大型公立医院数字化报销模式优化

焦秀芳,张海斌*

(1. 上海交通大学医学院附属第九人民医院财务处，上海 200011； 2. 上海交通大学中国医院发展研究院学科建设研究所，上海 200011)

近年来，随着医疗卫生事业的快速发展，医院医疗收入、科教收入不断增长，不少地区已经形成大型的医疗集团。医疗集团内部的财务工作量日益增加，尤其是日常财务报销及审核工作，传统财务报销模式已不能适应当前快速发展需求。医院亟需对传统报销模式进行数字化转型，探索新模式[1]。为促进医院财务管理更加规范化、科学化、精细化，提升服务效率，适应医院高质量发展需求，本研究以上海某大型公立医院为例，分析传统报销模式的弊端，从数字化的角度来探讨医院财务报销平台建设及优化问题，应用“互联网+”与“现代物流”理念，建设医院特色数字化财务报销平台。

1 医院传统财务报销模式分析

1.1 传统财务报销流程概述医院传统财务报销主要流程如下：首先由报销人填制报销凭证，经相关部门负责人及院领导审核签字；其次报销人携带报销材料至财务处排队，等候财务审核人员当场审核；最后财务审核完成由财务出纳当场支付现金、或通过公司卡转账给报销人、或后续统一通过网银转账至相关单位或个人。

从报销人的视角看，传统财务报销模式的基本流程如图1所示。

图1 报销人视角原流程

1.2 传统财务报销模式的缺点

1.2.1 职工排队等候时间长 报销效率低下 究其原因主要有：一是随着业务量的快速增长，报销需求量明显上升。据调查统计，医院财务的月均审核业务量达数千笔之多(其中科研教学等专项经费报销业务约占80%)。二是报销审批限制多、耗时长、退单率高。三是财务人员配备不足，专业能力有待提升。四是报销扎堆现象较严重。

1.2.2 传统模式流程复杂、标准模糊 难以适应医院发展需求 传统财务报销模式缺乏统一规范、清晰分类的报销流程和审核标准[2]，难以应对新形势下复杂、繁重的报销业务。如原有报销模式下费用报销标准覆盖范围不全，报销人无法找到相应的制度依据，需到财务部门当面咨询，审核人员再根据经验判断或请示领导；原有审核标准中审签权限设置过于复杂，报销人不清楚业务审批具体到哪一级别，出现漏签、超权限审签等现象。因此，报销人常因同一报销业务来回奔波，既影响工作效率，又浪费时间。

1.2.3 无法形成资源共享 不利于业财融合的发展 医院费用报销系统、OA(Office Automation)审批系统、合同管理系统、科研管理系统等信息系统各自独立，未形成一体化管理，无法进行资源共享。财务数据与其他信息系统关联性不足，容易出现重复审核及各业务条线审核标准不一等情况，给报销人员造成困扰，也可能引发不必要的纠纷。既增加沟通成本，又不利于医院和谐发展。

随着医院业财融合的逐步推进，传统财务报销模式中“数据孤岛”的弊端越发凸显。由于准确的数据分析可以为业务决策提示风险，因此，若无法形成资源共享，就无法获取足够的数据量，数据准确性也将大打折扣，业财融合的发展或将受限。

1.2.4 信息化程度不够 不利于内部控制 医院传统财务报销模式中手工环节较多，部分环节虽然实现信息化，但仍需人工干预调整，内部控制效率无法提升。例如医院费用报销系统中，未嵌入相关费用报销标准及设置审批权限，也未实现预算科目与会计科目的完全匹配，人工干预步骤较多。财务报销系统和预算控制系统与医院其他业务审批系统之间无关联性，造成信息不对称、重复性工作等问题，内控效果较差，内控成本较高。

2 数字化报销模式的设计目的及内容

2.1 数字化报销模式设计目的数字化报销模式是基于业务流程的优化，使用信息化手段，打破OA审批系统、科研管理系统等信息壁垒，促使数据互联互通，提高报销审核效率。同时，在系统内嵌入风险防控措施，强化内部控制监管。最终解决职工报销难、报销慢等问题的同时，提高财务信息数据质量，为医院的健康运行提供有力支撑。

2.2 数字化报销模式设计内容

2.2.1 优化报销流程 依托互联网，运用现代物流配送模式，报销人在小程序上直接填写报销凭证物流取件单，后勤配送人员接单后上门取件，当面确认清点后送至财务处，在财务集中分拣并审核后由出纳统一报销进卡或者转账，无特殊情况下，报销人员无需到现场排队办理。

从报销人的视角来看，优化后的数字化报销模式基本流程如图2所示。

图2 报销人视角新流程

2.2.2 打破系统信息壁垒 促使数据互联互通 医院各项系统中与财务管理密切相关的包括OA审批系统、科研管理系统、合同管理系统、ERP(企业资源计划)系统等。数字化报销模式采用开放式集成平台建设模式主动采集各项系统财务所需信息。如从OA系统采集出差审批中的出差人员、职位职级、出差日期、出差地点等；从合同管理系统中采集合同编号、合同内容、合同金额、付款进度等信息；从科研管理系统中采集科研项目编号、科研项目名称、经费报销类别等信息。数据采集也有助于下一阶段风险防控措施的内嵌。

