基于数据驱动的一体化业务管理系统设计

杨博 孙小影 张晓林

摘   要：文章详细介绍了上海科技大学综合管理系统的设计新思路和建设模式。为将财务管理、资产管理、项目管理等功能有机结合起来，该系统以SAP ERP套装软件系统为内核、采用BPM系统为用户界面进行设计和建设，实现了从预算、采购、执行、验收、入库、报销，财务核算等全流程的管理，在全国教育领域开创了先例。该系统在实践应用中融合了预算核算及业务执行两大主线，并将数据驱动在各业务流程节点进行结合，实现跨部门业务的一体化管理。此外，基于全校整体信息化平台建设，该系统与主数据平台、一站式服务中心进行了数据共享和流程对接。

关键词：SAP;BPM;数据驱动;业务流程;软件即服务;财务资产数据统一;SOA

中图分类号：TP393 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2021）09-0056-04

一、高校综合管理信息系统建设现状

随着我国高校信息化系统建设工作的不断深入，工作中的瓶颈问题也越来越突出。多数高校信息化建设的管理类业务系统包括采购管理、财务管理、资产管理、工程管理等，基本上都是“竖井式”。它们的特点是能够独立工作，内部设计紧耦合，但缺少与外部系统之间数据和流程的关联与衔接，缺少统一的数据融合流程体系，缺少业务全生命周期的统一管理。主要体现在下面几个方面：

数据来源单一。部门系统处于相对独立运作的阶段，数据没有打破部门的界限，财务数据和采购数据、资产数据相对独立，数据不能从整个业务流程闭环的各个环节获取，导致了数据的不一致和不完备，更难做到人财物数据的一体化管理。

流程的不贯通。财务、资产系统还是仅仅处于数据流向的下游，仅仅能提供简单的验收、报销、结算、支付等功能，并不能从全业务流程闭环的前置开始，如对预算进行前置的分配和控制、对采购与预算的联动等。从而导致数据的滞后性，不能有效地在前置环节识别风险，只能在后置环节发现问题后进行补救，导致管理效率低下，成本浪费。

信息系统架构迁就于职能部门。很多高校信息系统从整体架构到业务流程设计迁就于单一职能部门的想法和需求，缺少整体布局和统一规划，没有做到多部门协同融合，导致冗余的审批环节，增加了师生的繁复操作性工作。

因此，基于高校以财务为核心，采购执行、资产管理、项目管理为主的综合类事务办理现状，需要采用先进理念的工具和平台，建设数据驱动的一体化业务管理系统，真正实现数据和流程的服务化[1]。由此改变传统的信息处理方式，引发高校管理模式、作业流程、生产方式的深刻变革[2]，促使信息化系统更科学、更规范、更高效，将原来的“信息孤岛”变成由数据高速公路连通的高效、有组织的多级信息中心。

二、基于数据驱动的一体化业务管理系统建设思路

总体来说，需要有健壮成熟的协调统筹核心系统作为数据和业务基础，通过统一的数据标准和流程规范，将财务、采购、资产形成全生态链的闭环，将从预算开始的整个学校业务贯穿起来[3][4]，真正实现既能将业务在系统上高效地运转起来，又能为个人提供简单易用的服务。同时为第三方系统提供统一的数据接口和业务标准，真正实现系统的高内聚和低耦合。

1.业务流程梳理方法

学校业务流程虽然涵盖财务、资产、工程等各个方面，但是都涉及资金流、资产流、人员流等几个方面，其中对资金流的控制是重点。梳理好各个流程，并且通过资金流控制各个业务流程是其中的重点。

系统设计理念为以财务业务驱动资金的流转，在各个流程的关键节点进行控制，从而分别在资产、工程项目等业务流程架构上进行相应的驱动[5]。系统采用业务和流程规则双引擎（流程引擎与规则引擎），实现以业务驱动而非单纯任务性的业务处理。具体业务流程的设计思路和方法如图1所示。笔者以设备采购全生命周期流程为例，具体说明如何使用双引擎驱动控制业务流程和数据流程。

2.业务驱动流程设计思路

本文通过讲述资产从预算申报、采购到报销核算的全流程设计案例，来阐述业务流程的设计理念并通过业务流程图对设计思路进行描述。

业务流程基本设计思路大致包含五个阶段：预算申报与调整、采购申请与执行、资产验收与入库、网上报销与核算、资产与财务对账的一致性同步。以设备采购业务办理作为一条全生命周期的明线，辅以各个节点的预算控制为暗线，通过财务的规则数据和设备采购的流程数据在不同阶段的一致性逻辑校验来实现整体业务驱动。设计逻辑为设备采购业务流程主要通过流程引擎驱动，预算控制主要通过数据规则引擎驱动，最终在实际业务领域实现双引擎驱动，达到实际业务生命周期中，业务流程、业务数据在业务发生各个时间段的精确、完备控制和一致。业务流程设计示例见图2。

