食品生产企业体系文件建设浅析

摘 要：本文分析了目前食品生产企业普遍遇到的体系文件方面的问题，阐述了体系文件融合的必要性与意义，并提出了体系文件融合的基本思路。

关键词：体系  文件  融合

引言

对于食品生产企业而言，拥有一套科学、规范、有效的体系十分必要，故编制一套符合体系要求及实际操作的文件非常重要。一家企业的管理就是通过对企业内部各环节进行管理来实现的，因而需要明确对过程管理的要求、管理的人员及其职责、实施管理的方法及所需资源等，并将这些以文件形式表述出来，进而形成该企业的体系文件。如何提升体系文件水平是一家企业建立并保持相关管理的重要基础，也是外部体系审核认证的主要依据，但在实际建立并实施体系文件时也面临着一些问题。本文分析了目前食品生产企业普遍遇到的体系文件方面的问题，阐述了体系文件融合的必要性与意义，并提出了体系文件融合的基本思路。

1 目前食品生产企业体系文件建设遇到的问题

随着经济的高速发展，市场竞争日益激烈，这也对现代食品企业管理提出了更高的要求。企业为提高管理水平、适应外部监管、满足用户及相关方的要求，往往实行多套管理体系，因而出现重复建设、文件繁琐、资源浪费等问题。

1.1 多个体系并存，致使种类繁杂、各自为政，缺乏系统性

食品生产企业除需具有食品安全认证、质量管理体系、环境管理体系、危害分析与关键控制点体系、职业健康安全管理体系、诚信管理体系等认证外，清真企业还要有清真认证，有机产品得做有机认证，出口食品生产企业需进行出口备案认证……由于认证类别繁多，致使企业内部多体系并存。然而，部分体系之间缺乏相互照应与关联，如有些认证重产品、有些认证重体系，以至于造成企业需对不同认证分别提供不同的独立文件。相关认证机构审核时，由各部门提供相关的体系文件，但文件与文件之间往往存在系统性差异，且关系混乱。

1.2 体系文件描述晦涩，照搬标准语言、直接套用，不易被理解

企业在编制体系文件时，往往为实现100%合规而照搬相关规章制度，套用标准语言。如照搬GB/T 19001质量管理体系、GB/T 27341 HACCP体系、GB/T 24001环境管理体系、GB/T 45001职业健康安全管理体系、出入境检验检疫部门的《出口食品生产企业备案管理规定》、国家市场监督管理总局的《食品生产许可管理办法》、安全生产监督管理的部门的《安全生产法》等等。但执行文件的恰恰是最基层的操作人员，他们对于文件内容可能不甚清楚，也不太理解为何如此规定，进而导致实际执行文件规定时未与企业实际运行实现良好结合。

1.3 体系文件太多，不断累加、关系混乱、主次不分，未实施动态管理

目前，大多数企业对标准规范的理解不尽相同，导致企业体系文件的形式和内容呈现多样化特征。此外，文本编写完成后往往是厚厚的一沓文件，故发放给各个部门后易被束之高阁。事实上，体系文件要想真正切实有效地运行，需要全体职工深刻学习与领会体系文件的要求——在学习过程中实践、在工作过程中学习，最终得以贯彻执行。若发现与自身有关的工作过程同要求与体系有所出入，应及时根据实际情况调整文件;若标准文件发生换版等情况，也需及时修改体系文件。切忌使体系文件固定化，而是应该进行动态管理——不定时按照实际需要进行调整，必要时进行换版。

2 体系文件融合的必要性和意义

体系文件是系统性文件，规定了影响产品或服务形成过程的技术、管理和人员等因素，是必须执行的“法规”文件。众多不同体系文件的融合是企业科学发展的基本趋势与重要方式，不仅十分重要，且意义重大。

2.1 体系文件融合是顺应企业发展的必然选择

从历史进程来看，由于生产力的巨大发展和人类认识能力的提高，科学方法从无到有、从有到细，得到了全面、系统的发展。同时，人们从不同角度、侧面进行分门别类地研究，不断分化、细化，使门类与种类不断增多，逐渐深入并涉及各个领域，进而诞生了不同类别的体系文件规定。但是，随着人们认识领域的不断深化，大量的复杂问题涌现，单独运用各种细化的体系规范已不能满足企业的现实需求。例如，一家企业需要同时满足食品安全、人员健康、环境友好等要求，需要各个体系的交叉融合，符合各个体系的规定，顺应科学发展趋势和要求。