2.2.3 嵌入风险防控措施 依照医院《差旅费报销管理办法》、《劳务费报销管理办法》等制度，通过系统预设报销标准，通过系统间数据传输核定报销额度。如通过OA系统内报销经办人填写的会议举办日期核定专家咨询费上限；通过报销经办人上传机票确定出差来回日期核定住宿费上限。风险防控措施内嵌也有助于规范化财务报销的宣教，更加便捷便利地获知财务报销相关规定。

3 数字化报销模式实践成效

3.1 优化业务流程 规范报销制度根据调研结果显示，由于传统报销制度的不完善以及报销人对医院的报销流程和审批制度的不熟悉，造成报销过程中出现报销退单率高、审批周期长等问题。医院根据调研结果，结合职工意见，对财务报销相关业务流程进行重新梳理及合理优化，重新修订相关财务报销制度，完善医院整体制度建设。

3.2 实现信息联动 强化预算控制 提升财务信息化水平数字化报销模式下，实现费用报销与预算控制系统信息联动，业务部门可及时了解本部门的预算执行情况，财务部门也掌握费用支出的流向，为预算控制提供动态的预警机制，强化医院的预算控制管理，有利于医院信息化水平的提升。

3.3 有效缩短审核周期 解决报销难问题在数字化报销模式下, 报销人员只需按要求填好相关报销单并附上相关单据资料，完成相关审批流程并签名确认，然后网络下单通过物流配送至财务部门，财务审核人员收到单据后进行分类整理，统一审核。审核通过的，报销人员无需到现场即可完成报销；未能通过审核的，财务审核人员会通过物流将单据退回经办人并附修改说明，经办人修改后可通过物流再次寄送至财务部门。在这种模式下，报销人员无需到现场排队，有效缓解传统报销排队等候时间过长的“报销难”问题[3](表1)。

表1 两种模式下相关指标对比情况

3.4 提高服务效率 创新服务意识 践行管理会计理念数字化报销模式下，财务人员收到物流配送的单据后可进行业务分类整理，批量审核及支付，既提高财务工作效率，又增强数据准确性，促进财务管理高效发展。

数字化报销模式将“互联网+”与“现代物流”运用到财务报销流程中，是一种财务管理理念的创新，是充分运用现代化管理工具提供优质会计服务的具体实践，创新服务意识，符合现代化管理会计需求。

4 数字化报销模式进一步优化建议

4.1 加强信息系统深度融合 实现信息一体化管理

4.1.1 更新信息系统 实现移动审批报销 医院传统报销模式不仅仅存在排队难现象，还有审批难的问题。因此仍需进一步加强网络化审批及信息系统之间的整合，实现医院各信息系统(如院内OA平台、合同管理系统等)与财务报销系统无缝对接、资源共享，提高效率、明确责任。医院下一步可引入移动审批系统、移动报销系统等[4]，无论审批人和报销人身处何地，都可以有效利用碎片化时间进行审批和报销，同时也为电子档案管理奠定良好的基础。

4.1.2 深化内控设计、全面落实内嵌标准制度 根据调研结果显示，报销人员在填报支出报销单时经常由于超标准报销、签字不全等因素被退回，其主要原因系报销人员不清楚相关的费用报销标准和审批制度。因此，在财务报销系统中嵌入完整的费用报销标准，既可以为审核人员减压，同时也能提高报销单填报的正确率，减少报销人员被退单的次数。既提高职工满意度，又提升财务管理效率。另外，还需注重相关制度与报销系统的同步更新、信息联动。

新系统上线不可能一步到位，需要不断升级和日常维护，也可能需要进一步开发，因此，除了配合专业人员进行系统设置外，财务人员还要深入研究医院整体内控需求和业务层面的需求，将两者有机结合，嵌入新系统。不仅要保障系统安全性，还要与信息技术人员共同研究新系统的设计更新，根据医院内控制度规范，结合业务实际，及时做出相应调整，促进医院内控设计不断完善，全面落实医院内控制度。

4.2 积极宣传财务制度 落实人员培训 促进业财融合数字化报销模式优化是一个长期过程，需要职工在观念上逐步跟进。医院应积极宣传财务制度与管理常识，进一步加强各部门兼职财务人员培训，落实好“部门审查”、“财务部门审核”“院领导审批”等。此外，基于“互联网+”及“现代物流”的数字化报销模式是业财融合的具体实践。因此定期进行财务制度培训及报销经验的总结，提高忧患意识，加强操作能力，不仅可以使新模式顺利推行，还可以进一步促进医院内部业财融合。医院可以通过内网、企业微信公众号进行报销审核标准的宣传普及，也可以定期开展学习交流、示范演讲等。

4.3 逐步建立医院财务共享中心在我国医疗卫生制度及政府相关政策背景下，相较于大型企业的共享财务建设模式，大型公立医院的财务管理模式仍存在较大的差距，个性化也较为突出。因此，大型公立医院仍需不断学习国内外大型企业的先进财务管理理念，借鉴前沿的“财务共享中心”等模式，积极探索，逐步建立符合大型公立医院需求、具有大型公立医院特色的医院财务共享中心[5]。