港口集团商务账单管理系统的设计与实现

吴占辉

摘要：在港口集团化的管理模式中，在下属码头公司都已上线码头业务管理系统的前提下，为实现集团对码头公司商务营收过程的监管，实现商务费用营收预算、及时体现码头作业量与商务账单关系，并规范码头商务计费过程，特设计集团商务账单管理系统。系统设计内容包括港口装卸费、船舶费、堆存费等各项主营费用的账单生成、状态控制、账单修订、堆存费预估、查询统计以及码头业务系统结算过程改造等。

关键词：账单管理;商务营收;堆存费预估

前言

1、系统背景

目前，覆盖港口散杂货、件杂货码头的生产业务领域的信息化系统已稳定运行多年，这些生产业务系统是基于码头公司的生产业务过程而建设的，面向用户也主要是码头公司各生产业务部门。基于这些系统，集团商务能够获取到各码头公司生产过程中产生的主要统计数据，如吞吐量、装卸费收入等，但是这些数据的产生一方面基于现场业务流程的结束，另一方面基于现有系统的数据采集和录入，所以会有相当大的滞后性;同时，由于吞吐量与收入在统计口径上客观上存在不一致的情况，所以这两项滞后数据的对比也无法直接体现码头公司的生产经营状况。因此，通过当前的信息化手段，集团商务只能实现吞吐量、收入等指标统计，却实现不了对码头生产经营过程，特别是商务营收的监管，为了更好实现集团的商务管理职能，建设一个基于当前信息系统的集团商务账单管理系统就显得很有必要。

2、建设目标

为了实现集团对码头公司在商务营收层面的监管，该系统的建设需要实现以下几个目标：

（1）、集团能够及时掌握阶段时间内码头作业对应的经营收入，体现吞吐量与商务营收的对应关系;

（2）、加强对码头公司的商务营收过程的管理，将结算、开票等营收过程进一步规范化。

需求分析与设计

在码头公司现有的生产业务过程中，“吞吐量”与“收入”两大经营指标均围绕船舶作业过程而产生，因此，在装卸船作业发生的时间点上，可初步确定该船吞吐量，匹配以该船作业费率，即可初步确定该船舶的收入指标，这样确定下来的该船吞吐量、收入的数据形式，即为该船“账单”。从商务管理的角度，每月如果能够及时编制出该月码头公司作业过程中所有相关船舶的“账单”，即可形成该公司本月吞吐量相应的收入数据，实现了商务营收过程的事中控制，同样也为商务营收后期的结算、开票提供了统一的数据源头，进一步规范了商务营收过程。

一般来说，码头每条船舶的收入主要包括三个方面：装卸收入（装卸包干费）、船舶使费、堆存收入（货物堆存费）[1]。结合码头公司现有的业务流程，账单管理系统的设计流程如下：

在该系统流程中，单船账单的产生，分进口船、出口船两种业务情况，进口船在靠泊完成后即可生成账单，而出口船则在装船完成后生成账单。公司月度账单的产生时间，可设置为每月的月初生成上个月的月度账单，在生成月度账单的时候，系统将校验是否该月所有作业船舶均已产生单船账单。

功能设计

在该系统的功能设计中，主要包括以下几个功能模块：

1、单船账单管理

单船账单管理主要实现围绕单船的商务收入管理，具体功能设计如下：

（1）、装卸收入账单管理：在初步确定了船舶的结算吨数之后，进行该船舶可能发生的作业模式、包干价格进行合理的匹配，形成船舶装卸包干费的账单。

（2）、船舶使费账单管理：船舶使费的费率为国家标准费规，结算数主要包括船舶基础资料中的船舶净吨和船舶在港的靠离泊时间。在计算账单的节点上，如果船舶已经离港，则系统自动获取离港时间进行计算;如果船舶尚未离港，操作人员需要按照船舶的计划离港时间进行账单计算。

（3）、单船账单查询：提供以根据船名、货名等条件下的单船账单明细查询，查询结果包括船舶资料、装卸收入明细、船舶使费明细、堆存收入明细，同时包括该船账单已经产生的发票信息。

（4）、账单修订：单船账单在系统流程中作为商务实际结算的数据源头。在结算过程中，如果结算金额与账单金额有出入，则需要对之前的账单进行修订，以保证账单和最终结算结果相符。账单修订的过程在系统以修改记录的形式保存下来，作为后期报表统计的数据源之一。

（5）、账单结束：在船舶的装卸收入、船舶使费收入、堆存收入均已完成结算开票，并保证发票与账单金额相符时，可以进行账单结束处理。

2、月度账单管理

月度账单管理主要实现在月度账单日时，将月度单船账单汇总生成公司月度账单，经公司商务、公司领导审核后提交集团，具体功能包括：

（1）、月度账单查询：根据日期、船名等条件进行月度已经生成账单的船名及其账单明细、开票明细查询。

（2）、账单修订查询：针对月度账单修订结果进行的主题查询。

（3）、月度账单审核、提交：在月度账单日，汇总生成月度所有船舶账单，经公司内部审核提交集团。

3、堆存费预估

（1）、堆存费预估：堆存收入指的是货物在港堆放所产生的堆存费。进口货物，系统以货物卸船进场开始，截止预估截止日为止进行堆存费结算;出口货物，以装船货物对应的进场日期为开始，以装船日期截止来计算货物堆存费[2]。在堆存费预估过程中，系统提供相应货物的明细进出帐，包括票货信息、进出日期、作业方式、作业数量等，操作员对进出帐进行进一步的确认和完善。

（2）、堆存费预估查询：根据进出口、船名、货名等条件进行堆存费预估结果查询。

4、业务系统改造

为实现账单管理中结算开票与账单的关联功能，对码头现在运行的业务管理系统需要进行相应的功能改造，主要体现在商务结算、开票的过程改造上。

（1）、结算过程改造：在商务结算过程中体现船舶账单，单船累计结算金额与账单出入时，进行提醒，然后进行账单改造。

（2）、开票过程改造：将开票过程与账单进行關联反馈。

5、查询统计

在实现了月度账单管理，并实现结算过程与账单关联时，实现基于船舶资料、船舶动态、吞吐量、预计收入、实际收入等指标项的统计查询。

结束语

本系统的设计使得港口在船舶装卸过程中，分进出口业务，在发生实际费用结算前，通过账单管理流程，按不同费目生成预收费账单，并将其贯穿后续的审核、开票流程，规范了码头公司的商务管理流程，实现了集团商务管理上的营收预算，为领导层提供了相应的统计分析功能。

参考文献：

[1].徐心笛， 陈继红， 曾鑫. 港口收费存在的问题及改革对策[J]. 港口经济， 2015， No.148（12）：31-33.

[2].朱宗祥. 散杂货港口物流信息化研究[D]. 北京交通大学， 2005.

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