三、SAP ERP套装软件结合BPM流程引擎的综合管理系统架构

基于以上设计思路建设综合管理系统，必须将财务、资产、工程与其他业务实现一体化管理，在各业务流程节点进行有机结合。将预算的事前、事中管控及不同业务所对应的财务核算规则由系统自动管控，实现业务与财务的一体化。系统要以流程的方式有机串联各项业务与部门间的协同，完成从预算到采购，直至入库和报销全流程的業务管理，实现服务的流程化。并且要建立统一的基础数据管理平台，同时与学校的主数据平台、一站式服务中心进行对接，实现流程贯通的同时也实现数据的共享。

通过综合分析可知，完全的自定制开发无法在短时间内完成此项任务。由于建设周期长、业务本身的需求和业务关系错综复杂，导致不确定性因素多，不满足一套稳定产品化系统的要求。综合后考虑得出建设方案为：以成熟套装管理软件为基础，辅以基于学校特色的二次定制开发。这种建设模式既可以很好地利用平台的先进性与开放性、业务流程完整性、系统集成性等，也可以把学校的管理理念体现在系统建设中。

因此，上海科技大学综合业务管理系统采用了以SAP ERP套装软件系统为内核、BPM系统为用户界面的方式进行建设，将财务管理、资产管理、项目管理等功能有机地结合在一起，实现了从预算、采购、执行、验收、入库、报销以及财务核算等全流程的管理，在全国教育领域开创了先例。

1.SAP与BPM结合的实施方案

SAP ERP是“使許多或大多数公司业务流程自动化和集成的软件系统”，SAP ERP系统可帮助组织管理其业务流程。组织可以执行各种业务流程来实现其目标[6]。SAP系统作为最佳业务实践的方法论，具有可灵活配置的特点，是一个“集成的系统”，同时也是一个“标准化的系统”。所谓“集成的系统”，即一笔采购订单在收货完成的同时，会产生发票校验等三单匹配的校验、自动的预算检查、流动性预测、项目管理的采购流程、自动记账等相关事务。这样深度和广度的管理能力，能支撑起高校的业务流程以及全过程的有效管理[7]。“标准化的系统”是指SAP开发的软件满足ISO和CMM 组织的相关标准。通过高度可配置和最佳业务实践两种手段，降低了二次开发量，更重要的是将先进管理思想传达给高校，也提高了管理平台的稳定性和拓展性。

BPM即业务流程管理，也指针对流程管理的信息化系统[8]。从技术角度看，学校流程管理就是通过将业务逻辑附加到业务数据（结构化数据或非结构化文档数据）来统一管理学校内的业务办理。系统以SOA和BPM为核心建立流程集成平台，基于流程和规则引擎，简化流程的开发与维护，方便兑现学校业务与IT敏捷性的目标。实现端到端的业务活动监控，打通系统间的业务流程，实现全局业务的可见性及流程可追溯。采用BPM进行业务流程外部开发，简化了专业的SAP业务操作，方便了用户的使用。

上海科技大学综合业务管理系统采用了SAP ERP中FI/CO模块（财务管理）、MM模块（采购管理）、PM模块（资产管理）、PS模块（项目管理）。整体实施方案为：SPA各模块部署+ SAP ABAP开发（SAP 内部开发）+BPM系统（外部流程开发）。利用SAP ERP套装软件强大的内核逻辑和完整的业务解决方案，实现数据驱动的业务流程管理，采用套装软件加自定义流程管理相结合的方式，实现综合业务一体化管理。同时结合BPM系统友善的用户界面、灵活而高可配置的流程管理，打造了一个从财务预算数据开始的全流程（数据流与业务流）一体化综合业务管理系统。

2.SAP与BPM结合的综合系统架构

上海科技大学综合管理系统整合学校财务和资产方面的各种业务，包括财务核算、预算管理、采购管理、工程项目管理、设备管理、网上报销等各个模块。其整体系统架构如图3所示。

综合管理系统在整合资产和财务上下游的所有业务后，也和学校其他业务系统进行了对接。包括：与学校的主数据平台、一站式服务中心进行了数据共享和流程对接;与校内的科研管理、国际交流、大型仪器、薪资系统以及校外的携程商旅、国家蛋白质中心试剂耗材采购平台“Esupply”系统实现了数据互通和财务一体化管理。外部系统集成如图4所示。

