计划生育档案管理创新研究及档案管理数字化问题浅述

李 丹

烟台市栖霞市杨础镇政府 山东 烟台265312

一、数字化建设背景下计生档案管理的功能转向

(一)档案信息集成功能。随着网络信息技术的不断发展,对档案内容和形式也产生了深刻影响,档案资料已经呈现出数字化特征,为了更好地对档案资料进行保管,档案管理部门一方面,要对纸质的实体档案信息资源进行妥善保存,并实现纸质档案信息资源的后续开发和利用。另一方面,档案管理人员也要重视档案信息化对档案内容和形式产生的影响,将数字化档案作为重要采集对象,通过档案信息资源的采集和整理,实现对档案信息内容的集成再现,不仅能够有效节省档案信息资源的储存空间,也能够使不同信息载体的关联性有所增强,实现档案信息资源的有效共享,为档案信息资源的利用创造有利条件。

(二)档案辅助管理功能。传统的纸质档案管理模式很容易受到技术、资源和客观环境的限制和影响,导致很多纸质档案资源难以得到有效地利用和开发,违背了档案资源时效性价值规律,对档案工作的正常开展带来了诸多不利影响。而通过档案管理数字化建设,实现传统纸质档案资源与数字档案资源的有效融合,在信息技术的支持之下,还可以实现纸质档案资源向数字档案资源的转化,进而实现档案信息资源的有效整合,能够为需求者快速地提供信息服务,充分地体现出档案管理数字化的辅助性管理功能。

二、当前我国计生档案管理现状

(一)对档案管理认识有待于提升。计生档案管理工作是一项复杂且繁琐的工作,表现出服务性、记录性、业务性等强的特点,但是很多档案管理人员对自身工作不够重视,常以口头形式开展工作,从根本上忽视档案管理的重要性。档案管理是随着发展逐渐形成的完整的信息资料,对当下发展不会造成很大的影响,这也是档案管理人员忽视这一工作重要性的根本原因。另外,没有充分利用学校数字化资源,仍然采取纸质版的档案管理形式,导致档案管理模式与时代和发展脱轨,跟不上信息化建设的发展步伐,很大程度上影响档案管理的时效性。

(二)档案管理体制有待于完善。部分单位在档案管理方面缺乏完善的管理体制,或者不健全或者缺失,造成档案管理工作无据可依,影响档案管理工作的规范性,这一问题的产生原因主要是对档案管理的投入力度不到位,不重视管理人员培养,部分工作人员忽视数字化管理的开展,还存在计生档案管理部门与其他部门的工作衔接不到位,最终导致档案的完整性、统一性,并且缺少专业的技术保护和安全管理,影响档案管理的成效,制约着档案管理水平的提升。由此可见,计生档案管理若想跟上时代步伐,走入正轨的管理模式,需要采取行之有效的管理方法,全面贯彻各项制度的落实,保障档案管理工作的秩序性,才能促进其稳步发展。

(三)服务技术有待于提升。如今是信息化时代,科学技术已经广泛应用在社会各个领域,促使很多单位开始配备信息化设施及设备,在这种数字化的背景下,对传统的档案管理造成了很大的冲击,因而,数字化档案管理是计生档案管理的核心目标。结合计生档案管理现状来看,很多计生单位已经完成了信息化设施办公设备的建设,可以完成档案信息的录入,但是没有实现档案信息资源共享,需要进一步完善。如果计生档案管理仍然停留在人工为主的管理模式下,不仅会增加档案管理人员的工作量和工作压力,还会影响档案管理效率和质量。另外,如果再缺乏先进的档案管理理念及方法,将会造成档案管理水平停滞不前,严重缺乏创新意识,影响档案信息化建设的发展。

三、优化数字化背景下计生档案管理模式的有效措施

(一)树立数字化档案管理思维。档案管理模式优化并不是一朝一夕的事情,特别是在数字化建设背景下,要想对档案管理模式进行优化,首先,要转变工作思路,树立数字化档案管理思维。计生档案管理部门应该加大对数字档案管理的宣传力度,看到数字化建设对于档案管理模式优化的重要意义。特别是要结合当前时代发展背景,对于档案数字化建设的重要性进行分析。其次,要加大计生档案管理人员的教育和培训。数字化档案管理模式的优化还需要档案管理人员的积极参与,因此有必要在引导档案管理人员树立数字化档案管理思维的同时,还要进一步提升档案管理人员的责任意识和工作意识,培养工作人员对于数字档案的敏感度,在具体工作中对于数字档案要严格按照档案收集的管理要求应收尽收,对于有价值的档案信息要纳入到数据库之中,并注重对数据资源的整合和利用。通过档案管理思维的转变,让档案管理工作人员在具体工作中主动地践行数字化管理理念,提升档案管理工作效率。

(二)加强档案管理体制的建设。首先,结合计生档案管理现状,建立完善的档案管理网络,加强档案各管理部门之间的配合度,明确划分各管理部门的工作内容及各自责任,梳理计生档案管理流程、要点及重难点,避免出现管理漏洞;其次,制定完善的档案管理制度,对所有管理环节如收集整理、保管、开发、统计等进行严格规范,要求所有人员务必安装档案管理制度执行工作,推进档案管理工作的规范性发展。

(三)做好基础设施设备建设。数字化背景下,基础设施设备是开展计生档案管理的基础保障,若想加快档案管理信息化建设,首先要配备齐全的信息化设备和管理软件,将档案管理信息化建设纳入重点规划建设内容,保证档案管理信息化与数字化发展的一致性,严格遵照国家的档案信息化建设要求和标准,结合自身管理需求,选择适宜的软件设施,通过完善档案信息数据库以及检索系统,实现档案信息资源的共享性,这样一来,为师生提供了极大的便利性,也是促进档案信息管理不断完善和优化的重要路径。

(四)优化档案数字化管理技术。虽然当前国家针对档案数字化管理提出了具体的技术要求,但制度自身的制定就具有一定的滞后性,特别是对于基层计生档案管理部门而言,在完善软硬件设施的同时很多技术已经滞后,因此必须坚持动态原则,对档案数字化管理技术不断地进行优化。一方面,档案管理部门要支持档案数字化建设,将最先进的计算机软硬件系统投入到档案数字化管理之中,并给予足够的经费保障,确保档案数字化建设的软硬件设备能够及时地得到更新。另一方面,要在国家制定的技术标准与规范的背景下,结合本部门档案管理的实际需要,制定档案数字化技术标准与规范细则,更好地适应档案管理模式创新和优化。