2.2 体系文件融合是解决繁杂问题的客观方式

各体系文件所涉及的领域各有不同，如质量体系偏重产品、职业健康体系偏向人员。然而，企业是一个整体，涉及到人、机、料、法、环、测等各个方面，单独符合一个体系并不能保证其他方面也得到科学发展与持续改进，所以，企业迫切需要多体系的交叉融合运用。

2.3 体系文件融合是提高企业管理水平的有效途径

加強体系文件的交叉融合，也意味着要求内审人员融会贯通，这样既减少了冲突与矛盾，还可以统一组织内审自查。此举能够节约内审时间，避免出现重复审核只顾局部而忽略整体的情况，有利于统一整改不符合项并安排跟踪验证，进而节约人力、物力;内审输出按各体系分别出具报告，满足外审审核，且删繁就简、提高效率。同时，有利于提高企业整体发展水平，促进其整体实力的跃升，以及打破原有各体系的界限，实现综合研究、融会贯通、共同解决、持续改进。

3 体系文件融合的基本思路

体系文件融合的途径很多，需根据企业实际情况，以科学发展为媒介，以标准文件要求为基础，以各部门为纽带，强化体系文件的专业融合，着力构建相互支撑、相互融合的体系文件。

3.1 利用现有标准的高级结构，直接融合多体系文件

2012年，ISO/IEC导则第1部分相关附录中规定了适用于所有ISO管理体系标准的新通用框架——高级结构，其分为范围、引用标准、术语与定义、组织、领导作用、策划、支持、运行、绩效评价、改进这10个部分。目前，最新的ISO 9001：2015质量管理、ISO 14001：2015环境管理和ISO 45001：2016职业健康安全管理等都按此结构编写。因此，编写企业自身的体系文件时，可以根据这一高级结构来融合多体系内容，进而形成整体文件。

3.2 依托高层框架，减少重复，求同存异

2006年，英国标准化协会管理体系部提出并制定了世界上第一个整合管理体系要求的规范——PAS 99——以在一个框架中管理其他认证体系。又如《企业标准体系要求》（GB/T 15496）采用整合、兼容和拓展的方式将相应标准纳入其中，建立类似的管理架构，进而采用相同的管理流程，接纳不用的关注焦点，并减少重复、求同存异。

3.3 重新梳理整合文件，分层管理，融合相同点，补足差异点

3.3.1 对文件进行分层

第一层，管理手册。包括公司概况、组织架构、方针和目标、任命书、体系范围、体系活动、资源等，主要涉及做什么，属于纲领性文件。

第二层，程序性文件。包括共通的制度、各个体系不同的制度等，规定了各个部门具体工作程序的细则，主要涉及各部门怎么做，属于支持性文件。

第三层，工具类。包括作业指导书、工艺技术、说明书等供具体操作人员使用的更详细的文件，涉及各岗位怎么做，属于执行性文件。

第四层，记录类。包括凭证、表单、报告等，是体系运行的证实依据，涉及执行的结果，属于证实监督性文件。

3.3.2 对文件进行梳理整合

如各体系之间具有相同点，可以按较高要求的条款依次编写文件，再将各个体系中的不同点补充进去成为文件的一部分。这样一来，该文件就可以覆盖各个体系的要求。

4 结语

体系与体系之间相互联系又互相区别，体系的融合是为了更全面的规范流程、减少重复、求同存异。体系文件相通相融又相辅相成，形成一体化管理体系，既有利于管理水平提升，也有利于风险防范，更能确保企业健康可持续发展。

参考文献：

[1] 杨丽，罗序智，何微.浅谈企业多管理体系运行整合的实践——以钟表企业为例[J].科技与创新，2019（02）：95-97.

作者简介：李丽（1991.10），女，汉族，上海石库门酿酒有限公司质量管理员，理学学士学位，研究方向为质量管理。