综合管理系统采用了B/S和C/S结合的方式。面向一般用户提供基于B/S的轻量级应用服务，主要依托BPM平台建设;面向业务管理人员提供C/S端的重量级和专业级功能，主要依托SAP GUI。系统整体设计采用了面向对象（OOP）程序设计，采用成熟的系统框架，在设计中保证依赖倒置（DIP）、控制反转（IOC）、依赖注入（IOC）、面向切面编程（AOP）等专业的设计原则和设计模式，保证系统的健壮性和扩展性。

系统通过BPM向用户展示了友好的界面。系统收集用户填写的信息后，将数据与业务规则结合并抽象转化为结构化的工作流数据，同时将关键的预算冻结并解冻信息。资产、财务台账信息通过Web Service接口传到SAP系统，SAP系统使用自身强大的内部逻辑进行相关处理后将结果数据返回给BPM系统，该系统接收到数据后再做下一步的逻辑确认。具体交互序列如图5所示。

四、综合管理系统的实现效果

1.系统实现的功能

上海科技大学于2017年7月启动综合管理系统项目建设，该系统于2018年3月19日开始上线运行。本期系统建设包含了102个业务流程及其流转规则，涵盖了用于业务流转的170个系统原型，梳理了11种主数据编码规则、270余个主数据字段及将近20万条各类资产数据。包括网上报销、资产采购（设备、家具、服务、数据库等）、工程采购、资产入库等69种流程，支撑了学校业务办理，加强了业务管控力度，提高了管理与服务的效率，部分功能如图6、图7所示。

2.管理效能的提升

上海科技大学综合管理系统依托SAP套装软件强大的内核逻辑、完整的业务解决方案，以业务流程为驱动，将各业务部门的工作有机地结合在一起。系统涵盖预算核算及业务执行两大条线，并在各业务流程节点进行了有机结合，实现了主数据与元数据标准的统一以及不同系统之间流程驱动的一体化。

将预算的事前、事中管控及不同业务所对应的财务核算规则交由系统自动管控，简化了日常工作。同时通过相关数据报表满足业务部门不同维度的查询与分析需求。系统真正实现了跨部门的流程协作，各个部门的系统不再是个体，统一汇总成一个真正的整体。一个流程从发起到审批完成，可能会经过财务处、设备与资产处、公共服务处等多级审批，系统将不同部门之间的协作通过流程有效连通。在系统建设蓝图的设计过程中，讨论了50余个跨部门的协同问题。通过审批流的分析，进行了分类、合并、剪枝等操作，实现了流程的优化，减少了冗余的审批环节、管理层次和人工干预，有效地实现了人员扁平化的管理举措，为学校创新管理理念的落地打下了良好基础。功能实现效果如图8所示。

五、结语

目前我校已启动综合管理系统的二期建设，将在一期的基础上进一步完善优化流程并梳理整合业务，为教师提供更多的管理支持、为学校广大师生提供更好的业务服务。同时，随着学校的不断发展，以及信息化管理方式的逐渐扩展和深入，综合业务管理系统会在完善本身功能的前提下，与校内的学工系统、全成本核算系统、智能决策系统，校外的财政资产管理系统、国家级硬X射线自由电子激光工程项目管理平台实现相关业务的对接，提供更多元化和便利的师生服务，提高学校的管理效能，增加经济效益。

参考文献：

[1]胡晓玲.高校信息化规划基本流程及其绩效评估分析[J].电化教育研究，2014，35（5）：28-34.

[2]卢德湖.企业内部控制信息化系统架构[J].商业会计，2015（15）：101-103.

[3]赵德平.基于业务流程的高校财务信息系统架构[J].四川师范大学学报（自然科学版），2016（2）：304-308.

[4]李勇.高校财务信息化系统的重构[J].商业会计，2013（18）：105-106.

[5]余姝纬.“十三五”规划期间高校财务信息化平台设计与研究——基于“互联网+教育”智慧校园建设[J].商业会计，2017（11）：67-70.

[6]Shim S J， Shim M K. Effects of user perceptions of SAP ERP system on user learning and skills[J]. Journal of Computing in Higher Education，2020，32（1）： 41-56.

[7]Palmen N. SAP beyond ERP[J]. Automotive Industries， 2018，197（2）：10-11.

[8]Yang S L， Hu J P. Design of Task Workflow Based on Activiti Technology[J]. Applied Mechanics and Materials，2015（12）： 802-805.

（编辑：王晓明）