医学社团的档案管理问题及优化对策分析

河南省南阳市医学会 河南 南阳 473062

目前来看，我国医学科技社团组织有着较快的发展速度，目前中国科学技术协会管理的专科学社已经超过二十多个，这是根据《中国科学技术协会统计年鉴》，于二零一七年所出具的数据所了解的。对于学会来说，市级省级学会共有五十个，这一数据是由中华医学会组织管理部所提供的。医学社团在产生过程中，关于其档案内容，不仅包括我国医学科技发展的实际情况以及科学卫生事业的真实管理情况，同时也涉及到多个方面内容，包括法律政策、法律法规等。一些专家的学术思想和意见，被记录下来，形成了原始记录，这些都是我国十分宝贵的档案资料。这些资料具备思想的权威性和学术的权威性，同时也能帮助我国在制定卫生行业法律法规时，提供更多的依据。目前来看，卫生部门在开展改革过程中，已经对其进行深入的研究，并且利用医学社团，使得政府职能得到转移，同时也能增加自身相关的工作项目。目前，档案管理作为其中当中一个必不可少的子系统，如何在新形势下，对于档案管理工作所出现的问题进行正确的认识，成为人们当前必须解决的新问题。

一、医学社团档案管理所面对的问题

(一)工作人员综合素质呈现参差不齐的情况。因为医学有着较为宽泛的分类，无论医学社团当中所涉及到的职能发生什么样的变化，档案管理当中所涉及到的职能都不会出现改变。作为医学社团档案管理人员，其工作态度、综合素质等，也会对于档案工作真实的管理水平造成影响，同时也影响着管理效率。在日常生活中，大部分档案管理人员都不是本专业毕业的学生，而是选择半路出家方式，未能接受系统的档案专业学习和培训，这就使得其在管理过程中，呈现出先天不足的情况。除此之外，因为缺乏健全的自律机制，难以提高档案管理的综合水平，所以就会使得档案管理工作在发展时受到极大的影响。

(二)缺乏健全的档案管理设施与相关机构。一是在进行档案管理时，并不能为社会带来更加直接的经济效益或者收入，这就使得各个单位认为，档案管理工作是单位工作的末梢，未能对其引起高度的重视，所以出现缺乏编制等情况。二是医学社团职能发生极大的改变，但是作为管理者，仍保留陈旧的思想理念，这就难以拓展档案管理工作。除此之外，作为档案人员，其工作积极性难以被调动起来，最终为后期如何提高档案服务质量埋下更多的隐患，同时也制约其发展。三是档案管理设备缺乏良好的发展空间，未能对于档案进行有效的管理，同时使得档案在管理时面对更多的危机。四是存在制度老化情况，因为档案管理制度有着较为久远的年限，因此未能与当前医学社团职能变化与发展处于一个紧密联系的状态，同时也呈现出滞后情况。比如档案上存在不健全、不规范等问题，这就会归结于档案管理发生漏洞，比如被拖延归档时间，不按照相应制度完成归档工作，一些重要的档案直接未能经允许，就被带出本部门，这就会导致本单位在进行档案管理时出现系统紊乱、管理分散等问题。所有的制度就如同虚设一般，这也是当前档案管理工作必须解决的问题。

(三)存在较为浅薄的管理意识。一些医学社团未能对档案工作引起高度的重视，同时未能将其确定在良好的位置上，很多人认为档案管理工作并不重要，这就会导致单位整体对于档案工作缺乏较高的了解与认识。除此之外，一些档案人员未能清楚地了解到档案所具备的价值，以及档案良好保存对于工作本单位日后工作所带来的意义，这就使得档案管理工作被不断地淡化。在活动与工作中，因为人们存在较为浅薄的意识，这就导致一些重要事件、重要活动未能形成完整的记录或者原始记录，最终使得档案从源头上被丢失。

二、医学社团档案管理有效方法

(一)建立完善的管理制度。建立与完善档案工作管理制度，成为当前一项必不可少的内容，同时也是能够有效提高档案工作质量的先决条件。因为管理制度与管理方法存在较高的可操作性，这就会对医学社团档案日后工作开展起到监督与指导作用，同时也能保证医学社团在开展档案管理工作中，更加有秩序。档案管理被认为是一项重要的管理职能，所以必须加强从制度角度出发，加强建设。在建立与完善制度过程中，应当保证制定的内容更加细致化，以此可以杜绝与避免，因人为因素所带来的档案收集不完整，或者损毁等问题，这样也能避免在归档过程中出现的盲目性，保证整个档案管理工作从最开始的人治朝着制治方向不断过渡。

