的损失。第二是保持电子档案保存的环境。避免电子设备处于高温、潮湿等位置，妥善处理电子档案以及纸质档案的保存环境。最后是加强学校档案管理人员的安全意识，避免出现资源丢失的情况出现。因此，在档案安全管理问题上，档案管理人员的责任心是首要条件，同时学校应当加强力度、创新形式，以保证电子资料以及档案的安全性[3]。

2.5 及时更新处理电子信息档案

在学校信息化档案管理工作中，即是将档案、文件以及资料进行更新是非常重要的工作内容。当前电子信息档案保存工作中存在目录与数据库不统一的情况，对此档案管理人员应当加强自身综合能力，即是更新处理电子信息档案、资料以及文件，使得电子信息档案库更加完整与完善。以此形成科学的管理体系，方便学生及教师查阅，提高工作及教学效率。因此，及时处理更新电子信息档案以及资料是管理人员的工作责任，也是重要的工作流程。

3  结语

将信息技术应用于学校档案的管理工作中，是依据当前信息技术的支持，将学校管理更加科学且高效运转的有效方式。在此工作中，学校及管理人员应当加强自身信息技术掌握能力与综合素质，在保证信息安全性的前提下，将信息技术更加完善地运用，以此保证学校管理体系以更加科学的方式进步与提升。

参考文献

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[6] 廖利香，吴青霞.新时期地方高校人事档案管理优化研究[J].档案天地，2019（7）：36-37，10.