微信公众号在高校档案利用服务中的应用

中国民航大学 天津 300300

一、调查背景

随着互联网的快速发展和智能终端的迅速普及，微信作为一种新型的智能媒介，正在渗透大家的生活，并在社会的各领域都得到了大量的应用。2013年11月，微信注册用户量已经突破6亿，是亚洲地区最大用户群体的移动即时通信软件；截至2017年，《中国移动互联网发展与安全报告(2017)》显示，中国目前的微信用户数为1010万。其中微信公众号平台作为微信的主要服务之一，得到了大约80%用户的关注。由于信息技术的快速发展，传统的档案服务方式已不能适应时代的需要，同时，微信公众平台的出现也为档案信息服务带来了新的契机。

信息化道路是档案未来发展的必经之路，各大高校以及其他组织性团体的档案管理者选择以开放包容的心态迎接，尝试突破高校档案以纸质文字、图表、声像以及其他有价值的实物储存的形式局限性。随着时代的要求，高校档案微信公众平台也应运而生，逐步扩大档案服务和宣传的影响力。自2013年底开始，各高校档案馆的微信公众号如雨后春笋般涌现，在某种程度上提升了高校档案馆工作效率，满足了校内外师生对档案馆的服务需求。档案馆微信公众号也正在积极宣传档案馆的功用、档案相关专业知识以及开展学术交流，探索新的档案信息服务的宣传方式和服务模式。

二、高校档案馆微信公众号的现状

如今较为突出一些的档案馆微信公众号以其众多的用户量、多样化的传播功能为高校档案馆与大众搭建了一座交流的桥梁，通过微信公众号对档案的宣传大大提高了档案的利用率，社交平台推文的传播速度和信息浏览量可达到上万次的阅读量，将高校档案工作推向快车道。国家档案局发布的《2018年全国档案宣传工作要点》中明确提出，要充分利用运用微博、微信公众号、移动客户端等新媒体和音视频、H5页面、VR等新技术，加强宣传，提高档案宣传效果，扩大档案工作的影响力。

档案作为一种历史记录，也是一种必不可少的参考文献。它不仅是知识积累和传播的载体，也是单位和个人综合实力的综合体现。档案作为教育、科研和学术研究方面必不可少的组成部分，如何利用微信公众号传播高校档案馆的功能和作用来更好地服务广大师生校友，做好高校档案利用服务的创新工作，成为了当前高校档案馆面临的难题，也是当今社会所共同关心的问题。同时档案的安全性与互联网的不安全性两者之间的矛盾，给档案服务与宣传带来一定的局限性，现今高校档案还是主要以纸质档案的存在形式储存，因此，这既是新机遇，也是新挑战。

三、高校档案微信公众号存在的问题分析

首先，如图表1高校档案微信公众号知名度小，宣传力度不高，信息传播速度慢，建设发展滞后；其次，如图表2，从部分档案馆微信公众号栏目内容可得出，大部分微信公众号板块较为齐全但微信传播指数较低，可见推文内容单一，更新频率低。具体问题分析如下：

1.档案馆本身具有客观局限性。空间位置方面，大多数高校档案馆建造时间早，具有地理位置、建筑规模等方面的限制因素。其次归档管理方面，部分馆藏档案年代久远，加之基础设施陈旧，新兴电子档案系统无法录入全部档案数据，工作人员查阅档案仍需人工检索。最后安全工作方面，档案馆工作具有一定的安全性、保密性与封闭性特点，导致档案馆透明度低、流程刻板，调用档案馆资源程序复杂，珍贵馆藏无法进行线上线下展览。

2.人员经验欠缺，规划策略不足。多年来档案馆工作模式固定，利用新兴公众号平台推进档案馆工作尚处在萌芽阶段，甚至仅完成基本公众号平台搭建任务，很少顾及后续更完善的建设，类似于在线展览、在线查档、用户交互方面的建设经验欠缺。同时大部分微信公众平台对于后台建设的规划，例如建立线上预约平台、关键字检索、地图导航等策略不足，导致公众号建设工作开头易、推进难，是否合理、是否真实的提高了工作效率也充满未知数。