(二)对于管理责任进行明确，确保档案质量得到有效的提高。想要提高档案管理整体工作质量，那么就需要工作人员转变原有的工作态度，从制度角度入手，将制度作为保障。在这一过程中，需要从收集范围、文件归类、档案整理方法、装钉成册、问题划分、保管期限、确定合并文件、归档文件排列等入手，确保图片格式和形式统一，并且将有效的标注内容加入其中，这样才能保证档案管理工作更加的规范化，保证档案分类更加的清楚，在查找时更加便利，由此才能提高工作效率。在制定管理制度标准和管理方法过程中，应当将切实可行的制度作为原则，确保所有工作能够落实到位，同时也需要保证档案与档案之间有着相应的关系，由此能够准确且完整地反映出某一工作或者某一事物的实际情况，为管理工作和档案管理相互衔接，提供必要的理论依据，同时也能确保档案在管理工作当中，将科学管理方式贯穿其中，保证提高办案管理工作质量。

(三)提高工作人员档案管理意识。档案意识作为人们对于档案工作以及档案所具备的认识程度和客观反映，同时也是确保档案工作更好发展赖以存在的基础。作为想要成为一名优秀且上进的档案工作管理者，如果自身未能对于档案进行充分的认识，或者出现知识匮乏的情况，那么就会导致在收集重要档案过程中缺乏完整性，或者难以具备良好的质量，这就会使得整个档案工作面临着难以挽回的损失，而这一损失必然会为本单位带来极大的打击，所以要求档案人员必须具备较高的档案意识。作为新时代管理人员，要对档案进行良好的管理，同时也需要承担起指导员、宣传员等主要责任，保证档案事业发展更加顺利。

(四)对于突发事件档案进行完整的收集。突发公共事件档案主要指的是社会在应对、预防、妥善处理各种对公共安全造成危害，且具有保存价值的档案，在这时利用不同形式或者载体的历史记录，同时也是人们与各种灾害进行斗争的真实写照。从客观角度来看，突发公共事件档案作为一项具有独立性的门类，它自身所存在的特殊性，包括收集、形成、管理等，都与传统的科技档案、文书档案有着极大的不同，这主要表现在下述几个方面：一是因突发事件的发展，而受到时间和空间变化所带来的影响，所以能够收集到较少的档案资料。二是在突发事件发展的初期阶段，相关职能部门因为受到外界因素所带来的干扰，所以难以保证记录处于同步的状态，这就会导致档案当中一些关键的资料出现丢失或者空挡的情况。三是档案在留存过程中，存在较高的机缘性，所以只有对于档案收集范围进行扩大，保证档案管理人员从中筛选出有价值的文件资料，才能保证将损失控制在一个最小化的状态。在收集突发公共事件档案过程中，作为档案管理者，必须保证亲力亲为的思想，并且主动承担起相应的责任，档案管理人员需要将眼光投向更长远的地方，对于任何直接或者间接与档案工作相关的事时，做好关注工作，树立完善的服务理念。在档案工作当中，服务作为其本质属性，同时也是档案工作永恒不变的主题，在档案工作中占据着不可撼动的地位。所以落实好服务工作，也是档案部门未来努力的方向。如何对于档案工作的服务内容和服务机制进行创新，如何能够不断提高医学社团当中的各种社会现象，确保医学社团当中的档案，对于传承与发展医学文化有着不可中不可替代的作用。这些都需要新时代档案管理人员在日常管理工作中通过提供完善的档案，由此实现档案自身的价值。所以在提供档案过程中，需要将为利用者提供服务作为宗旨，这样才能产生更多的社会效益和经济效益。档案作为医学社团当中宝贵的财富，它的出现也直接影响到医学社团的发展与生存情况，作为新时代档案管理人员，需要将提供与利用档案放在工作的优先位置，对于本社团档案服务需求进行深入的了解，并且考虑到利用者的相关需求。在利用者和档案管理者之间主动架起桥梁与纽带，提高管理者的综合素质，在开展档案管理工作中，作为档案管理人员，需要不断的学习新理念、新思想、新知识，由此可以更好地适应社会发展所呈现出的多元化情况。

结束语

综上所述，在开展档案管理工作时，我们能够发现医学社团档案管理工作直接与医学社团发展有着密不可分的联系，所以作为档案管理人员，需要主动突破原有的工作模式和工作理念，将新方法、新途径、新思路加入其中，有效解决社会发展中所出现的各项问题，并且避免档案工作发展受到影响。在国家各项方针政策和档案的指导之下，将创新精神加入其中，保证档案管理能力和管理水平得到充分的提高。