城市轨道交通工程档案管理质控研究

陈 薇

青岛市城市建设档案馆 山东 青岛 266000

工程档案管理是工程单位管理中的重要组成部门之一。既往工程单位档案管理工作质量不断提升,已经取得了一定成就,管理体制也得到了一定的完善,但是当前的发展现状仍旧存在一定问题,因此本文提出了有效的优化路径。

一 、轨道交通工程档案管理的重要性

首先,各参建单位要高度重视城市轨道交通工程档案工作,要指定专人负责文件、图纸、影响等资料收集、整理工作。加强工程档案的管理工作,可以为工程整体的标准化管理提供保障。工程档案管理的资料,对工程单位施工、审计等部分工作的开展有非常大的参考价值。同时,对项目日后运营、管理、维护有不可替代的凭证作用。对城市的发展而言,做好轨道交通工程的档案管理工组,有助于保证施工建设的完整性与合理性,为城市建设与发展提供动力[1-2]。

二 、城市轨道交通工程档案管理现状

(一)缺乏对档案管理的重视

部分工程参建单位不重视对档案的管理工作。仍旧无法打破传统的档案管理的想法,难以改变以往的“重建设、轻档案”的现象,做不到与时俱进。有一些档案从业人员多为兼职,且流动性大,对档案管理的流程也不熟悉,没有及时掌握充分的去理解档案里的信息,对档案的内容没有做到及时的更新和整理。工程档案管理要求各类文件的原件必须保证完整,对各类测量记录、报告的填写应保证规范,内容应保证客观真实[3-4]。档案工作虽然看似是一项特别简单易操作的工作,其实也是离不开专业知识的积累。这些档案从业人员学习接受新知识的意识不强,不能及时的学习专业知识,提高自身的业务水平。对档案工作的管理只是应付了事,不能主动积极的去学习专业工作的方法,对专业性的增强更是觉的没有研究的必要。

(二)缺乏信息化管理手段

在信息技术日新月异快速发展的今天,信息技术已经充斥在社会的每个角落,信息技术与人们带来的方便已经是不可小觑的。由于档案管理工作的枯燥乏味,工作繁琐,档案管理工作应该与时俱进,利用信息化管理手段进行管理[5]。但是在轨道交通工程的档案管理工作上,一些工作人员尚未意识到信息技术带来的方便,没有打破传统管理方式的概念,合理的运用信息化管理手段、提升档案管理的水平以及工作效率,其中一部分档案从业人员对信息技术的操作能力也相对接受比较慢,不能及时有效的利用信心技术进行档案的管理。

三 、城市轨道交通工程档案管理优化路径

(一)提高重视程度,加强顶层设计

对轨道交通工程的档案管理工作,想要长远发展,就必须要增强工程各参建单位对档案管理部门的重视程度,就是因为缺乏重视,才导致档案管理单位处在一种尴尬的境地中。所以,工程参建单位可以组织档案从业人员外出学习,或者参加档案主管部门组织举办的档案基础业务培训,展开宣传教育讲座,将档案管理知识的重要性普及到每位从业者中,使每一位从业人员都能够认识到档案管理工作,提高其工作的积极性,同时增强工程单位对档案管理部门的扶持,提高工程档案管理工作的质量。

(二)完善信息管理,优化工作流程

随着信息化技术的不断发展,工程单位必须要从根本上认识到信息技术的重要性,开展信息化档案管理是必然的。工程单位不仅要在政策上增加对档案管理的投入,同时也要在资金上有效投入,不断改善对应的设备,推动信息化档案管理的发展,从而有效的提升档案管理的质量以及安全性提高档案管理人员的工作态度和专业技术水平,积极的学习了解档案管理的基础知识,面对不断出现的新问题,不断调整自身的工作状态,积极的进行研究和探索。还应准备充分的后备人员,提高档案工作人员的工作积极性,激发他们的工作热情。打破传统的管理模式,学习并借鉴先进的管理技术,争取档案工作能够高效进行。从而有效推进信息化档案管理建设。

(三)开展素质培训,提高工作效能

档案管理的技术性和系统性是非常强的,尤其是随着社会的不断发展,工程档案管理涉及的内容范围越来越广,因此对档案管理人员的素质、及每一方面的能力都提出了更高的要求。工程单位不仅要引进专业的人才,还应给予优秀人才丰厚的待遇,从而有效的引进专业知识、专业技能、高学历、高素质的人才。同时要进行档案人才的培养,不断开展工作技能培训。要培养档案管理人员对于工作的责任感,使其做到遵守相关制度、做好相关工作、保守资料秘密：另一方面需要开展人性化管理,帮助改善工作环境、各项待遇,让其热情地投入工作。

(四)建立标准体系,迈入法制轨道

根据《中华人民共和国档案法》、《城市轨道交通工程档案整理标准》、《青岛市城市轨道交通工程档案归档内容》等,结合轨道交通行业专业类别复杂的特点,因轨道交通工程档案是工程项目的一个重要组成部分,是工程质量控制的关键环节,要形成完整、准确的工程档案,必须建立健全完善的管理制度,统一归档范围和整理标准,使轨道交通工程档案工作步入制度化、标准化管理。

结语

随着社会的不断发展,提高城市轨道交通管理工作的真实和有效性,就必须要加强其中的档案管理工作。工程单位可以要提高对档案管理工作的重视程度,再结合具体情况,建立完善信息管理的档案制度,并严格执行,与此同时开展高素质人才的培训,提高工作效能,让档案管理的新工作模式,为城市轨道交通的建设与发展提供数据支持。