3.宣传方式单一，宣传效果不佳。大多数各高校档案馆现有公众号平台服务仅局限在校史介绍、档案馆联系方式、查档流程等方面，内容较为单一，无法建立良好的宣传渠道，进行全面的互动，忽略了人们对线上实物档案展览、短视频介绍、推送专栏的建设的期望，当前的公众号建设所达到的层次离预期有较大差距，没有起到明显的宣传作用。

4.自身定位局限，受众划分不明。一方面，档案馆资源调取对象多为多为已毕业校友、在校教师，在实物档案征集、宣传档案文化、校园宣传意识上欠缺，档案馆局限与本身的档案服务工作，缺乏创新意识与品牌意识；另一方面，在改造、升级档案馆公众号功能的具体方向上，受众身份多样而不定，模糊服务对象分类，混淆对该平台板块的具体需求，造成受众的信誉感降低。

四、解决途径

1.完善后台板块，增强信息交互。对高校档案馆的后台板块进行整改，将查档引导的基本需求与体验互动需求进行分类规制。新媒体时代，高校档案馆微信公众号作为档案馆的延伸线上服务平台，应充分利用网络优势，在后台与用户实时交互，全方位、多角度满足用户需求。比如，开展线上预约服务，缩减办公时间，提高工作效率；增添线上档案馆导航功能和线上咨询服务；上传档案馆档案信息，进行内外网技术处理，制作网页版本以方便用户查阅与统一管理；开设科普栏目，普及档案文化；介绍校园特色文化及馆藏珍品，吸引校内外师生关注；后台自动回复关键词搜索，便捷跳转相关页面。调查不同类型用户的需求，设置投稿栏目征集意见，并及时回复，一方面为高校档案馆公众号的改进和发展指明了方向，另一方面也体现公众号的人文关怀。

2.健全发布体系，实现专人管控。完成公众号搭建任务后，需要引进完善的信息发布体系，以每日一发、每周一发、每月一发等定期发送形式，确保推文发送频率并扩大审核力度，征集创意打造特色专栏以确保推送质量与吸引力。为保证高校档案馆微信公众号的平稳运行，需要公众号运营方面的专业人士进行宏观调控，可对高素质高校档案工作者进行定期培训，使其掌握微信公众号制作技术与运营手段，或招募本校学生进行推送编辑，吸纳学生的活跃思维，以专业知识做支撑，改进推文质量，进行主题创作并构思系列专题。另外，需要定期对平台进行维护和更新，防止恶意骚扰，保证用户档案信息的安全。

3.创新线上线下宣传途径。高校档案馆微信公众号除了提供归档、查档等基础指引服务外，还可以充分利用本校珍贵的馆藏档案，开辟特色专栏，分领域、分层次介绍相关历史和文化。收集相关素材进行宣传文字、图片、海报等艺术创作，剪辑与档案馆有关的趣味小视频，以生动活泼的方式，进行线上展览，让大家进一步深入了解档案馆的职能与意义。结合当前时政要素，加入网络流行语、短视频、音乐和互动板块，以“你画我猜”等趣味形式激发大家的阅读兴趣，从不同的感官增加读者的留驻率。在新生开学、国家档案馆日也可进行线上宣传，举办在校档案馆地点打卡盖章活动，宣传内容兼具原创性和特色性，可吸引更多社会人士了解学校。同时，也对本校师生起到一定的爱校教育作用。

4.树立微信自我品牌意识。微信公众号不仅能够搭建档案馆与在校学生、毕业校友、教师沟通的桥梁，也可极大程度地削弱档案馆本身的局限性。高校档案馆资源的利用与发展与其自身性质息息相关，因此在发展中，迅速找准自我定位，是当今微信公众号刻不容缓的导向问题。当下，能否建立起品牌文化，将自我的形况和理念推广于受众十分重要。高校档案馆要准确把握这一宣传时机，未来的高校档案馆微信公众号才能长久驻立于信息化平台时代。

五、结束语

高校档案馆应以专业化、规范化、现代化和研究型为目标，全面推进档案资源体系、利用体系和安全体系建设，提高归档工作质量，提升查档服务水平，创新档案服务形式，充分发挥档案的历史凭证和文化载体作用，在保存高校历史记忆、传承校园文化、服务学校发展建设方面贡献力量。